|
8.2. Мулоқот жараёнини амалга ошириш босқичлари
Мулоқот шу билан фарқланадики, уни жараёнида ахборот фақатгина узатилмасдан, балки шаклланади, аниқланади ва ўзгартирилади. Менежер ҳамсуҳбатига узатган ахборот асосий мақсадга эришишни таъминлаши керак. қизиқади. Шу сабабли, менежер мулоқотларни тегишли равишда ташкил этиши лозим. Бунда мулоқот унсурлари, яъни мақсадни ифодалаш ва мулоқотга тайёргарлик, мулоқотни бевосита амалга ошириш ва қарор қабул қилиш муҳим аҳамиятга эга (8.2-расм).
Мулоқот мақсади. Мулоқот жараёни ғояни ифодалашдан бошланади. Менежер ифодалайдиган мақсадлар турли хил бўлиши мумкин: битим тузиш, шартномани имзолаш, низоли масалани ҳал этиш, ҳамсуҳбатни бирон нарсага қатъий ишонтириш, зарурий ахборотни олиш ва бошқалар.
Ишбилармонлик суҳбатининг мақсади қанча аниқ ифодаланса, кейинчалик суҳбат натижаси шунча аниқ бўлади. Бу айниқса, мулоқот тактикасини танлашда муҳимдир. Ғоясини ҳамсуҳбатга тушунтириш ва англатиш учун менежер ўз ғоясининг натижаси ҳамда ҳамсуҳбатига қандай таъсир этиш усулларини қўллаш мумкинлиги ҳақида аниқ тасвирга эга бўлиши керак. Амалиёт шуни кўрсатадики, кўпинча масалани қўйишда менежерларда суҳбатга пухта тайёрланмаслик ҳолатлари ғоялар тадбиқ этилмай қолишининг асосий сабаби ҳисобланади.
Мулоқотга тайёргарлик. Мулоқотга тайёргарлик жараёни мамурий ходимнинг мулоқот жараёнида ўзини тутишини ифодалайди. Шундай қилиб, қуйидаги жиҳатлардан иборат бўлган ўзига ҳос режани тузиб олишни кўздамақсадга мувофиқ:
Суҳбат қатнашчилари батафсил, осойишта суҳбат қилиши учун етарли вақтга эга бўлишлари керак.
суҳбатга ҳалақит бериши мумкин бўлган ҳолатларни кўзда тутиш лозим ва уларни бартараф этиш керак (шовқин, баланд мусиқа, суҳбатга бошқа шахсларни аралашиш эҳтимоли ва бошқалар).
Суҳбатга руҳий тайёр бўлиш, яъни мулоқотга тайёргарликка салбий таъсир қилувчи ҳис-ҳаяжонлар бўлмаслиги, агар бўлажак суҳбат қаттиқ таъсирланишга сабаб бўлса, ўзини тинчлантириш лозим.
Ҳамсуҳбатнинг қарашларини объектив қабул қилишга салбий таъсир этадиган шахсий ҳис-туйғуларга эътибор бермаслик лозим. Масалан, ёқтириш ёки ёқтирмаслик туйғуси.
Агар имконият бўлса суҳбатдан олдин ҳамсуҳбатни анкета маълумотлари билан танишиб чиқиши лозим. Ҳамсуҳбат бериши мумкин бўлган саволларни олдиндан тузиб олиш керак ва жавоб беришга тайёр бўлиш керак. Хуллас, суҳбатдошнинг барча жиҳатлари эътибордан четда қолмаслиги лозим: жинси (эркак, аёл), уларнинг темпераменти, ҳулқ-атвори, касбий тайёргарлик савияси ва бошқа сифатлари.
Мулоқот ўрни. Тайёргарлик тадбирлар комплекси ўтказилгандан сўнг, суҳбат ўтадиган жойни тайёрлаш лозим. Қоида бўйича у икки шартни қониқтириши керак:
Мулоқотга ҳеч нарса ҳалақит бермаслиги ёки чалғитмаслиги керак.
Хизмат юзасидан мулоқот жойи яхши жиҳозланган, ёрдамчи материаллар (қўшимча ахборот, расмий ва меъёрий ҳужжатлар ва бошқалар) билан таъминланган бўлиши керак.
Шундай қилиб, ишдаги элементар тартиб мулоқот муваффақиятини таъминлайди. Агар мененжер ўзи ҳокимияти ва устунлигини намойиш этмоқчи бўлса, суҳбатни ўз хизмат хонасида белгилаши лозим. Агар раҳбар маъмурий ходим билан яхши муносабатга эришишни ва унинг қўллаб-қувватлашини истаса, учрашув маъмурий ходимнинг хонасида ўтиши керак. Бу ҳолда ҳудудий тамойил қўлланилади: ходимларнинг асосий қисми ўз хонасиида ўзларини эркин ҳис қилишади.
