Ўзбекистон республикаси олий ва ўрта махсус таълим вазирлиги фарғона давлат университети

Йиғилиш баённомаси қуйидаги таркибий қисмлардан иборат:

• 
  ҳужжат турининг номи (“баённома”);
  
• 
  йиғилиш ўтказган ташкилотнинг номи;
  
• 
  йиғилиш санаси;
  
• 
  мажлисда кимлар иштирок этди?;
  
• 
  кун тартиби;
  
• 
  мазмун;
  
• 
  имзолар (ташкилот котиби, йиғилиш раиси ва ҳ.к).
  

Ҳужжат оригинал ёки нусха шаклида тақдим қилиниши мумкин.
Оригинал деб у ёки бу ҳужжатнинг ягона, одатда, биринчи нусхасига
айтилади.Оригиналдан битта ёки бир нечта нусха олиш мумкин.
Нусха – оригиналнинг инъикоси. Ҳужжатлар нусхаларининг бир неча тури мавжуд. Масалан, ҳужжат бир бўлагининг нусхаси кўчирма (масалан, баённомадан кўчирма) дейилади. Юборилган ҳужжатнинг нусхаси кўпинча жўнатиш, деб аталади. Оригинал ўрнини босиши лозим бўлган ва оригинал сингари юридик кучга эга бўлган нусха дубликат деб аталади. Дубликатни фақат оригинални берган муассаса бериши мумкин. Масалан, паспортнинг
дубликатини фақатгина милиция органлари бериши мумкин. Маълумот тўғрисидаги гувоҳнома дубликатини мактаб, олий ўқув юрти беради. Гувоҳноманинг хусусиятига, нусханинг оригиналга мослигига қараб нотариал ва оддий нусхалар фарқланади.
Нотариал нусхани ўзининг имзоси ва тамғали муҳри билан нусха оригиналга тўла мос келишини тасдиқлайдиган расмий мансабдор шахс – нотариус тасдиқлайди.
Оддий нусхаларни (албатта оригинали мазкур муассасада тайёрланган ҳужжатларнинг нусхаларини) мансабдор шахслар тасдиқлайдилар.
Тасдиқланмаган нусхалар бўлиши ҳам мумкин, одатда улар ксерокопия ва
фотокопиялар бўлади.
Ҳар бир ҳужжат учун тааллуқли бўлган санаб ўтилган элементлардан
ташқари ҳужжатларнинг фақат у ёки бу тури учун хос бўлган элементлар бўлиши ҳам мумкин. Масалан, муассаса томонидан юборилаётган хизмат хатларида улар йўналтирилаётган корреспондент (адресат) кўрсатилади.
Хизмат хатлари одатда “бланклар”да, яъни юқори томондаги чап бурчагида
ёки юқоридаги хошиясида муассаса номи кўрсатилган қоғозларга ёзилади.
Кўпгина ҳужжатларда гриф деб аталадиган алоҳида белгилар: “тезкор”,
“авиа”, “махфий” ва бошқалар қўйилади.
Қонун билан белгиланган ёки амалиётда ўрнатилган ҳужжат шаклларидаги зарурий элементлар реквизитлар деб аталади. Ҳужжатларнинг реквизитларини билиш уларни тўғри тузишнинг муҳим шартидир. У ёки бу реквизитлари кўрсатилмаган ҳужжат брак ҳисобланади.
Алоҳида ҳужжатларда алоҳида фактлар, масалалар, воқеалар акс эттирилади ёки ҳужжатлаштирилади. Масалан, мактаб директори ёзма кўрсатмалар-буйруқлар беради. Педагогик кенгаш мажлислари баённомада акс эттирилади. Ўқитувчи ўқувчиларнинг ўзлаштириши ҳисобини журналда юритади. Ўқувчиларнинг баҳолари уларнинг ҳар бирига бериладиган табелларда ифодаланади. Директор мактабнинг ишлари тўғрисида ҳисобот
тайёрлайди ва маҳаллий таълим бошқармасига тақдим қилади. Буларнинг бари ҳужжатлаштиришнинг алоҳида турлари.
Мактабнинг ҳужжатлари муайян тизимни ташкил қилади ва у мактаб
ҳаётининг алоҳида жиҳатларини акс эттиради. Масалан, буйруқларда
директорнинг кўрсатма бериш фаолияти, баённомаларда педагогик кенгаш
иши, журналларда ўқувчиларнинг ўзлаштириши ва ҳ.к изчил
ҳужжатлаштирилади. Шунга ўхшаш ҳолатни ҳужжатлари унинг барча
фаолиятини муайян тизим бўйича ҳужжатлаштириш натижаси бўлган ҳар
қандай муассасада ҳам кузатиш мумкин. Ҳужжатлаштиришнинг бундай
тизимларига иш юритиш номи берилди, улар ўз ичига ҳужжатларни яратиш,
улар билан ишлаш ва сақлашни қамраб олади.