18
2-БОБ. БИЗНЕС ҲУЖЖАТЛАРНИ ТАЙЁРЛАШ ВА
УЛАРГА ҚЎЙИЛАДИГАН ТАЛАБЛАР.
ҲУЖЖАТЛАРНИНГ ТУРЛАРИ.
2.1. Бизнес ҳужжатларни тайёрлаш ва уларнинг
босқичлари.
Ҳужжатларни тайёрлаш одатда компьютерда олиб борилади.
Ҳозирги кунда компьютер ҳар жойдан ёзув машинкасини сиқиб
чиқариб, ҳужжатларни тизим ва таҳрирлашнинг асосий воситаси
бўлиб қолмоқда. Шунинг натижасида ҳужжат матнини тайёрлашда
анча йирик хажмдаги маълумотларни аниқлаш ва ўрганиш, тузиш
ва келиштириш жарёнида ҳужжатларни кўп маротаба қайта
босмадан чиқаришни
бартараф этиш, ҳужжатнинг уст қисмини
безатиш маданиятини янада яхшилаш имконини беради.
Ҳар бир ҳужжатни тайёрлаш 3 босқичда олиб борилади:
1)
ҳужжат матнини тузиш;
2)
ҳужжатни келиштириш;
3)
ҳужжатни расмийлаштириш.
Ҳужжат тайёрлашнинг биринчи босқичи қонунга асосланган
бўлиб, шунингдек шу каби саволларни ечиш тартибини белгиловчи
аввалги меъёрий-услубий ҳужжатларни ўрганишдир. Ҳужжат
тайёрлашнинг бу босқичи муракаблиги ва қонунчиликка доир
маълумотларни излаш бўйича мураккаб ишлар ўтказиш зарурлиги
туфайли кўпинча қолдирилиб келинган. Ҳозирги
пайтга келиб
ўзида турли хил қонунчилик ва меъёрий-услубий ҳужжатларини
сақловчи кўп сонли юридик ва қонунчилик маълумот банкларнинг
мавжудлиги ҳужжатлар тайёрлаш сифатини янада оширишга
шароит яратди.
Арзон маълумот банклари компакт дискдаги мавзуйи танланган
ҳужжатлар кўринишига эга бўлиши мумкин. “Консультант плюс”
каби тизимлар янги меъёрий ҳужжатлар билан даврий равишда (ҳар
ҳафта, ҳар куни) тўлдирилишини ёки Интернет орқали энг янги
маълумотларга эга бўлишни назарда тутади.
Булар ичида давлат
қонунчилиги,
вилоятлар
қонунчилиги,
мавзуси
танланган
маълумотлар-бож қонунчилиги, банк қонунчилиги, уй-жой
қонунчилиги, солиқ тўлаш ва бухгалтерия ҳисоботи ва бошқалар
бўлиши мумкин.
Бундай тизимлар берилган мавзуга доир ҳужжатларни тез
19
танлаб олиш, узаро боғлиқ меъёрий актларни кўриб чиқиш, керак
бўлса-танланган материални босиб чикариш имконини беради.
Ҳужжат тайёрлашнинг иккинчи босқичи
айнан шу савол ва
шунга ўхшаш саволлар бўйича аввалги ҳужжатларни ва уларнинг
ечимларини ўрганади. Ҳужжатларни танлаш ҳажми тайёрланаётган
ҳужжатнинг тўғрилиги, ўзига зид бўлмаслиги ва ҳажмини белгилаб
беради. Яқин-яқингача, корхона ҳужжатларини қайд қилиш,
анъанавий тизимларда керакли ҳужжатларни топиш анча мушкул
бўлган эди. Ҳужжатларни мавзу бўйича
танлаш предмет мавзуси
картотека билан чегараланиб, катта меҳнат сарфлаш орқали ҳам
етарли ва керакли ҳужжатлар ҳажми бўлмаган. Ҳужжатлар ва
автоматлашган қидирув ўртасида ўрнатилган компьютерлашган
қайд қилиш тизимигина берилган савол бўйича
деярли барча
керакли ҳужжатларни топиш, ҳужжатларни тўла матни сақланган
тизимида эса-керакли барча маълумотларни уша заҳотиёқ экранга
чикариш имконини беради.
Ҳужжат тайёрлашнинг учинчи босқичи муайян вазият бўйича
маълумотлар йиғишдан иборат бўлиб, бу босқичда ҳам йиғилган
маълумот базалари, ҳам корхона, фирма ва
ташкилотда яратилган
маълумот базаларини ишлатиш мумкин. Маълумот йиғишнинг кенг
таркалган усулларидан бири - интернетдаги қидирув жараёнидир.
Масалан, ишлаб чиқарувчининг маҳсулот техник тавсифи ҳақидаги
маълумотни олиши, турли мол етказиб берувчиларнинг маҳсулот ва
хизматларга қўйган нархларини таққослаш, манзиллар, телефонлар
ва жадваллар тўғрисида хабардор бқлиш.
Шу тартибдаги тайёрлов ишлари ўтказилгандан кейингина
шахсий ҳужжатни сифатли тайёрлаш мумкин. Ҳар қандай ташкилот
ўз низомида белгиланган вазифаларни доимий ва қайта бажариб
келганлиги сабабли, ҳужжатлар тузишни талаб қилувчи ҳолатлар
ҳам такрорланади, яъни бир турда бўлади. Бундай ҳужжатларнинг
шакли ва матнини олдиндан синчковлик билан ишлаб чиқиш,
уларни компьютер хотирасига трафарет
матнлар ва шаблонлар
кўринишида киритиб, маълум бир вазиятларни ҳужжатлаштиришда
қўллаш мумкин.
Баъзи ҳужжатлар барча ташкилотлар учун умумий ҳисобланади.
Уларнинг шакли тегишли идоралар томонидан ишлаб чиқилади ва
тасдиқланади. Масалан, бухгалтерия ҳужжатлари унификациялашган
шакллари Давлат статистика қўмитаси томонидан тасдиқланган ва
