Maxsus talim vazirligi samarqand davlat universiteti

10-mavzu. Xujjatlarni sistemaga keltirish va saklash.

1. Xujjatlarni tartibga solish va uning usullari.

2. Xujjatlarni saklash, ularni tashkilotlardan olish va berish
koidalari.
3. Xujjatlarni arxivga topshirish va ularni yuk kilish koidalari.


10.1.Xujjatlarni tartibga solish va uning usullari.


Xujjatlarni tartibga solish deganda ularni nomenklaturasiga asosan guruxlash tushuniladi. Tartibga solish markazlashtirilgan ravishda amalga oshirilishi lozim. Xujjatlarni markazlashtirilmagan tarzda tartibga solish fakatgina korxona xududiy birlashmagan bulsa yoki korxona maxsus faoliyatga ega bulgandagina ruxsat etiladi.
Tarkibiy bulinmalar xujjatlarni uz mutaxassisligiga karab tartibga soladilar. SHuni yoddan chikarmaslik kerakki, xujjatlarni tartibga solish va ularni saklash ijrochilarga tavsiya etilmaydi.
Xujjatlarga bulmagan kogozlarni, koralama nusxalar, variantlar, kupaytirilgan nusxalar va kupaytirilishi kerak bulgan xujjatlar deloga solinmaydi va saklanmaydi. Tulik tuldirilmagan va xato bilan tuldirilgan xujjatlarni tugrilash va oxiriga etkazish uchun ijrochilarga kaytarib beriladi.
Xujjatlarni tartibga solishda saklash mudatlarini xisobga olish maksadga muvofikdir. Bir yigmajildning ichida saklanish muddati bir xil bulgan xujjatlar bulishi kerak. Doimiy yoki vaktinchalik saklashga oid xujjatlarni bir registrda yoki bir yigma jildda guruxlash istisno xollardagina mumkin. Masalan, agar ular bir masalani echish bilan boglik bulsa, birok ish yuritish yulining oxirida bunday xujjatlar nomentklaturasiga asosan (2 turga) ikki yigmajildga ajratiladi.
Papkaning kalinligi 20-25 mm.dan, varaklar soni 200-250 betdan oshmasligi kerak. Agar ma’lumotlar kupayib ketsa, ular aloxida-aloxida ish kogozlarga ajratib 1 bob, 2 bob deb yozib kuyiladi. Xujjatlarni tartibga solish juda katta extiyotkorlikni talab kiladi. YA’ni ilova yoki bir turdagi xujjatlarning nusxalari kabi ikkinchi darajali materiallarni tikib kuymaslik kerak. Xujjatlarni shunday tikib kuyish kerakki, uning ustxat(rezolyusiya)ni ukish mumkin bulishi kerak. Agar tikiladigan xujjatlarning chap tomoni ya’ni tikib kuyiladigan joyi kichik bulsa unga kushimcha kogoz yopishtiriladi.
Yigmajildning ichida xujjatlar xronologik tartibda, kelib tushish muddati (sanasi) tartibida, mazmun jixatdan ketma-ket tartibda yoki tizimli ravishda (masalan: korxonaning moliyaviy faoliyati xisobotiga tushuntirish xati, korxona balansi, ilova) joylashtiriladi. SHikoyat, arz bilan boglik bulgan xujjatlarni tartibga solishda kerakli shikoyatni uning muallif familiyasiga karab tezda topish uchun alfavit tartibida joylashtirish lozim. Xujjatlarni nomlashda metall tutkichli yoki bogichli yigmajildlardan kullaniladi. Ayniksa, xozirda registrlardan keng kullanilmokda. chunki ular amaliy jixatdan yigmajildlarga karaganda juda kulay. Ochilgan yigmajildga kuyidagi ma’lumotlar kursatilgan mukova asosida rasmiylashtiriladi:

(korxonaning nomi)

(tarkibiy bulinmaning nomi)

№

( bob, kism) (nomenklatura indeksi)
( sarlavxasi)

varak

s aklansin (sana)
Farmoyishli xujjatlar (buyruklar, farmoyishlar va x.k.) turlarga va xronologiyasiga (alovalari bilan birga) kura ish kogozlarda tartibga solinadi.
Rayosat xujjatlarini ikkita yigmajildga guruxlash lozim: Birinchisiga - rayosat organlarining bayonnomalari va karorlari; ikkinchisiga-majlislarga oid xujjatlar (kun tartibi, ma’ruzalar, ma’lumotnomalar, xulosalar, karorlar loyixalari va boshka xujjatlar).
Bayonnomalar xronologik va tartib rakami buyicha joylashtiriladi. Bitta yigmajildga guruxlangan, majlislarga oid xujjatlar, bayonnomalar tartib rakamlariga karab tizimlanadi. Tashabbusli xujjatlar birinchi bulib tikib kuyiladi.
YUkori organlar topshiriklarining yigmajildi tashkilotlarning faoliyat yunalishlariga karab guruxlanadi. Xujjatlar, yigmajild ichida xronologik tartibda joylashtiriladi.
SHaxsiy tarkibga oid buyruklar, asosiy faoliyatga oid buyruklardan aloxida guruxlanadi.
Rejalar, xisobotlar, smetalar ularning loyixalaridan aloxida guruxlanadi.
Fukarolarning ishni yaxshilashi tugrisidagi takliflari va arizalari ularning shaxsiy arizalaridan aloxida tartibda solinadi. Bu tugridagi xujjatlar xronologik yoki alfavit tartibida joylashtiriladi. Xar bir ariza yoki shikoyatlar va kurib chikish lozim bulgan xujjatlar aloxida guruxni tashkil etadi. Agar arizalar yoki shikoyatlar kayta kelib tushsa yoki kushimcha xujjatlar takdim etilsa, ular shu gurux xujjatlariga kushib kuyiladi.
YOzishmani deloga ukuv yoki kalendar yili davomida guruxlash lozimdir va yozishmalar xronologik ketma-ketlikda tizimlanadi: surovdan sung javob kuyiladi. Anik masala buyicha yozishma yangilanganda xujjatlar joriy yil yigmajildlariga tikib kuyiladi, bunda oldingi yil xujjatining indeksi kursatiladi.