Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Простые стандарты
Мы не настаиваем ни на одной из вышеупомянутых техник, но с
входящей информацией можно работать более эффективно, чем это
делает большинство людей.
Направляйте поступающие данные специалистам. Конечно, вы
можете делегировать вашим специалистам все поступающие вопросы.
В этом случае вам понадобится сообщить заинтересованным лицам,
что их дела теперь направляются прямо к тому, кого вы назначили.
Ожидайте, что придется повторить эту новость один или два раза.
Привычки людей стойки, но вам нужна свобода, чтобы
сосредоточиться на документах, которые действительно требуют
вашего внимания.
Заниматься поступившим документом только один раз?
Человеческая комедия
Один начальник по-настоящему не доверял правилу «занимайся
документом один раз». Он всегда говорил: «Брать в руки бумагу
только один раз? Тогда это туалетная бумага!»

---

В отношении работы с простыми документами мы согласны с этим
правилом. Но не каждый документ прост. Некоторые из них нужно
проанализировать, обсудить, согласовать и переделать много раз,
прежде чем будет заключена сделка. Возможно, очень разумно какое-
то время держать такой документ под рукой. Но он не должен стать
обузой. Вот как еще один из прежних начальников Пэт, президент
бостонской обучающей компании, работал с входящими документами.
Он записывал свои реакции на полях входящих писем и предложений.
Его теория экономии времени была такова:
Никогда не читай служебную записку или предложение дважды.
Сразу же улавливай их смысл и свою реакцию. Затем, даже если
необходимо обдумывать решение в течение часов или дней, нет
нужды перечитывать оригинал. Вы уже двигаетесь дальше.
В чем дополнительная польза? Сотрудники всегда могли следить за
откровенно изложенным ходом мысли своего шефа. Его пример много
дал им для понимания, как принимать решения. Записывая свои
реакции, начальник Пэт учил команду рассуждать о проблемах и
предложениях, помня об интересах компании.