Project Management For Dummies / Управление проектами для "чайников"

соблюдения графика, выявления и устранения его недостатков. Иногда 
некоторые работники склонны видеть в этом попытку обвинить их в нецелесообразном 
использовании рабочего времени, пусть даже и по административным поручениям. В 
таком случае сложно получить правдивые сведения. 

---

• Призывайте работников записывать реальные показатели, а не подгонять 
их под 40 часов в неделю. Тогда и сверхурочные работы придется подгонять под 40 
часов. Пусть лучше пишут все как есть. 
• Предусмотрите в отчетах категории расхода времени, не относящиеся к 
проекту, например: "непредусмотренные", "административные поручения" и 
т. п. Если хотите, чтобы люди честно записывали время — создайте для этого условия. 
• Призывайте лично заполнять свои отчеты. Некоторые любят просить об этом 
других, например секретаря. Если кому-то сложно вспомнить, что он делал три дня 
назад, то сделать это за него еще труднее. 
• Собирайте эти отчеты еженедельно или хотя бы раз в две недели. Когда бы 
вы ни просили работников заполнять их, они все равно будут делать это в последний 
момент. Хотите ли вы в последний день месяца организовывать мучительные 
коллективные воспоминания? 
• Не практикуйте предварительного заполнения отчетов. Допустим, из-за 
каких-либо мероприятий, намеченных на пятницу, вам покажется целесообразным 
собрать отчеты в четверг. Такие действия недопустимы, так как снижают достоверность 
данных и ответственность по отношению к ним. 
Средства учета трудозатрат 
Во-первых, проверьте, есть ли в организации система учета отработанного времени 
и насколько она вам подходит. При этом обратите внимание на следующее. 
• Как правило, такая система настроена на регистрацию отработанных часов, 
различных отпусков и выходных. Обычно она не допускает сверхурочных работ для 
определенных категорий служащих, т. е. больше 40 часов в неделю. Часто в ней не 
предусмотрен раздельный учет трудозатрат по работам структурной схемы. 
• Люди испытывают некоторое беспокойство по поводу правильности учета их труда 
в разных проектах. 
• Обычно форма представления информации не вполне соответствует вашим 
потребностям в процессе управления проектом. 
Если вы намерены создать свою систему учета, то решите, нужен ли для этого 
компьютер. Ведение учета традиционным методом, конечно, имеет свои преимущества, 
но у вас будут затруднения при интегральном анализе всех данных проекта, особенно 
когда их много. Для автоматизации вашей системы учета могут помочь следующие ПО. 
• Пакет программ по управлению проектами, например Microsoft Project. 
• Пакет программ по управлению базами данных, например Microsoft Acces. 
• Табличный редактор, например Microsoft Excel. 
(Основания и преимущества использования компьютера при управлении проектами 
подробно описаны в главе 16.) 
Учет финансовых расходов
Расход финансовых ресурсов — важный показатель соблюдения плана проекта. Вы 
всегда должны знать, как и когда расходуются выделенные фонды и каков остаток, а 
также вести соответствующие записи в "чековой книжке" проекта. Планирование, 
особенно расхода значительных средств, — это результат ряда последовательных 
решений о целесообразности, выборе поставщика, цене. 
Порядок ваших действий. 
• Определяете приблизительную сумму расходов, обычно до согласования с