Maxsus talim vazirligi samarqand davlat universiteti

3. Xujjatlarni arxivga topshirish va ularni yuk kilish
koidalari.

Kalendar yilining tugashi bilan, lekin kelgusi yilning birinchi apreligacha ish yuritishning joriy davrdagi delolari korxona devonxona ga topshiriladi. Agar devonxonada saklash mudati davomida tashkilot yoki uning tarkibiy yangi va eski nomi xujjatlarga yozib kuyiladi.

Xar yili xujjatlarni ekspertizadan utazish uchun korxona raxbariyati tomonidan ekspert komissiyasi tuziladi. Bunday nazoratda xujjatlarning amaliy jixatdan butligi urganiladi. Bu ekspert komissiyasiga korxona tarkibiy bulinmasidan malakali ishchilar tanlab olinadi va ularning soni uchtadan kam bulmasligi kerak. Komissiyaning raisi kilib korxona raxbariyatidan bir kishi tayinlanadi. Xujjatlarni nazorat kilishda biron-bir kiyinchilik tugilsa mutaxassislar va maslaxatchilar jalb kilinadi. Ekspert komissiyasi karori korxona raxbariyati tomonidan tasdiklanadi.
Xujjatlarni uzok va kiska muddatda saklanishini yoki muddati tugagan xujjatlarni yuk kilishga berilishini saralash korxona xodimlari tomonidan amalga oshiriladi. Xujjatlarni, fakat yigmajildlarning mukovasidagi sarlavxasiga karab saralash tavsiya etilmaydi.
Korxona xujjatlar ruyxati tasdiklanmasdan turib biron bir xujjatni yuk kilish ga xakki yukdir. Agar korxona uzining faoliyati jarayonida davlat devonxonasiga xujatlarni topshirishni loyik kurmasa, u xolda devonxona idorasi, yukori tashkilot tashabbusi bilan yoki korxonaning iltimosiga binoan xujjatlarni uzi mustakil yuk kilishga xukuk berish masalasini kurib chikadi va ruxsat etadi.
Yuk kilishga ajratilgan xujjatlarga dalolatnoma tuziladi va bu dalolatnomaga ekspert komissiya a’zolari imzo chekib, korxona raxbariyati uni tasdiklaydi. Yuk kilinishi lozim bulgan xujjatlar ularga taallukli bulgan nazorat-xisobot kartochkalari bilan birga joylagan xolda ikkinchi darajali xom-ashyo tayyorlash idoralariga yoki kogozni kayta ishlash tashkilotlariga topshiriladi. Topshirish, yigmajildlarning soni va kabul kilingan makulatura ogirligi kursatilgan kabul kilish-topshirish yuk xati orkali rasmiylashtiriladi.
Xujjatlarni tartibga solish va ularni saklash xukukiy va amaliy jixatdan katta maxorat talab kiladi. SHuning uchn xar bir xujjatni saklashda, tartibga solishda, ularni tuldirishda va umuman xujjat bilan ishlaganda ma’lum bir ma’naviy etuklikka erishgan bulishi kerak.
Xozirgi Uzbekiston uz mustakilligiga erishgandan sunggi davrda asosiy muammolardan biri bu ayrim, korxona, muassasalarda xali xam xujjatlarning rus tilida tuldirilayotganidir, vaxolangki uzbek tilining dalat tili deb e’lon kilinganiga mana bu yil 13 yil tuldi. Demak xujjatlar namunadagidek kabi uz tilimizda tuldirish va rasmiylashtirish lozim.
Xulosa
Xujjatlarni tartibga solishda saklash mudatlarini xisobga olish maksadga muvofikdir. Bir yigmajildning ichida saklanish muddati bir xil bulgan xujjatlar bulishi kerak. Doimiy yoki vaktinchalik saklashga oid xujjatlarni bir registrda yoki bir yigma jildda guruxlash istisno xollardagina mumkin. Masalan, agar ular bir masalani echish bilan boglik bulsa, birok ish yuritish yulining oxirida bunday xujjatlar nomentklaturasiga asosan (2 turga) ikki yigmajildga ajratiladi.
Papkaning kalinligi 20-25 mm.dan, varaklar soni 200-250 betdan oshmasligi kerak. Agar ma’lumotlar kupayib ketsa, ular aloxida-aloxida ish kogozlarga ajratib 1 bob, 2 bob deb yozib kuyiladi. Xujjatlarni tartibga solish juda katta extiyotkorlikni talab kiladi. YA’ni ilova yoki bir turdagi xujjatlarning nusxalari kabi ikkinchi darajali materiallarni tikib kuymaslik kerak. Xujjatlarni shunday tikib kuyish kerakki, uning ustxat(rezolyusiya)ni ukish mumkin bulishi kerak. Agar tikiladigan xujjatlarning chap tomoni ya’ni tikib kuyiladigan joyi kichik bulsa unga kushimcha kogoz yopishtiriladi.
Yigmajildning ichida xujjatlar xronologik tartibda, kelib tushish muddati (sanasi) tartibida, mazmun jixatdan ketma-ket tartibda yoki tizimli ravishda (masalan: korxonaning moliyaviy faoliyati xisobotiga tushuntirish xati, korxona balansi, ilova) joylashtiriladi. SHikoyat, arz bilan boglik bulgan xujjatlarni tartibga solishda kerakli shikoyatni uning muallif familiyasiga karab tezda topish uchun alfavit tartibida joylashtirish lozim. Xujjatlarni nomlashda metall tutkichli yoki bogichli yigmajildlardan kullaniladi. Ayniksa, xozirda registrlardan keng kullanilmokda. chunki ular amaliy jixatdan yigmajildlarga karaganda juda kulay.