The Coming into Force of the Contract

parties attempt to induce the other party to give more than they would voluntarily
be prepared to give (Geiger
2007
, p. 17).
In summary, a negotiation can be defined as follows (Geiger
2007
, p. 17):
A negotiation is an interaction between at least two parties who are attempting to reach a
mutually acceptable decision by balancing opposing interests as part of a joint decision-
making process by exchanging offers and information, from which they expect greater
benefits compared to the relevant alternatives.
1.2
Temporal Definition of Negotiations in the Marketing
Process
However, the formal definition is not sufficient to adequately define a “negotiation”
for the industrial plant and project business. In particular, for negotiations that are
embedded into one, more or less continuous, flow of interaction between two
parties, in our case at least between the supplier company and the customer
organization, the time at which a negotiation starts and when it ends is important.
The literature has established various phase models in order to deal with this
problem. An overview is provided in Fig.
1
.
While Backhaus and Gu¨nter (
1976
, p. 257 et seq.) and Koch (
1987
, p. 56 et seq.)
distinguish between a preliminary inquiry and proposal preparation phase, Utikal
(
2001
, p. 42 et seq.) combines these into one initiation phase. However, this
classification is not appropriate from a negotiation theoretical perspective. In
accordance with the definition of negotiation used here and, particularly, due to
the factors influencing a negotiation identified below (see also Sect.
3.4.2
), the
supplier’s proposal preparation already forms part of the negotiation and should
therefore be considered as part of the negotiation phase, as argued by Geiger (
2007
,
p. 18 et seq.).
According to this phase classification, a transaction begins with the
preliminary
inquiry and initiation phase
. Supplier activities in this phase include establishing
contact, customer consultation and the definition of the customer’s problem or the
customer’s requirements. The inquiry evaluation (see Chap.
2
) by the potential
supplier generally starts in this phase. The customer focuses its efforts on deter-
mining its requirements, consisting of the problem identification and a review of the
fundamental realization options. The preliminary inquiry and initiation phase on the
customer side often concludes with a formal open or structured request for proposal
Negotiation Management
209

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(RFP). The interactions during the preliminary inquiry and initiation phase are
generally limited to the exchange of information. It must also be noted that both the
supplier company and the customer organization interact with several potential
business partners in this phase in the knowledge that they will only actually
conclude a negotiation and a transaction with one or less partners.
The start of the
negotiation phase
is frequently heralded by a
RFP
or an official
inquiry
by the principal. If the potential contractor fundamentally considers the
RFP or inquiry to be attractive, they develop a specific proposal that includes
technical as well as economical and legal aspects. In some cases, this may already
involve an extensive interaction between the companies involved, depending on the
complexity and the amount of customization of the required solution and the scope
of the potential order. After the supplier company has submitted the proposal, it is
evaluated by the customer organization. If the result of this evaluation is positive,
this is followed by specific, intense contractual negotiations, whose positive con-
clusion is also formally recorded to the extent possible, at least in the industrial
plant and project business (see Chap.
5
). This concludes the negotiation phase. The
negotiation phase also ends if the negotiation parties are not able to reach an
agreement, but no transaction takes place.
If an agreement is reached in the negotiation phase, the agreed performance is
provided in the
implementation
and
warranty phase
, during which varying