Maxsus talim vazirligi samarqand davlat universiteti

Tayanch iboralar:
Tartibga solish, nomenklatura, maxsus faoliyat, rasmiylashtirish, statistika xisobi, planlashtirish, moddiy texnika, ta’minot, ijro kilish, kirim korrespodensiyasi, ish yurituvchi, bulim raxbari, devonxona xodimi.
Savollar:

1. 
   Nima sababdan xujjatlar tartibga solinadi?
   
2. 
   Yigmajildga kanday xujjatlar kiritiladi?
   
3. 
   Rayosat xujjatlar kanday xujjatlar va ularga misol keltiring.
   
4. 
   SHaxsiy yigmajildga xujjatlar kanday tartibda joylashtiriladi?
   
5. 
   Ijro etilgan xujjatlar kanday saklanadi?
   
6. 
   Xujjatlar kachon yuk kilinadi?
   

Asosiy adabiyotlar
1.Gulomov S.S., Axmedov D.K. Kichik va xususiy tadbirkorlik asoslari. T.2002
2. Ish yuritish asoslari. Toshkent . Ukituvchi. 2003.

3. 
   Xozyaystvennыe dokumentы. Sbornik dogovorov. M. 2004.
   

11 -mavzu. Xujjatlarni ruyxatga kuyish va
bajarilishini nazorat kilish.

1. Xujjatlarni ruyxatga kuyishni tashkil etilishi.

2. Xujjatlar ijrosini nazorat kilish.
3.Xujjatlarni kayd kilishning jurnal shakli.


1. Xujjatlarni ruyxatga kuyishni tashkil etilishi.

Xujjatlarni ruyxatga kuyishning asosiy maksadi ish yuritishni tugri yulga kuyish va uz vaktida foydalanish uchun kiynalmasdan topishdir

