8.3.Сухбатлар ўтказиш самарадорлигини ошириш Суҳбат деганда, аксарият кўз олдимизга 2-3 кишининг вақт ўтказаётганлиги келади. Хизмат юзасидан бўладиган суҳбат эса бу профессионал мавзуларда ўтказилади. Тадқиқотларнинг кўрсатишича маданияти юксак кишиларнинг фаоллиги хайрон қоларли даражада бир хил. Яъни улар ўзларининг фаол вақтидан 9%ини ёзувга, 16%ини мутоалага, 25%ини сўзлашувга, 50%ини тинглашга сарфлашар экан. Кўриниб турибдики, одамлар 70%дан кўпроқ вақтларини суҳбатларда ўтказадилар экан. Кишилар гапиришни ва тинглашни истайдилар. Менежер кишиларнинг бу мойиллигидан фойдаланиб суҳбатдошининг ички дунёсини билиб олиш учун суҳбатдан фойдаланиши керак. Бир қарашда бу осондек туюлиши мумкин. Бироқ раҳбарлар билан ўтказган мулокотларимиздан шуни илгаб олдикки, уларнинг кўпчилиги тўғри ўтказа олмайдилар. Аксарият раҳбарларимиз суҳбатдошининг аҳамият касб этувчи сифатларига эътибор бермасдан,унинг юз кўриниши, гавдаси, қўлларига қараб ўз хулосаларини чиқарадилар. Бу борада менежер кучли псиҳолог бўлиши ва ходимлар билан ишлаш энг нозик масала эканлигини англаши лозим. Маъмурий ходимнинг мулоқоатга киришувчанлик даражаси ва фаолияти самарадорлиги ўртасидаги боғлиқлик ўрганилганда, ҳаддан ташқари очиқ мулоқот, суҳбат давомидаги ортиқча яқинлик ҳам мулоқот натижасига салбий таъсир этиши аниқланган (8.3-расм).
Шу сабабли ҳар қандай суҳбатга тайёргарлик кураётганда қуйидаги омилларни ҳисобга олиш керак:
-суҳбат иштирокчилари сўзлашув осойишта ва мулоҳазали утиши учун етарли вақга эга булишлари керак:
-суҳбатга халакит берувчи ҳолларни олдини олиб қуйиш;
-мулоқотга салбий таъсир этувчи хавотирларингизни йўқотиб хотиржам булишга интилиш;
-ҳамсуҳбатни ҳолисона қабул қилиш учун таъсир этиш мумкин бўлган ҳиссиётларни жиловлаш;
-берилиши мумкин бўлган саволларга олдиндан тайёрланиш.
Суҳбатнинг муваффақиятли ёки муваффақиятсиз ўтиши одатда, унинг бошланишига боғлиқ. Шунинг учун эркинлик ва ишончлилик шароитини яратиш суҳбатни бошлашни зарурий шартидир. Кўп ҳолларда суҳбат муваффақияти саволларни қуйилишига ҳам боғлиқ. Амалиётда раҳбар қуйидаги усулларнинг ҳам фойдаланиши кузатилади:
-ҳамсухбат учун аҳамиятли бўлган муаммоларни кутариш;
-ҳулқ-атворларни ўзида мужассам этувчи саволларни мунозара этиш;
-шахсий ишларингиз ва эҳтиётларингиз туғрисида сўзлаш;
-суҳбатдошни мақташ.
Ҳамсуҳбат гапларини самимий эканлигини текшириб куриш учун ким? қачон? каби саволларни бериш керак. Суҳбатлашиш маҳорати ўз ичига 3та компонентни киргизади:ҳамсуҳбатларни гапиртира олиш,уни тинглаш ва тўғри хулоса чиқариш. Саволни тўғри қуйиш ўз урнида паузани қуллаш орқали ҳамсуҳбатни гапиртирса бўлади. Саволларни беришда қуйидагиларни инобатга олиш тавсия этилади:
-кўчирма саволлар самаралироқ таъсир этади;
-”очиқ”саволлар, яъни бир сўз билан жавоб бериб бўлмайдиган саволлар ҳам суҳбатдошни кўпроқ гапиртиришга ундайди;
-агар саволлар ҳозиргина берилган жавобдан келиб чиқса бу суҳбат олиб борувчининг эътиборлилигидан далолат беради.
Саволлар бериш билан бирга пауза ёки жимликдан фойдаланиш ҳам бўлади. Пауза - бу кўнгилдагини айтишга ундайдиган усулдир. Паузани қўллаганда икки қоидани эсда тутиш керак:
- паузани саволни қўйгандан кейин қўллаш;
- пауза 5-6 минутдан ошмасагина кишини кўнгилдагини айтишга чорлайди.
Саволни такрорланиши суҳбатдошни тинглаётганлиги ва тушунишга ҳаракат қилаётганлигидан дарак беради. Баҳолаш учун ўтказиладиган суҳбатнинг муваффақияти, одатда уни олиб борувчи кишини ўзини тута билиши ва ҳамсухбатини кузата билиш маҳоратига боғлиқ. Кишилар кузатиш усули бўйича уч тоифага бўлинадилар:
1) Ўзини тўғри баҳоловчилар. Булар инсоний ҳиссиётларга бой кишилар.
2) Ўз дустларини ва танишларини тўғри баҳолай олувчилар. Булар ўта нозик таъб бўладилар.
3) Нотаниш кишиларни яхшироқ баҳолайдиганлар.Бу тоифа кишилар ақлли, бадий қобилиятли бўладилар.
Биз қайси корхонага бормасак, кузатувларимиз натижасида қатор камчиликларга дуч келдик ва қуйидаги тавсияларни ишлаб чиқдик:
-стулнинг бир четида утирманг;
-стулда ўтирганда кўп қимирлайвермаслик керак;
-вақтни чузманг чунки бу муҳим бўлган масалани ҳал этишга вақтингиз йўқдек туюлади;
-шошилманг, шошиб суҳбат ўтказгандан кўра умуман ўтказмаслик керак;
-саволни шундай қуйиш керакки, хулоса чиқаришга тўғридан-тўғри шаъма қилмасин;
- мен сўзини камроқ ишлатинг;
-ўзингизни суҳбатдошдан юқори тутманг, уни ҳамма томонлама ўзинингизга тенг билинг;
-суҳбатдошингиз учун хулосалар чиқарманг, ўзингизни доно қилиб кўрсатманг;
-ховлиқиб ваъда берманг, баъзи вақтларда ваъдангизни бажара олмай қоласиз;
-суҳбат давомида фақатгина ўз ҳуқуқ доирангизга оид саволларни ҳал этинг.
Тинглай олиш маҳорати ҳақида гап кетар экан, бу дегани эшитиш, тинглаш ва эслаб қолиш.Одатда суҳбатда эшитганлардан 25%есда қолар экан.Биз кузатувлар натижасида раҳбарларга сўзловчини тинглай олишга қуйидаги омиллар тусқинлик қилишни аниқладик:
-олдинлаб кетиш, охиригача тингламай, навбатдаги савол устида бош қотириш;
-сабрсизлик, сўзловчини диққат билан эшитмаслик;
-импулсивлик;
-эшитишга эриниш;
-ортиқча ҳиссиётларга берилиш.
Эшитиш юриғига қараб тингловчилар уч тоифага бўлинадилар: диққат эътиборли, пассив ва агрессив. Бизнингча суҳбат жараёни кириш, асосий,якуний қисмлардан иборат. Кириш қисмига умумий вақтнинг тахминан 15% ажратилади ва бир-бирини тушунишга ҳаракат қилинади. Асосий қисм асосий мақсади мазкур уринларга керакли бўлган сифатларни баҳолдаш учун маълумотлар тўплаш. Якуний қисмда натижаларни аниқлаш ва ишга қабул қилишнинг охирги ҳолатини тушуниш. Тадқиқотларимиз кўрсатишича қуйидаги талабларга етарли эътибор бермайдилар:
-номзоднинг феъл-атворидаги баъзи бир хусусиятлар қанчалик ёқмасин улар иккинчи даражадирлар;
-якуний баҳо ва хулосаларни суҳбатдан кейин чиқариш.
Биз эса буларга қушимча тарзда қуйидагиларни тавсия этамиз: нутқи; мулоқот давомида эгаллаган ўрни; суҳбат мавзусига қизуқувчанлик ёки эзмалик, ўз фикрларини тиқиштириш; мулоқот мавзуларига диққатни жалб эта билиш даражаси; вазият ўзгарганда ўзини тута билиши; яккама-якка суҳбатлашиш йўриғи; суҳбат чоғидаги масофа; ўз фикрига қарши бўлган ғояга бўлган муносабат; тинглаш услуби; ҳаракатнинг эркинлиги ёки сиқиқлиги; мақтов, илтифот ва ҳазилларга муносабати.