Расмий мулоқотда маъмурий ходимнинг одатдаги жойи – стол тўрида бўлади. Ярим расмий мулоқотда раҳбар ташриф буюрувчини қаршисида қўшимча столга ёки мажлислар столига жойлаштиради. Шу билан ўз мавқеини ташриф буюрувчи мавқеи билан тенглаштиради.
Норасмий мулоқот зонаси икки-уч кресло (иложи борича қулай, ишчанлик кайфиятини юзага келтирадиган) ва журнал столидан иборат. Вазиятдан келиб чиқиб, ноқулайликнинг олдини олиш ва вазиятни назорат қилиш нуқтаи назаридан суҳбатдошларни қарама-қарши, ёнма-ён, 90 градусли бурчакда жойлаштириш мумкин. Ҳамсуҳбатларнинг мулоқоти даврининг камида учдан бир қисмида уларнинг нигоҳлари доим учрашса, мулоқот самарадорлиги ортади.
Мулоқот стратегияси ва тактикасини аниқлаш.Бу босқичда мулоқотнинг асосий ва иккинчи даражали мақсадларини аниқлаш лозим. Мулоқот тактикасида керакли саволлар бериш асосида суҳбат йўналишини мувофиқлаштириш мумкин. Саволлар “очиқ” ва “ёпиқ” бўлиши мумкин. “Ҳамсуҳбатни тинглашни билишлик”-мамурий ходимнинг асосий камчилиги бўлиб, уни ечишнинг бир нечта тавсиялари мавжуд:
- тинглаётган вақтда қоғозга тегишли белгилар қўйишингиз керак (бу телефон орқали гапларга ҳам тегишли), ҳеч қачон телефон чақириғига қўлда қаламсиз жавоб бермаслик лозим;
- диққатни чалғитадиган ҳолатларни минимумга келтириш ёки умуман бартараф этишга интилиш;
- олинган маълумотлардан энг қимматли ахборотни топа олиш;
- қандай сўзлар ва ғоялар ҳаяжонлантиришини ўрганиш ва уларнинг таъсирини бартараф қилиш;
- тинглаётганда, гапирувчини мақсади ва тингловчи сифатида ўз мақсадини аниқ белгилаб олиш;
Мулоҳаза ва далиллар келтириш вақтида берадиган саволларни ўйлаб чиқиш керак, шунинг билан уларга бўлиши мумкин бўлган жавоб вариантларини кўзда тутиш керак. Шу билан бирга, мулоқот бўйича шеригингиз сизга бериши мумкин бўлган саволлар жавоблар вариантларини ҳисоблаб чиқиш лозим. Ушбу иш жараёнида ўз позициянгизни тасдиқлаш учун фойдаланишингиз мумкин бўлган далиллар ҳам пайдо бўлади (ҳужжатларга, рақобатдош корхоналарга, мавжуд бўлган тажрибага таяниб).
Далиллар ёрдамида ўз ҳамсуҳбатингизнинг фикрини ва позициясини қисман ёки бутунлай ўзгартириш мумкин. Далиллар келтириш жараёнида самарага эришиш учун қуйидаги қоидаларга асосланиш керак:
Ҳамсуҳбатни ҳулқ-атвори, ҳусусиятларини ҳисобга олган ҳолда далиллар келтиришнинг мавзу ва усулларини танлаш лозим;
Далиллар келтиришда содда, аниқ, равшан ва қатъий ишончли тушунчалар билан харакатланинг;
Ҳамсуҳбатга нисбатан келтирилаётган далиллар ҳушмуомалали бўлиши керак;
Ўз нутқингизда қолипли ва жаргон сўзларга йўл қўймаслик керак.
Мулоқот санъати сўзлашиб бўлингандан сўнг текширилади. Суҳбат натижаларини хаддан ташқари юқори баҳолаб бўлмайди, чунки битта суҳбат асосида ҳамсуҳбатни тушуниш ва мулоқотнинг стратегик мақсадига эришишни таъминлаш қийин. Суҳбат таҳлили давомида ҳамсуҳбатнинг суҳбат сабаби бўлмиш воқеалар, одамлар ва фактларга муносабатини диққат билан баҳолаш лозим. Ўз ёзув ва натижаларни кўздан кечиришда ечилмаган масалаларни ўргатиш ва бўлажак суҳбат режасини тузиб олиш мумкин.
Қарор қабул қилиш. Бу мулоқот жараёнини хулосавий қисмидир. Суҳбатни хусусий ва умумий якунлари чиқарилади: олинган натижа келишиб олинади: кейин ечиладиган саволлар конкретлаштирилади, шунингдек ечилмаган муаммолар ажратилади.
Do'stlaringiz bilan baham: |