Mana shu ruyxatga olingai xujjatlar tartib bilan alfavit xarflari asosida belgilab kuyiladi va ular istalgan vaktda olinib kerakli masalalarni xal kilishda kul keladi
Uning asosiy vazifalaridan biri fukarolar tomonidan kabul kilingan xujjatlarni ya’ni aytish mumkinki, biror bir maksad va vazifa bilan xujjat topshirmokchi bulgan shaxsning xujjatlarini ularni ruyxatga olish joyida ya’ni usha yukorida aytilgan munshiyxona (kanselyariya) bulimida fukarolar tomonidan topshirilgan asosiy dalil sifatida asrab turish va zarur vaktda ya’ni biror bir sabab bilan ish yuritilganda ruyxatga kuyilgan xujjatlardan ma’lum ma’noda tugri xolatda foydalanishdan iboratdir.
Ularning asosiy koidalari esa xali ruyxatga olinmagan xujjatlarni tugri yoki xatoligini tekshirib, xujjat egalariga tugri yul-yuriklar ya’ni maslaxatlar berishdan va mana shu ruyxatga olingan xujjatlarni unga biriktirilgan shaxs tomonidan doim nazorat kilishni yulga kuyishdan iborat.
YAna bir asosiy vazifasi belgilangan vaktdan utganda ularni arxivlarga topshirish va arxivdagi xujjatlarni doim nazoratda bulishini ta’minlashdan iborat.
Ish yuritish xolatini yaxshilash uchun ish yuritish bulinmalarini (umumiy bulimlar, devonxonalar, kotiblar va xokazo) tashkil kilishni yaxshilash, lavozimlarning anik nomenklaturasini, turli kategoriyadagi korxona va muassasa uchun lavozimlar soni normativlarini ishlab chikish lozim.
Ish yuritish soxasida mexnat unumdorligini oshirish xujjat tuzish va ishlash, shuningdek, axborot olish jarayonlarini mexanizatsiyalash yuli bilan amalga oshirilmogi kerak. Xujjat ustida ishlashning kupgina jarayonlari uchun texnika vositalari mavjud.
Respublikamizda keyingi paytlarda kompyuterlar bilan ishlash yaxshi yulga kuyilmokdi va shu bilan birga internet orkali chet el tajribalaridan foydalanilgan xolda axborotlarni uzatish, xatlarni junatish, fikr almashinish xattoki shartnomalar tuzish ishlari xam amalga oshirilmokda.
SHu sababli korxonalarning xar bir bulimlarida kompyuterlarga extiyoj ortib bormokda. Ilgari kerakli xujjatlarni turli xil kataloglardan kidirib topib, shaxs egalariga topshirguncha ancha vakt sarflanardi. Xozir esa xujjatlar, ish kogozlari, shartnomalar va boshka xil xujjatlar kompyuterga yuklanib arxivning kaysi katorida kaysi xujjat saklanishini osonlik bilan topish mumkin. Bu esa uz navbatida vaktni va kogozni tejashga olib kelmokda.
Xujjatlar olingan yoki tuzilgan paytdan boshlab, ularning ijrosi yoki jo‘natilishi yoki ishga tikib ko‘yilishiga olib borilgan faoliyat tashkilotning xujjat bilan ish yuritish davrini tashkil kiladi.
Tashkilotga kirib kelgan, shu jumladan, xisoblash texnika-lari vositasida tayyorlangan xujjatlarga birlamchi ishlov be-riladi, ya’ni dastlabki ko‘zdan kechirilishi ro‘yxatga olinishi raxbarning tanishib chikishi va bajaruvchilarga yuborilishi shular jumlasidandir.
Kabul kilingan xujjatga ro‘yxatga olish shtampi bosiladi. "SHaxsan" belgisi bilan jo‘natilgan xujjatlar ochilmasdan mo‘ljallangan shaxsga yoki jamoa tashkilotlarita topshiriladi.
Xujjatlarni dastlabki ko‘zdan kechirishdan maksad ularni raxbarlar tomonidan tanishib chikishlari zarurligini aniklash, tarkibiy bo‘linmalar va mas’ul bajaruvchilarni belgilashdir. Dastlabki ko‘zdan kechirish orkali tashkilot lavozimlari o‘rtasida vazifalar taksimoti asosida xujjatni bo‘linmalar bo‘yicha taksimlanadi.
Mansabdor shaxslar yoki bo‘limlar nomiga jo‘natilgan xujjatlargacha dastlabki ko‘zdan kechirmasdan egalariga beriladi.
Fukarolarning takliflari, arizalari va shikoyatlari, fukarolar xoxishiga karab bo‘limlarga bo‘lishi mumkin.
