Maxsus talim vazirligi samarqand davlat universiteti

2. Xujjatlarni saklash, ularni tashkilotlardan olish va
berish koidalari.

Ijro etilgan xujjatlar ma’lum bir tizimda saklanadi. Xujjatlar yigmajildi (delo) ni guruxlarga ajratishning eng keng tarkalgan belgilari kuyidagilar xisoblanadi:

- nominal belgi – bunda xujjatlar vazifasiga yoki nomiga kura (xisobotlar, majlis bayonlari, dalolatnomalar, buyruklar va xokazo) birlashtiradi;
- mualliflik belgisi – xujjatlar mualliflar (majlis va kengash majlis bayonlari, fan-texnika kumitasining karori va xokazo) buyicha birlashtiriladi;
- xronologik belgi – bunda xujjatlar kalendar davrlari buyicha guruxlanadi (oylar buyicha xisobotlar);
- korrespondensiya belgisi – bunda xujjatlar kelish manbalari (vazirliklar, prezident apparati va xokazo bilan yozishmalar) ga kura birlashtiriladi;
- geografik belgi - bunda xujjatlar bir shaxar yoki tumanda bulgan tashkilotlar buyicha guruxlanadi.
YUkorida bayon etilgan guruxlash belgilari bir birigi muvofik bulishi, ya’ni bir xil xujjatlar xronologik belgiga, boshkalari esa nominal belgiga kura xujjatlar yigmajildlarida joylashtirilishi kerak. Bundan tashkari, xar bir bulinmada devonxonaga topshirmasdan doimiy saklashni talab kiladigan xujjatlar uchun yigmajildlar ajratish kerak.
Xozirgi davrda xujjatlarni saklash ikki turga bulinadi:
1.Gorizontal;
2.Vertikal.
Gorizontal usulda xujjatlar ustma-ust kuyilib saklanadi. Vertikal usulda esa yigmajildlarni kitoblarga uxshab javonlarga taxlab saklanadi. Yigmajildlarning mukovasida ularni tez va oson topish uchun rakam va indekslar kuyib chikiladi. Ba’zan, mukovalarda, chapki past burchakdan boshlab ung yukori burchakkacha diagonaliga signal chizikchasi utkaziladi. Kupincha bu chizikchaga rakam va indekslar kuyiladi. Agar shkafdan birorta ish kogozi olinsa, chizikcha bulib, bir katorda turgan ish kogozlarning buzilganligi kurinib koladi. Yigmajildning ichidan biror bir xujjatning olinishi ta’kiklanadi. Ammo ba’zi istisno xollarda raxbarning yozma yoki ogzaki ruxsati bilan xujjatlar olinishi mumkin. Bu xollar belgilangan shaklda vaktinchalik kullanishi uchun xujjatni berish tugrisida (akt) dalolatnoma tuziladi. Bu tuzilgan dalolatnoma xujjatni kullanishi uchun olgan va kullanishi uchun bergan korxonalarning gerbli muxrlari bosilgan bulishi shart. Bu dalolatnoma xujjat chikarilgan erga kuyiladi va xujjat kaytarilgunga kadar usha erda saklanadi. Dalolatnoma xujjat kaytishi bilan yuk kilinadi. Xujatlar fakat xukukli kishilargagina beriladi va muddati tugagan kuni bulinmalardan olib chikib ketish fakat raxbar xodimning yozma ruxsati bilan amalga oshiriladi.
Xujjatlarni vaktincha foydalanish uchun beriladigan
DALOLATNOMA
Sana_____________
Xujjatni topshirgan korxonaning nomi va manzili_____ _______________________________________________________

Nima maksadda berilgan ___________________________ _______________________________________________________

Asos_______________________________________________
Kaytarish muddati ___________________________________
Êóéèäàãè õóææàòëð áåðèëãàí ___________________________
_______________________________________________________

¹ ò/í	Õóææàò ñàðëàâõàñè	éèë	Âàðàêëàð ñîíè	Ýñëàòìà

Âàêòèí÷àëèê êóëëàø ó÷óí æàìè ____________________ ___________________________________________áåðèëìîêäà
(son va kavs ichida suz bilan)

Topshirildi __________________________(lavozimi, imzo)

Kabul kildi___________________________(lavozimi, imzo)