Project Management For Dummies / Управление проектами для "чайников"

Событие 
Ответственно
е лицо 
Запланированн
ая дата 
Фактическа
я дата 
Комментари
и 
С. 
2.1.1 
Разработанная анке
та утверждена 
Ф.Смит 
Фев. 28 
Фев. 28 
. 
С, 2.2.2 Пилотный 
опрос проведен 
Ф.Смит 
Апр. 30 
. 
С. 2.2.1 Инструкции 
напечатаны 
Р.Харрис 
Май 15 
. 
. 
Рис. 10.3. Сравнительная таблица дат достижения ключевых событий 
Рабо
та 
Ответств
енное 
лицо 
Дата 
начала / 
Запланиро
ванная 
Дата 
начала / Фак
тическая 
Дата 
завершени
я / 
Запланиро
ванная 
Дата 
заверш
ения / 
Фактич
еская 
Коммен
тарии 
2.1.1 
Разрабо
тка 
анкет 
Ф. Смит
Фев. 4 
Фев. 15 
Фев. 28 
Фев. 28 
. 
2.2.2 
Провед
ение 
пилотно
го 
опроса 
Ф. Смит 
Апр. 20 
Апр. 21 
Апр. 30 
Апр. 25 
Критическ
ий путь 

---

2.2.1 
Печать 
инструк
ций 
Р. Харрис 
Май 6 
Май 6 
Май 15 
. 
. 
Рис. 10.4. Сравнительная таблица сроков выполнения работ 
Работа 
Ответств
енное 
лицо 
Дата 
начала / 
Запланиро
ванная 
Дата 
начала / Фак
тическая 
Дата 
завершен
ия / 
Запланиро
ванная 
Дата 
заверш
ения / 
Фактич
еская 
Коммен
тарии 
2.1.1 
Разработ
ка анкет 
Ф. Смит
Фев. 14 
Фев. 15 
Фев. 28 
Фев. 28 
. 
2.2.2 
Разработ
анная 
анкета 
утвержде
на 
Ф. Смит 
. 
. 
Фев. 28 
Фев. 28 
. 
2.2.1 
Проведен
ие 
пилотног
о опроса 
Ф. Смит 
Апр. 20 
Апр. 21 
Апр. 30 
Апр. 25 
Критическ
ий путь 
Рис. 10.5. Комбинированная сравнительная таблица сроков выполнения работ 
Можно скомбинировать в одной таблице и то и другое, как показано на рис 10.5. 
Теперь посмотрим, как это выглядит на диаграмме Гантта (см. рис. 10.6). Полосы 
закрашены пропорционально степени выполнения соответствующих им работ, а 
закрашенные треугольники обозначают свершившиеся события. Как видно из 
диаграммы, по состоянию на 30 июля этап разработки внешнего вида завершен, работы 
по технической разработке отстают, а по проведению испытаний опережают на один 
месяц. 
Такое представление работ и событий весьма наглядно. С первого взгляда видно, 
что по задаче 2 все промежуточные события достигнуты. Таким образом можно 
представлять выполнение задачи любого уровня. 
Сбор информации о выполнении графика 
Разработайте единую форму учета и порядок сбора информации о выполнении 
работ. Я пользуюсь в основном комбинированной формой, как та, что представлена на 
рис. 10.5. 

---

Рис. 10.6. Диаграмма Гантта 
• Перед началом работ по выполнению определенной задачи я вручаю каждому 
исполнителю распечатку этой формы. 
• Исполнители обязаны отмечать даты начала и окончания работ, а также могут 
написать комментарии в соответствующую колонку. 
• Начиная с конца первого рабочего дня и до завершения поставленной задачи, 
исполнителям предписано присылать мне копии своих отчетов. 
Это дает такие преимущества. 
• И им и мне удобно работать с такой компактной формой. 
• Своевременное поступление информации повышает вероятность успешного 
выполнения поставленной задачи. 
• Установленная периодичность отчетности позволяет исполнителям работать 
спокойно, не ожидая внезапных проверок. 
• Исполнителям легче соблюдать график, периодически сверяясь с ним. 
Основная задача процесса контроля работ — их успешное выполнение, а не сбор 
информации. 
Раздача таких форм отчетности перед началом работ служит 
также средством проверки того, как исполнители уяснили свои обязанности. 
Я прошу ознакомиться и высказаться, все ли соответствует их 
представлениям о предстоящих работах. Если выявляются несоответствия, 
тут же обсуждаем все вопросы. 

---

При выборе периодичности наблюдений за выполнением работ учтите следующие 
факторы. 
• Находятся ли работы на критическом пути? (Определение критического пути 
дано в главе 4.) От своевременности выполнения таких работ зависят сроки 
завершения всего проекта, поэтому они требуют особого внимания и частого контроля. 
• Не находятся ли работы на пути, непосредственно примыкающем к 
критическому? Если они имеют незначительный резерв времени (см. главу 4), им 
тоже следует уделять повышенное внимание. 
• Имеет ли данная задача значительные риски? Если вы опасаетесь 
неожиданных затруднений при выполнении задачи, то ее тоже нужно контролировать 
чаще. 
• Не возникали ли затруднения, связанные с задачей, раньше? Если эта или 
подобные задачи уже вызывали проблемы, то здесь тоже требуется повышенный 
контроль. 
Контролировать выполнение работ нужно не реже одного раза 
в месяц. В противном случае возможно: 
• расхолаживание и снижение чувства ответственности у исполнителей; 
• перерастание небольших, своевременно не решенных проблем в 
большие. 
Как повысить точность информации о выполнении работ 
Чтобы повысить достоверность и точность сведений, поступайте следующим 
образом. 
• Объясняйте исполнителям, для чего вы собираете эти сведения. Осознание 
назначения порученной работы повышает мотивацию при ее выполнении. 
• Знакомьте исполнителей с результатами анализа собранных данных. Когда 
работник видит результат своего труда, это тоже повышает мотивацию. 
• Ставьте в пример тех, кто своевременно и точно отчитывается о