The Coming into Force of the Contract

---

and pushing through of such additional demands. We will examine this more
closely under the headings of “claim management” and “conflict resolution”.
4.1
The Coming into Force of the Contract
In Sect.
4.1.1
it is shown that the coming into force of the contract fundamentally
depends on the
parties’ intentions
. However, Sect.
4.1.2
makes it clear that its
coming into force may also be linked to
conditions
that are independent of the
parties’ intentions.
4.1.1
The Coming into Being of the Contract
We first want to examine how an exchange contract effectively comes into being,
and then to briefly consider the problem of “battles of forms”.
A contract comes into being through an
offer being made by one party and
itsacceptance by the other party
. This principle applies both in German law
(where it results from the rationale of Sects. 145 et. seqq. of the BGB despite
there being no explicit reference to it), and in common law. It must be differentiated
from a mere “invitation to bargain” (“invitatio ad offerendum”) given to the other
side, i.e. an invitation to make an offer. Shop window displays or goods in a
supermarket constitute such an invitation. According to both German law and
common law the actual offer to conclude a contract is only made by the customer
at the checkout, and only accepted by the seller when it states the invoice amount.
This fundamental principle is also an enduring one in international legal
transactions, even in the internet era, although over the years courts have of course
investigated how numerous scenarios are to be categorized within this classification
system.
In every case acceptance must match the offer. If on the other hand the response
to the offer includes altered terms, this does not generally constitute acceptance. For
example, if you respond to an auto dealer’s offer to buy a car for 5000 euros by
saying that you will buy it for 4500 euros, your declaration does not constitute
acceptance. No contract has therefore so far come into being. Both under common
law and German law your statement will instead be understood as a rejection of the
offer, and also the
making of acounter-offer
.
How relevant are these considerations to contract management in the order and
project management context? As we have already seen, a valid offer is one that can
be accepted simply by saying yes. A valid acceptance is accordingly one which
fully accepts the offer without making any changes to its conditions. Therefore the
norm is for real acceptance to take place only right at the end of the negotiation
phase. Up until that point the offer has been revised in the customer’s favor several
times in the course of the discussions, so the latter is eventually able to agree the
offer without any further reservations.
At this point we also wish to examine briefly the
concluding of contracts
without any negotiation at all
. It is by no means unknown for the parties to only
discuss the commercial key data of the contract (price, quantity, delivery period/
194
G. Berkel

---

time, payment terms), but not the other conditions (in other words the provisions
regarding “The Unplanned” in particular). In this case the question arises as to
whether a valid contract has actually been concluded—since the parties have after
all not (yet) agreed on important key details of their collaboration. A critical factor
in terms of the validity of the contract is therefore whether the parties begin the
performance of the contract (e.g. by paying the contract price or by delivering the
promised goods) without further discussion of the unresolved points. If they do, the
courts assume the contract to be effective, for if the unresolved points were
evidently not so important to the parties as to make them delay performance,
then—according to case law—they cannot have been very concerned to clarify
these points. In other words, the parties wanted the contract without considering it
necessary to explicitly agree on all the details. Such a contract has then validly
come into being. Such a scenario always arises, for example, if the parties refer to
their respective
standard terms of business
without going into the contradictions
between them and resolving them through negotiation (Cummins et al.
2011
,
p. 197). For instance, it is not uncommon for a supplier to make an offer based
on its “standard terms of business”, and for the customer to accept it based on its
own “standard purchasing conditions”. If the parties now proceed to the perfor-
mance of the contract, it is highly likely that a valid contract is in place. Even if
there may be agreement about “what is planned”, now the major problem is that the
other provisions are unclear. For what kind of contract terms now apply? The
seller’s standard terms of business? Or the buyer’s standard purchasing conditions?
Experience generally indicates that either of these documents may specify the
precise opposite of the other. The question of how to handle such a situation of
clashes between different terms of business or “
The Battle of the Forms
”
is
answered differently in different legal systems. Sometimes the “theory of the final
word” is followed according to which the conditions that are to apply are the last
ones to be stated by either of the two sides. However, this line of reasoning is
frequently rejected as being arbitrary and random. In Germany for instance, a
different approach is taken. An investigation is carried out to ascertain the extent
to which the terms of business do actually contradict each other. Where they do,
neither the buyer’s nor the seller’s provisions apply, but general statute law.
As a rule, this poses problems for the supplier in particular. This becomes clear
when we look again at the statements made about “The Unplanned”: due to reasons
of economic necessity, the supplier is not generally able to assume unlimited risks.
It must therefore in particular limit its liability, and completely exclude liability for
certain losses (see Sect.
2.3.4
). Even if such a limitation of one’s own responsibility
is legally possible, it is at odds with legal principles. The general position taken by
the law in all legal systems naturally assumes that one must actually be held liable
for the losses which one causes. For the supplier this means that it is unable to
achieve the limitation of liability which it seeks by deliberately not mentioning the
subject and instead relying on its standard terms of business. The position is
reversed for the customer. It may be in its interests not to broach the subject. In
this constellation the parties would end up in the statutory legal position—and in
this case this is generally more favorable to the customer than to the supplier.
Contract Management
195

---

We therefore find that this again confirms what has already been emphasized in
connection with the drawing up of the bid: in order to ensure maximum clarity it is
strongly recommended that all the contractual issues are “put on the table” and
individually negotiated.
4.1.2
Conditions Precedent
Even if the parties have jointly agreed to conclude the contract, it may the case that
not all the preconditions for the project have yet been fulfilled. For instance, in the
case of major projects the financing arrangements may not have been fully clarified
at the time when the contract is signed. Or it is not yet clear that the customer itself
will be awarded the order for the project by its own customer. In such cases the