Можно с полным основанием утверждать, что большая часть того, что происходит в организациях, является коммуникациями

Факторы, определяющие особенности коммуникации в организации. Очевидно, что структура организации оказывает решающее влияние на взаимодействие между людьми в организации. В более централизованных организациях характерна высокая степень вертикальных коммуникаций, тогда как в менее централизованных преобладают горизонтальные.
Выполняемое задание оказывает влияние на характер коммуникаций посредством распределения внутри группы ролей, связанных с его выполнением. Коммуникации внутри группы идут тем интенсивнее, чем сплоченнее группа, а статус каждого ее члена определяет его место в коммуникационном процессе таким образом, что член с наивысшим статусом участвует в нем в наибольшей степени, а член с самым низшим статусом - в наименьшей. Наконец, физическое взаимное расположение работников (например, близость их кабинетов) оказывает влияние на интенсивность общения. Было замечено, что открытые офисы (с невысокими перегородками вместо стен) снижают уровень общения. Это является тем удивительнее, что открытые офисы были внедрены специально для стимуляции общения.
Структура и эффективность коммуникации. Реальная важность коммуникации заключается не в особенностях ее осуществления, а в тех последствиях, которые она несет организации. Как показали исследования, эффективность организационного взаимодействия в значительной степени определяется структурой коммуникации – характером циркуляции информации между членами организации.
Существует множество видов структур коммуникации (информационных сетей) для посылки и приема передаваемых сообщений. Некоторые структуры обладают большей проводящей способностью для определенных факторов таких, как количество или качество информации. На рис. 9 представлены четыре вида структуры. Каждую из этих конфигураций можно преобразовать в обычные схемы организации.

Рис. 9. Схемы коммуникационных сетей

Например, колесо напоминает обычную организационную иерархию, в которой четыре подчиненных подотчетны своему начальнику. «Y» может быть интерпретирована как два начальника отделов, подотчетных своим начальникам соответственно их уровней в организации. Аналогично этому, цепь представляет собой цепь команд.

Левитт провел ряд исследований в отношении различных структур, их способности передавать информацию и сделал оценку эффективности различных структур коммуникаций. Для проведения этого эксперимента было привлечено несколько групп служащих. Каждому члену группы вручалась карта, содержащая только один из пяти символов: окружности, звезды, треугольники, квадраты и плюсовые знаки. Задание заключалось в том, чтобы определить, какой символ был общим на всех пяти картах. Группы повторяли этот вид заданий 15 раз со сбором данных относительно таких факторов, как: были ли их решения правильными, характер взаимоотношений членов группы и сколько потребовалось времени для принятия решения группой.
Левитт обобщает результаты следующим образом: «Мы можем в общих чертах охарактеризовать все возникающие различия следующим образом: с одной стороны, структура в виде окружности является активной, неорганизованной, лишенной руководителя, своевольной, хотя такая структура и удовлетворяет членов группы. С другой стороны, структура в виде колеса, является менее активной, имеет определенного руководителя, хорошо и стабильно организована, менее своевольна, но не удовлетворяет большинство членов группы».
Было выявлено различие между централизованными и децентрализованными коммуникационными структурами. В случае централизованных структур, тот человек, который занимал центральное положение, (1) получал больше сообщений от своих коллег, (2) получал больше удовлетворения от своей работы, (3) с большей вероятностью выбирался остальными членами группы как групповой лидер и (4) имел большее общественное влияние на остальных членов группы.
В этом эксперименте важными моментами были следующие:
1. Структура коммуникаций имеет влияние на точность передаваемых блоков информации.
2. Структура коммуникаций оказывает влияние на выполнение работы группой.
3. Структура коммуникаций имеет влияние на удовлетворенность работой членов группы.
Перечисленные выше пункты должны помочь руководителю в разработке точной и ориентированной на работу сети коммуникаций, которая окажет положительное влияние на удовлетворенность работой служащих.
Таким образом, характер коммуникационной сети является потенциально важным компонентом взаимодействия организационных структур.
Эффективность структуры информационных сетей зависит от типа выполняемого задания. Так для сложных заданий предпочтительней оказываются децентрализованные сети, поскольку они позволяют выполнить задание быстрее и с меньшим количеством ошибок; в то же время для более простых заданий предпочтительнее оказываются централизованные сети. Недостатки централизованной сети при решении сложных проблем возникают из-за того, что лидер становится перегруженным, а остальные члены группы не могут внести достаточный вклад в решение проблемы.