Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Приведите в порядок корпоративные документы
Мы уже знаем, что компьютеры не уменьшают количество
документации, а наоборот, производят ее в больших объемах, улучшая
ее вид и делая это быстрее, чем прежде! Это выматывает даже
аккуратных менеджеров.
Алек Маккензи рассказывал, как одно отделение большой
организации 
провело 
кампанию 
по 
наведению 
порядка,
единовременно устранив 10 тонн бумаги.
Калифорнийская ассоциация спросила более 900 начальников
отделов персонала, сколько времени они посвящают текущей
бумажной работе. По оценкам более половины опрошенных – от
одного до трех часов в день. Теперь они обрабатывают большую часть
данных с помощью компьютера.
Тем не менее, вам, возможно, удастся понять, создается ли в
результате работы вашей организации еще больше данных – на бумаге
или в режиме онлайн. Копии отчетов, служебные записки и длинные
приложения обычно широко распространены, но никто не задается
вопросом, нужны ли они. Все данные необходимо сохранять (то есть
архивировать с помощью устройств хранения) на накопителях, дисках
или в архивах и хранилищах, находящихся вне предприятия. Все они
удобны, но не бесплатны.
Прямо сейчас взгляните на свой офис. У вас может быть самое
новое и самое великолепное оборудование и программное
обеспечение, но если ваша компания не заключила соглашение об
отходе от бумажного делопроизводства, шкафы для хранения
документов продолжат свое наступление, и их количество станет
увеличиваться. Большинство исследователей считают, что по

---

прошествии первого года сотрудники обратятся лишь к 5–15
процентам папок. Насколько давние папки вы храните? Сколько
дорогостоящей площади они занимают?
Проверяйте входящие бумаги, соблюдайте умеренность в
их архивировании
Существует легенда, что медиамагнат и основатель холдинга Hearst
Corporation Уильям Херст никогда не отвечал на свою почту. Он
утверждал, что спустя две недели люди либо приходили сами, либо
звонили ему, либо писали второе письмо. Затем он ждал еще две
недели, прежде чем дать ответ. (Правда, он был необычайно
независимой личностью.)
Мы также знаем генерального директора компании Fortune 500,
который использует то, что сам называет «шкафом 90 дней». Вся его
корреспонденция отправляется в этот шкаф, чтобы «дозреть». Это не
«напоминалка»… Он удивляется, насколько малая доля содержимого
этого шкафа имеет какое-либо значение спустя 90 дней.