2.2.1
Печать
инструк
ций
Р. Харрис
Май 6
Май 6
Май 15
.
.
Рис. 10.4. Сравнительная таблица сроков выполнения работ
Работа
Ответств
енное
лицо
Дата
начала /
Запланиро
ванная
Дата
начала / Фак
тическая
Дата
завершен
ия /
Запланиро
ванная
Дата
заверш
ения /
Фактич
еская
Коммен
тарии
2.1.1
Разработ
ка анкет
Ф. Смит
Фев. 14
Фев. 15
Фев. 28
Фев. 28
.
2.2.2
Разработ
анная
анкета
утвержде
на
Ф. Смит
.
.
Фев. 28
Фев. 28
.
2.2.1
Проведен
ие
пилотног
о опроса
Ф. Смит
Апр. 20
Апр. 21
Апр. 30
Апр. 25
Критическ
ий путь
Рис. 10.5. Комбинированная сравнительная таблица сроков выполнения работ
Можно скомбинировать в одной таблице и то и другое, как показано на рис 10.5.
Теперь посмотрим, как это выглядит на диаграмме Гантта (см. рис. 10.6).
Полосы
закрашены пропорционально степени выполнения соответствующих им работ, а
закрашенные треугольники обозначают свершившиеся события. Как видно из
диаграммы, по состоянию на 30 июля этап разработки внешнего вида завершен, работы
по технической разработке отстают, а по проведению испытаний опережают на один
месяц.
Такое представление работ и событий весьма наглядно. С
первого взгляда видно,
что по задаче 2 все промежуточные события достигнуты. Таким образом можно
представлять выполнение задачи любого уровня.
Сбор информации о выполнении графика
Разработайте единую форму учета и порядок сбора информации о выполнении
работ. Я пользуюсь в основном комбинированной формой, как та, что представлена на
рис. 10.5.
Рис. 10.6. Диаграмма Гантта
• Перед началом работ по выполнению определенной задачи я вручаю каждому
исполнителю распечатку этой формы.
• Исполнители обязаны отмечать даты начала и окончания работ, а
также могут
написать комментарии в соответствующую колонку.
• Начиная с конца первого рабочего дня и до завершения поставленной задачи,
исполнителям предписано присылать мне копии своих отчетов.
Это дает такие преимущества.
• И им и мне удобно работать с такой компактной формой.
• Своевременное поступление информации повышает вероятность успешного
выполнения поставленной задачи.
• Установленная периодичность отчетности позволяет исполнителям работать
спокойно, не ожидая внезапных проверок.
• Исполнителям легче соблюдать график, периодически сверяясь с ним.
Основная задача процесса контроля работ — их успешное выполнение, а
не сбор
информации.
Раздача таких форм отчетности перед началом работ служит
также средством проверки того, как исполнители уяснили свои обязанности.
Я прошу ознакомиться и высказаться, все ли соответствует их
представлениям о предстоящих работах. Если выявляются несоответствия,
тут же обсуждаем все вопросы.
При выборе периодичности наблюдений за выполнением
работ учтите следующие
факторы.
•
Находятся ли работы на критическом пути? (Определение критического пути
дано в главе 4.) От своевременности выполнения таких работ зависят сроки
завершения всего проекта, поэтому они требуют особого внимания и частого контроля.
•
Не находятся ли работы на пути, непосредственно примыкающем к
критическому? Если они имеют незначительный резерв времени (см. главу 4), им
тоже следует уделять повышенное внимание.
•
Имеет ли данная задача значительные риски? Если вы опасаетесь
неожиданных затруднений при выполнении задачи, то ее тоже нужно контролировать
чаще.
•
Не возникали ли затруднения, связанные с задачей, раньше? Если
эта или
подобные задачи уже вызывали проблемы, то здесь тоже требуется повышенный
контроль.
Контролировать выполнение работ нужно не реже одного раза
в месяц. В противном случае возможно:
• расхолаживание и снижение чувства ответственности у исполнителей;
• перерастание небольших, своевременно не
решенных проблем в
большие.
Как повысить точность информации о выполнении работ
Чтобы повысить достоверность и точность сведений, поступайте следующим
образом.
•
Объясняйте исполнителям, для чего вы собираете эти сведения. Осознание
назначения порученной работы повышает мотивацию при ее выполнении.
•
Знакомьте исполнителей с результатами анализа собранных данных. Когда
работник видит результат своего труда, это тоже повышает мотивацию.
•
Ставьте в пример тех, кто своевременно и точно отчитывается о
Do'stlaringiz bilan baham: