O’zbekiston respublikasi oliy va o’rta maxsus ta’lim vazirligi samarqand davlat universiteti tarix fakulteti tarixshunoslik va manbashunoslik kafedrasi arxivshunoslik fanidan ma’ruza matni tuzuvchi: Yakubov Akmal Saydirasulovich

Manbalar va adabiyotlar 
Alimov I va b. Arxivshunoslik. Toshkent, 1997. 

Teoriya i praktika arxvnogo dela v SSSR. Moskva, 1980.

11- Mavzu: Yig’majildlar tavsifi 
Reja: 

1. Yig’majildlarni tavsiflash haqidagi tushuncha 
2. Yig’majildlarni tavsiflashdagi axborot unsurlari 

Arxivlar ilmiy faoliyatining yo’nalishlaridan biri 

hujjatlar

va

yig’majildlarni

tavsiflashdir. 
Yig’majildlarning tavsifi arxivlarda tuziladigan

Yig’majildlarni tavsiflash 

haqida tushuncha 

---

50

barcha
ma’lumotnomalarning 
asosi
hisoblanadi. 

Yig’majildlar

tavsifi

muassasalarda ish yuritish jarayonida yoziladi, ularni muassasa arxivlariga

topshirish paytida yakunlanadi. Arxivlarga umuman tavsiflanmagan yoki talab 
darajasida tavsiflanmagan yig’majildlar topshirilgan taqdirda ularni tavsiflash ishi
muassasa yoki davlat arxiv-larida amalga oshiriladi. 

Yig’majildlarni tavsiflashdan asosiy maqsad har bir yig’majildning tarkibi 

vamazmunini aniq aks ettirish va shu asosda hujjatlarni tezda topish hamda ulardan

foydalanishni ta’minlashdan iboratdir. 
Hujjatlarni ilmiy asosda tavsiflash ularning tarkibi va mazmunini obyektiv
tarzda yoritishni taqozo etadi. Yig’majildlarni tavsiflashda differensial yondashuv 
talab qilinadi. Fondlarning qaysi kategoriyaga mansubligini e’tiborga olgan holda
ma’lumot unsurlari turli yo’llar bilan bayon etilishi zarur. 
Yig’majildlarni tavsiflashda ularga xos 

bo’lgan quyidagi asosiy belgilar aniqlanadi

va muqovasiga

yozib qo’yiladi: 

Tashkilot va uning tarkibiy qismi nomi; 
Yig’majildning nomenklatura bo’yicha indeks raqami; 

Sarlavha; 

Boshlanish va tugash sanasi; 

Varaqlar miqdori; 

Saqlash muddati; 

Arxiv shifri. 

Alohida muhim ahamiyatga ega bo’lgan hujjatlarni tavsiflash paytida qisqa
annotasiya yozish, shuningdek bu hujjatlarning asl nusxa yoki ko’chirma nusxa 
ekanligi, ularni to’laligi darajasi va yaratish usuli qayd etiladi.
Tashkilot (muassasa) va uning tarkibiy qismi nomi. Muassasaning nomi 
yig’majildni qaysi fondga mansubligini bildiradi. Muassasaning nomi to’liq
shaklda hamda qavsning ichida rasmiy tarzda qisqartirilgan holda yozilishi kerak. 
Masalan, O’zbekiston SSR Markaziy Statistika boshqarmasi (O’zSSR MSB). Agar
tashkilot (muassasa) ning nomi o’zgargan bo’lsa, muqovada uning barcha nomlari 
qayd etilishi shart (yig’majildlardagi hujjatlarda o’z aksini topgan davr davomida).
Muassasaning nomidan so’ng uni tarkibiy qismining nomi yoziladi. Bunday 
ma’lumotlarning aks ettirilishi arxiv fondi miqyosida yig’majildlarni turkumlash
ishini osonlashtiradi. 
Yig’majild indeksi. Yig’majildlarning indeksi ularning nomenklatura
bo’yicha tartib raqamini ko’rsatadi. Yig’majildlar indeksi ish yuritishda hujjatlarni 
tashkil etish tizimini aks ettiradi.