R. P. Heling msc & Drs. A. A. de Haas

Physical office layout 
 
Conclusion from literature study 
ICT-enabled  NWW  changes  organizational  structure  and  culture,  which  in  turn  requires  a  different 
physical  setting  of  workplaces.  Employees  increasingly  work  outside  of  the  office,  having  a 
devastating effect on traditional occupancy rates. As a result, the office workplace focuses more on 
social interaction, with room for knowledge sharing, meetings, and social encounters rather than on 
individual  workplaces.  Therefore,  a  shift  is  noticeable  from  territorial  fixed  cell  offices  to  non-
territorial flexible open space plan offices.  
 
Business environment 
NWW  results  in  changing  physical office  layout  within  the  business  environment  (Resp.  2;  Resp. 5; 
Resp. 6; Resp. 8; Resp. 9; Resp. 10; Resp. 11; Resp. 12; Resp. 13;Resp. 14; Resp. 15; Resp. 17). ICT has 
been an enabler for NWW, creating other ways to work than to be physically together. To organize 
this  well,  physical office  layout  has to  be  accordingly  (Resp.  12).  Resp. 5  states  that there  is  also  a 
money issue involved with changing physical environments due to NWW.  
 
“
Certainly, if we go NWW, they have to change the physical layout. [...] NWW usually results 
in less ownership of space. If there is any ownership of space, square footage is reduced. So 
there’s a money issue here.”
 (Resp. 5) 
 
An organization needs to facilitate what they intend with NWW, for which a change in physical office 
layout is essential (Resp. 1; Resp. 2; Resp. 4; Resp. 15). The work environment is an enabler for NWW 
(Resp. 17). There will be more fancy interior and open space planning (Resp. 8). Within the business 
environment, this is even more fancy than in the academic environment, since business organizations 
have  more  money  to  spend  and  they  need  to  have  a  certain  image  to  their  clients.  This  image  is 
always visible in the office layout (Resp. 16). To collaborate, be transparent, and change culture, you 
have to get people out of their cubicles (Resp. 17). Focus will be more on public spaces, where Grand 
Cafés  emerge  and  informal  knowledge-exchange  become  more  important  (Resp.  6).  Resp.  1  states 
that a physical change is not a necessity, but it often will happen when NWW is implemented.  
 
“The  whole  point  of  physical  layout;  it  has  to  support  the  reasons  why  people  come  into  a 
physical  location.  [...]  So  if  we  move  to  a  more  autonomous,  output-oriented  aproach, 
physical layout got to change.”
 (Resp. 11) 
 
Mobile workers can be a tough judge of the workplace, since they have so much choice (Resp. 13). 
NWW  is  separating  the  relationship  between  workplace  and  work.  You  can  work  from  anywhere 
(Resp. 11). They don’t have to be in the office, but when they are, they want to be facilitated in the 
work  activity  they  perform.  Activity  based  workplaces  are  important,  whereby  the  office  becomes 
more  a  place  for  collaboration  and  meetings  (Resp.  12;  Resp.  13).  An  important  aspect  to  keep  in 
mind is the extra auditory nuisance with open space planning (Resp. 2; Resp. 12). There need to be 
rooms  for  telephoning  in  which  laptops  can  be  used  and  people  need  to  be  able  to  seclude 
themselves in concentration rooms when their work requires silence (Resp. 2; Resp. 12). Therefore, it 
is  really  important  to  determine  employees’  work  activities,  to  create  the  right  amount  of  certain 

---

 
104 | 
P a g e
 
 
workplaces  to  avoid  a  shortage  of  certain  workplaces  during  peak  hours  (Resp.  12).  Variety  of 
workplaces is thus very important (Resp. 13).  
 
“