Project Management For Dummies / Управление проектами для "чайников"

вероятность 
того, что работник сообщит о 
невозможности выполнить обещанное. Затронув этот вопрос, вы 
побудите его сказать, что данная задача ему не по силам. 
На деле такие предположения, как правило, неверны. Во-первых, тех, кому не 
доверяете, вы в свой проект не берете, а поинтересоваться, не возникли ли какие-либо 
новые обстоятельства, следует. А во-вторых, вероятность отказа от принятых 
обязательств на деле не возрастает. Просто вы узнаете об отказе до начала этапа, а не 
после, и сможете своевременно принять меры. 
В ходе выполнения работ своего этапа участники ведут учет: 
• произведенной продукции и пройденных испытаний; 
• дат достижения ключевых событий (вех); 
• дат начала и окончания работ; 
• расхода материальных ресурсов по каждой работе; 
• расхода финансовых ресурсов по каждой работе. 
В конце этапа соберите эти данные и сверьте с запланированными. Если они 
совпадают, можете сообщить о результатах соответствующим лицам из аудитории 
проекта и приступать к следующему этапу. В противном случае выясните причину. 
Первым делом рассмотрите возможность вернуть проект "в колею". Если это 
невозможно по объективным причинам, поговорите с ответственными лицами 
аудитории проекта об изменении плана и установлении более реальных результатов, 
графиков работ и бюджета. 
Как остаться в рамках бюджета
Планы больших проектов не раз "слетали в кювет", когда не в меру ретивые 
работники старались сделать все как можно лучше. Они тратили уйму времени (и не 
только своего, но и приглашенных экспертов) на подготовку плана, считая, что так 
достигнут самых лучших результатов. Потом выяснялось, что и средств на их оплату 
потрачено сверх предусмотренных бюджетом проекта. 
Постарайтесь установить процедуры, исключающие расход ресурсов сверх 
установленных лимитов без согласования с вами. Например, ведение учета 
фактических трудозатрат. 
• Предварительно установите допустимое количество рабочих часов для выполнения 
каждой работы. 
• Установите 
систему 
регистрации 
рабочего 
времени, 
чтобы 
ограничить 
продолжительность выполнения данной работы сверх указанных часов без вашего 
письменного разрешения. 
• Установите систему регистрации времени, чтобы исключить выполнение 
определенной работы лицами, не имеющими допуска. 
Также ведите учет финансовых расходов на оборудование, материалы, услуги служб 
обеспечения и сервиса. 
• Определите, что конкретно следует приобрести, а также лимиты расхода 
финансов, как общие, так и по статьям. 
• Проследите, чтобы отдел снабжения и бухгалтерия не допустили перерасхода 
средств на нужды проекта без вашего письменного разрешения. 
Необходимость любых расходов должна быть обоснована и соответствовать 
остальным аспектам проекта. 

---

Выбор информационной системы управления проектом
Информационная система управления проектом — это комплекс мероприятий, 
оборудования и других средств для сбора, анализа, хранения и выдачи информации о 
ходе работ проекта. Для обеспечения непрерывности управления проектом следует 
иметь информацию о ходе выполнения задач и затраченных на них трудовых и 
материальных ресурсах. 
В большинстве организаций подобная система есть, и вы в некоторых случаях 
можете ею воспользоваться. Но, вероятнее всего, вам придется создать свою. Она 
должна выполнять три основные функции, что также проиллюстрированно на рис. 10.2 
• Ввод информации — т. е. собранных данных по различным аспектам выполнения 
проекта. 
• Обработка информации — сохранение и анализ введенных данных, в частности, 
сравнение с запланированными. 
• Выдача результатов — информации, полученной в результате анализа 
собранных данных. 
Для обеспечения точности и оперативности нужно определить не только какую 
информацию собирать, но также кто и как это будет делать. Следует установить способ 
введения этих данных в информационную систему. Это сыграет свою роль и при оценке 
выполненного проекта. 
Рис. 10.2. Три основные функции информационной системы управления проектом 
Многие 
представляют 
непременными 
атрибутами 
информационных систем компьютеры, принтеры, сканеры и другие 
устройства для сбора и хранения информации. Но папка с документами и 
даже блокнот тоже являются таковыми, и во многих случаях этого вполне 
достаточно. 
Контроль за соблюдением графика работ
Часто предпочтительнее иметь свою информационную систему, чем пользоваться 
той, что есть в организации. 
Какую информацию собирать 
Для контроля за соблюдением графика работ важны: 
• даты начала и окончания каждой работы; 
• даты достижения заданных событий. 
(Смотрите также главы 3 и 4, где подробно описана структурная схема работ и даны 
определения работы и события.) 

---

Осторожнее с процентами! Обычно выражение прогресса 
выполнения работы в процентах бывает неконкретным, а то и вовсе 
некорректным. Как, скажем, понять, что изделие разработано на 30 %? Что 
конструкторам пришло в голову 30 % идей или они израсходовали бюджет 
на 30 %? Первым критерием должен быть расход бюджета, а вторым — 
рабочего времени. Все остальные учитываются только по возможности. 
Разумеется, существует много достаточно прогнозируемых работ. 
Анализ выполнения графика 
Оценку соблюдения графика проводите путем сравнения фактических дат начала и 
завершения работ или достижения определенных событий с запланированными. (Как 
отразить это на бумаге, представлено в различных формах на рис. 10.3,10.4 и 10.5.) 
Так, в представленной на рис. 10.3 таблице сравниваются даты достижения 
ключевых событий. Она содержит следующие запланированные данные: 
• идентификаторы и описания событий; 
• имена ответственных лиц; 
• предполагаемые даты достижения событий. 
Фактические данные: 
• фактические даты достижения событий; 
• соответствующие комментарии. 
На рис. 10.4 изображена сравнительная таблица сроков выполнения работ. 
Информация здесь та же, только добавлены пункты о датах начала работ.