Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Экономьте время при чтении текущих отчетов
Несколько лет назад Алек Маккензи посетил исполнительного
директора крупной европейской консалтинговой компании. У этой
организации десятки филиалов и ассоциированных предприятий,
поэтому количество текущих проектов ошеломляло. На самом деле
боковой стол исполнительного директора ломился от груза отчетов,
сформированных с помощью компьютера, и соответствующих
исследований, распечатанных на десятках страниц.
Алек спросил:
– Вы действительно читаете все это?
– Боже, конечно, нет, – ответил исполнительный директор. –
Большая часть этого – обновление отчетов прошлой недели. Вы
заметили, где расположены эти отчеты? Прямо над мусорной
корзиной!
Директор не только пошутил – он еще и подстраховывал свои
требования «должной старательности», ведь при необходимости у него
под рукой имелся полный отчет. При этом он настаивал на том, чтобы

---

сопроводительная записка к каждому отчету удовлетворяла двум
требованиям:
• выделить важные изменения;
• подчеркнуть любые рекомендации, нуждающиеся в его
одобрении.
Если в ваши задачи входит просмотр и одобрение отчетов,
подготовленных вашими коллегами, просите их размещать краткое
содержание на первой странице всех предложений и исследований.
Для многих руководителей это резюме – единственная страница,
которую они читают. Обучите своих сотрудников делать это
правильно.
Живые голоса
Вот как Роджер Нис, региональный менеджер в Медицинском
институте Говарда Хьюза, задает стандарты управления собственной
бумажной волокитой:
Я читаю входящие электронные сообщения и документы
большими порциями и сразу же предпринимаю какие-либо
действия. Вот каков мой режим работы:
• выбросить, если не представляет интереса;
• ответить, если написано доходчиво;
• затем сохранить и запрос, и мой ответ;
• передать документ на рассмотрение стороне, которая должна с
ним дальше работать.
Я стараюсь использовать правило «прикасайся к документу
только один раз», когда это целесообразно. Я без промедления
читаю и обрабатываю документ.