Davlat organlari va yu?ori tashkilotlardan kelgan va kor-xona faoliyatiga boglik masalalarga tegishli, xujjatlar albatta raxbarga ko‘rib chikish uchun takdim etiladi.
Kolgan barcha xujjatlar, ko‘zdan kechirilgandan keyin, baja-ruvchilarga takdim kilinadi. Olingan xujjatni o‘sha kuni yoki xujjat ish vaktidan ta-shxari paytda olingan bo‘lsa, birinchi ish kunida ishlab chikilib bajaruvchilarga beriladi.
Xujjat bir necha tarkibiy bo‘linmaga jo‘natilgan bo‘lsa,
bo‘linmalar uni navbat bilan ko‘rib chikadilar yoki nusxalari
tarkatilib bir paytda beriladi. Xujjatning asl nusxasi, raxbarning munosabat belgisida familiyasi birinchi o‘rinda ko‘rsatilgan xodimga beriladi.
Xujjatlarning tashkilot ichidagi xarakati tarkibiy bo‘linmalar inspektorlari (kotiblar) tomonidan yoki xujjat ta’minoti xizmatining mas’ul xodimlari tomonidan yuritiladi. xujjatlar ro‘yxatga olingani xakidagi belgi bilan topshiriladi.
Tashkiliy xujjatlar sonini xisobga olish, tashkilotning barcha tadbirlari katorida, xujjatlar yuritilishini, takomillashtirish uchun olib boriladi.
Tashkilotdagi xujjatlar to‘lik yoki terma (tarkibiy bo‘lin-malar yoki guruxlar bo‘yicha) xisobga olinadi. Fukarolar tomonidan kilingan takliflar, arizalar va shikoyatlar aloxida xisobga olinadi. Xujjatlar mikdorini xisoblashda xar bir nusxasi, shu jumladan ko‘paytirilgan va kompyuterda terilgan xujjatlar xisobga olinadi. Xujjatlar xisobi aloxida daftarga kiritiladi.
Xisobi yuritilishi, bajarilishi va turli maksadlarda ma’lumot olish uchun foydalanishi (farmoyish tusidagi rejalashtirish, xisobot, statistik, moliyaviy va xokazo) lozim.
Ko‘zda tutilgan va tashkilotning ichki extiyojlari uchun tuzilgan, shuningdek, boshka tashkilotlarga yuboriladigan va yukori turuvchi organlardan, kuyi korxonalardan, boshka tashkilotlardan va aloxida shaxslardan olinadigan barcha xujjatlar ro‘yxatdan o‘tkaziladi.
Tashkilotda xujjat bir marotaba: kirib kelgan xujjatlar - kabul kilingan kunda, tuzilgan xujjatlar imzo ko‘yilan yoki tasdiklangan kunda ro‘yxatdan o‘tkaziladi. Ro‘yxatdan o‘tkazilgan xujjatlarni bir bo‘linmadan boshka bo‘linmaga o‘tkazilishida takroran ro‘yxatdan o‘tkazilmaydi.
Xujjatlar nomlari va mazmuni bo‘yicha guruxlarga bo‘linib ro‘yxatdan o‘tkaziladi. Masalan, tashkiliy raxbarning asosiy faoliyat bo‘yicha buyruklari, xodimlar bo‘yicha buyruklari, xisobotlar, kuyi tashkilotlar xay’atining karorlari, moliya-xo‘jalik faoliyati bo‘yicha taftish dalolatnomalari, xisobotlar, kuyi tashkilotlarning ishlab chikarish rejalari, moddiy-texnika ta’minoti bo‘yicha ro‘yxatga olinadi. Ro‘yxatga olish tartib rakamlari xar bir gurux bo‘yicha aloxida yuritiladi.
Kabul kilib olingan va tuzilayotgan xujjatlar ularni tuzish va bajarish joylarida ro‘yxatdan o‘tkaziladi. Masalan, rejalashtnrish bo‘limida - rejalashtirishga taallukli xujjatlar, xay’at karorlari - kotibiyatda va xokazo.
Xujjatlarni ro‘yxatga olishda kartochkalar yuritiladi. (Kartochkalar nusxasi 81-83 ilovalarda ko‘rsatilgan).
Xujjatlarni ro‘yxatga olinishini avtomatlashtirilishiga o‘tishi uchun imkon yaratish maksadida, ro‘yxatga olish kartochkasida majburiy yozilishi shart bo‘lgan rekvizitlar belgilab kuyilganiga kuyidagilar kiradi: muallif (muxbir) xujjat turining nomi, xujjat sanasi, xujjat indeksi, sarlavxa yoki kiskacha mazmuni, munosabat belgisi, bajarilish muddati, bajarilganligi to‘grisida kiskacha yozuv, xakikatda baja-rilganligi xakidagi javob xujjatining indeksi, ish sanasi).
Fukarolarning taklif, ariza va shikoyatlari belgilangan shakldagi ro‘yxatga olish nazorat kartochkalarda ro‘yxatga olinadi.
Xujjatlarni ro‘yxatga olish nusxa olish, ko‘paytirish apparatlari va xisoblash texnikalari, kompyuter yordamida amalga oshirilishi mumkin.

3.