Ўзбекистон республикаси олий ва ўрта махсус таълим вазирлиги фарғона давлат университети

Ижтимоий хизматчи иш юритиш бўйича қандай мажбуриятларга эга ва қандай ишларни бажаришга лаёқатли бўлиши керак?
У мустақил тарзда, раҳбарнинг оғзаки ёки ёзма топшириқларига биноан асосий иш ҳужжатларини тузиши ва расмийлаштириши лозим. Машинкада ёзиш ва компьютерда ишлашни билар экан, ижтимоий хизматчи у ёки бу иш ҳужжатини диктовка остида ёки мустақил равишда тўғридан- тўғри машинкада ёки компьютерда ёзиши мумкин, ҳужжатнинг стенографик баёнини эса кейинчалик машинкада ёзилган ҳужжат шаклида расмийлаштириб қўйиши мумкин.
Ижтимоий хизматчи ёзувнинг диктофон, магнитофон, видеокамера
сингари воситаларидан фойдаланишни билиши лозим. Кўп ҳужжатларни бирнеча нусха шаклида кўпайтиришга тўғри келади. Шунинг учун ҳужжатларнинг нусхасини олиш, кўпайтиришнинг асосий воситалари ва усулларидан хабардор бўлиш лозим, айни пайтда улар юридик жиҳатдан саводли расмийлаштирилган бўлиши ҳам керак.
Ижтимоий хизматчи ҳужжатларни қайта ишлаш тартибини билиши,
улар қачон ва ким томонидан бажарилиши кераклигини эслаб қолиши, ва ижрони назорат қила билиши лозим. У мижозларнинг хатлари, аризалари, шикоятлари билан ишлаши, уларни тегишли муассаса ва ташкилотларга юбориши лозим.
Ижтимоий хизматлардаги барча ҳужжатлар ҳисобга олинади (қайд
қилинади). Бу ҳужжатлар йўқолиб қолмаслиги ва уларни топиш осон бўлиши
учун керак. Қайд қилиш - ҳужжатлар ижросини назорат қилиш шаклларидан
бири. Қайд қилиш картотекалари ва журналларини юритиш шунинг учун ҳам
ижтимоий хизматчига юклатилган. Қайд қилишнинг турли усуллари афзалликлари ва камчиликларини билиши, қайд ёзувларини тўғри ва тоза юритиши лозим.
Архивлаштириш
Ҳужжатлар билан олиб бориладиган жорий ишда уларни гуруҳларга бўлиш, тасниф қилиш ва сақлашнинг тўғри тизими муҳим рол ўйнайди. Муассасаларда ҳужжатларни тасниф қилиш учун делолар номенклатураси ва
классификатори яратилади. Уларнинг ёрдамида ҳужжатлар делоларга, делолар гуруҳига (масалан,муассасанинг бирор бир бўлими ёки ишидаги бирор йўналиш делолар гуруҳига) жамланади. Ижтимоий хизматчи делолар номенклатураси тузишни, классификатордан фойдаланишни билиши лозим.
Бажариб бўлинган ҳужжатлардан аста-секин архив ташкил топади. У аввало иш юритиш жараёнида вужудга келади, кейин ҳужжатлар сақлаш учун муассаса архивига ўтказилади. Доим сақланадиган ҳужжатлар кейинчалик давлат архивларига топширилади. Ижтимоий хизматчи ҳужжатлар билан ишлаш жараёнидаёқ арихивнинг асосларини тўғри ташкил қила билиши керак. Кейин у тайёр бўлган ва якунланган делоларни муассаса архивига шундай ҳолатда топшириши керакки, кейинчалик уларни қайта ишлашга тўғри келмасин.
Архивни шакллантиришда ҳужжатлар муҳимлиги, қимматига қараб,
сақлаш муҳлатлари бўйича гуруҳланади. Бунинг учун улар баҳоланади
(экспертиза қилинади). Ижтимоий хизматчи махсус маълумотномалардан
фойдаланиб ҳужжатларни уларнинг сақланиши лозим бўлган муҳлатларга
қўя билиши керак.
Ҳар бир ҳужжат бир неча таркибий қисмдан иборат. Ҳужжатларни тўғри тузиш, таҳлил қилиш сифатини аниқлаш учун улардан хабардор бўлиш
лозим.
Ҳар бир ҳужжат ўз муаллифига эга. Бу муаллиф муассаса (“юридик”)шахс ёки алоҳида (“жисмоний”) шахс. Ҳужжатларнинг муаллифлари якка шахслар ёки жамоалар бўлиши мумкин. Масалан, ариза алоҳида шахс номидан ҳам, жамоа номидан ҳам (унинг номидан ваколатли орган, масалан, касаба уюшмаси, бюро, кенгаш ва ҳ. к.) берилиши мумкин.
Барча ҳужжатлар ўз мазмунига эга, улар ана шу мазмун учун тузилади. Ҳужжат мазмуни (матни) битта масалага тааллуқли бўлиши мумкин. Бундай ҳужжатлар оддий ҳужжат дейилади. Агар ҳужжатда бир неча масала акс этган бўлса, улар мураккаб ҳужжат ҳисобланади. Ҳар бир ҳужжат муайян вақтда тузилади ва демак, у ўзининг зарурий таркибий қисми сифатида муайян санага эга бўлиши лозим. Амалиёт кўрсатишича, саналарнинг тури кўп, улар ҳужжат тузилган сана, имзо чекилган, олинган, қайд қилинган, эълон қилинган ва ҳ.к. саналар бўлиши мумкин.