R. P. Heling msc & Drs. A. A. de Haas

In NWW, work has left the building
.” (Resp. 11) 
 
Most  respondents  have  reported  that  the  physical  office  layout  requires  a  change  due  to  NWW. 
Organizations  need  to  find  out  what  work  activities  are  being  performed  by  their  employees,  and 
which  physical  layout  with  a  variety  of  activity  based  workplaces  will  facilitate  these  activities 
optimally.  Furthermore,  workplaces  will  become  more  open  and  transparent,  whit  a  focus  on 
meetings, collaborations, and knowledge sharing.  
 
Academic environment 
Within the academic environment,  the  physical layout  will need to change  (Resp. 1;  Resp. 5; Resp. 
10), since the way in which research is performed and modes of interaction also change (Resp. 17). 
Resp. 1 emphasizes that the change of physical office environment at the University of Amsterdam is 
labeled as a progression. The influences on physical office layout within the academic environment 
will be even bigger, since it originally exists out of cubicles (Resp. 14). The office workplace will get 
more open (Resp. 14).  
The  academic  environment  will  become  just  like,  for  example,  Microsoft,  because  they’re  both 
organizations  with  highly  educated  knowledge  workers  (Resp.  10).  The  physical  layout  within 
academic environments will not be as fancy as the business environment, since universities have less 
money to spend and less clients to which they want to show a certain image (Resp. 16).  
 
The  process  of  a  changing  physical  office  layout  will  take  more  time  within  the  academic 
environment  as  compared  to  the  business  environment,  since  the  academic  culture  is  harder  to 
break  through  (Resp.  17)  and  academics  can  be  an  opinionated  group  of  people  (Resp.  12). 
Professors work on their own research, which is a very confidential process. Therefore, they do not 
want an open and transparent work environment. On the other side, nothing or no one gets better 
from excluding them from this process and the richness by which they are looking at specific subjects 
(Resp. 7). Furthermore, the academic workplace will change more subtly and in different ways (Resp. 
11). According to Resp. 10, the only difference between knowledge organizations like Microsoft and 
the  academic  environment  is  that  the  average  age  at  Microsoft  is  lower  than  in  an  academic 
organization (Resp. 10). ‘Revolutionary’ professors embracing NWW are, with approximately 40 years 
old, relatively young. Therefore, it might take 10 to 20 years before acceptance will occur regarding 
changing physical workplaces within academic environments (Resp. 17). The older generation is not 
used to concentrating in huge open environments; they are used to lock themselves up in a room to 
concentrate. This is a big difference with the younger generation, that are used to concentrate with a 
noisy background or a radio on (Resp. 7).  
Top researchers that bring in millions of Euros are often not put against their will in a non-territorial 
open work environment; especially for them, universities want to be an attractive employer (Resp. 
17).  Furthermore,  the  academic  environment  needs  more  private  spaces  than  the  business 
environment,  because of the  one-to-one private  conversations between senior academics and PhD 
or MSc students (Resp. 11).  
 

---

 
105 | 
P a g e
 
 
“I think the problem is that a lot of academic environments have started to look like business 
environments.  And  I  think  the  academic  environment  is  special,  and  needs  its  own 
characteristics
.” (Resp. 11) 
 
When  structure  really  changes,  the  physical  environment  will  need  to  be  more  flexible  (Resp.  3). 
However, Resp. 3 doubts if structure will really change. Resp. 6 also claims that nothing will change 
within the  academic organizations when implementing NWW,  thus the  physical environment, both 
private  and  public,  doesn’t  change  either.  A  fancy  office  environment  will  fit  for  ‘assembly  line 
academic work’, like data analyses, but not for concentration work (Resp. 3). At Erasmus University, 
70  percent  of  work  is  claimed  to  be  focus  or  concentration  work,  which  means  that  open  work 
environments should not become the norm for academic organizations. A lot of universities where 
the open office concept is already implemented are therefore labeled as semi-open, since they are 
neither closed nor open, whereby employees still have visual distractions all around them (Resp. 3).  
 
A good model for the academic environment will be combi-offices, which are 10 by 10 feet offices 
dotted  around  an  open  area.  That  way  academics  will  bump  into  other  faculty  or  students  and 
interact with them (Resp. 8). Therefore, the big differences with NWW are not in the individual office, 
but  about the use of public  spaces. There  are more informal lounges, interaction, collaboration, or 
meeting  spaces  (Resp.  8).  Academic  environments  become  more  like  campuses,  with  open  spaces 
and in-house Starbucks, Coffee Companies or Albert Heijns, which will create an environment where 
knowledge  comes  together  (Resp.  10).  When  you  place  good  facilities,  people  will  get  out  of  their 
cubicle and talk to each other (Resp. 4). Currently, faculty offices are getting smaller and all the same 
size. This is not driven by technology, but by space economics, since employees can easily move into 
an office without the whole department having to move (Resp. 8).  
 
The  approach  to  implementation  of  NWW  is  the  same  for  both  the  academic  and  the  business 
environment; organizations have to define employees’ work activities and what they need to support 
this (Resp. 3; Resp. 7; Resp. 12). Consultation and conversations with end-users is thereby important, 
to  find  out  their  work  activities  and  corresponding  needs  (Resp.  12).  Based  on  that  outcome,  you 
need to facilitate different workplaces (Resp. 3; Resp. 7).  
 
It must be noted that the physical environment is only of importance to a limited degree for NWW; it 
is  more  about  leadership,  culture,  personalities  (Resp.  7),  mentalities,  and  behavior  (Resp.  1). 
However, when you create an environment that fulfills employees’ functional, social, and emotional 
needs, where people want to be, it can contribute to NWW (Resp. 7).  
 
Most  respondents  have  reported  that  the  physical  office  layout  in  the  academic  environment  will 
change, since it has to fit with the newly formed organizational structure and culture due to NWW. 
There is a stronger focus on public spaces such as lounges, meeting rooms, and collaboration areas. 
Combi-offices  centered  around  an  open  area  or  activity  based  workplaces  seem  to  fit  within  the 
academic environment, provided that the high degree of concentration work is taken into account. 
The higher average age of academics and their above average opinionated nature makes the culture 
change  go  in  a slower  pace  than  in  the  business  environment.  On  the  contrary,  respondents claim 
that the academic organization will most likely not change due to NWW, leaving the physical office 
layout also unchanged.  

---

 
106 | 
P a g e
 
 
 
Conclusion 
For  the  business  environment,  most  respondents  have  reported  that  the  physical  office  layout 
requires  a  change  due  to  NWW.  The  physical  layout  needs  to  be  arranged  on  the  basis  of  a  work 
activity analysis, so that organizations facilitate all activities performed. Furthermore, workplaces will 
become  more  open  and  transparent,  whit  a  focus  on  meetings,  collaborations,  and  knowledge 
sharing.  
Where  for  the  business  environment  there  was  uniformity  in opinions, this  is  less  the  case  for  the 
academic  environment.  Most  respondents  have  reported  that  the  academic  environment  will  go 
through changing physical office layout, since it has to fit with the changing organizational structure 
and culture due to NWW. Workplaces are claimed to be more open, with a focus on public spaces 
such  as  lounges,  meeting  rooms,  and  collaboration  areas.  Combi-offices  centered  around  an  open 
area  or  activity  based workplaces  seem  to  fit  within  the  academic  environment,  provided  that  the 
high degree  of concentration work is taken into account. However, the  change towards NWW  and 
thereby  towards  changing  physical  office  layout  will  occur  rapidly  than  within  the  business 
environment,  since  academics  can  be  opinionated, making the  academic  culture  harder  to change. 
Furthermore,  the  average  age  is  higher  within  the  academic  environment.  On  the  contrary, 
respondents claim that the academic organization will most likely not change due to NWW, leaving 
the physical office layout also unchanged.  
 
 
 
 

---

 
107 | 
P a g e