Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Экономия времени для обеих сторон
Отводя время на то, чтобы лично поработать со звонками,
убедитесь, что сочетаете краткость с вежливостью. Обычный
телефонный разговор длится шесть минут, хотя большинство
сотрудников понимают, что могли бы справиться с входящим звонком
за две минуты, будь они более эффективными и будь с самого начала
задан верный тон разговора. (В ближайший насыщенный работой день
определите длительность звонков с помощью компьютера или
обычного таймера. Это поможет вам определить их типичную
продолжительность.)
Самое важное в телефонной беседе – первое предложение, которое
задает тон и не дает ей превратиться в болтовню. Поскольку
большинство служащих склонны отвечать на вопросы, то вы можете
использовать эту тенденцию для экономии времени. Во-первых, если
звоните вы, то начните с правильного вопроса. Не надо первым делом
говорить: «Привет, Луиза. Как погода в Сиэтле?»
Начните прямо: «Привет, Луиза. Это Джефф. Я знаю, что ты занята,
но у меня есть один небольшой вопрос о контракте с Rialto. Хорошо?»
Таким образом, даже если Луизе сейчас хотелось бы поболтать, она
сначала сосредоточится на контракте. Если потом вы станете болтать о
погоде или семье, пусть это будет по обоюдному желанию.
Точно так же, если вам звонит партнер по бизнесу, сначала
поговорите о делах. Не начинайте со слов: «Рад тебя слышать, Чак.
Как прошел отпуск?»
Вместо этого скажите: «Рад тебя слышать, Чак. Чем я могу тебе
помочь?»
Используйте убедительные приветствия в голосовой
почте

---

Когда мы проводили серию семинаров, посвященных приоритетам,
для NASA, нам понадобилось позвонить менеджеру по качеству
(превосходный лидер, который знал, как заставить свою команду
сосредоточиться).
Мы никогда прежде не звонили ему, и его телефонное приветствие
нас удивило:
– Доброе утро, – начал он приятным голосом, затем представился и
продолжил: – Пожалуйста, оставьте свое сообщение. У вас есть
тридцать секунд.
Это тридцатисекундное ограничение по времени привело нас в
замешательство. Набросав свое послание, мы засекли время, чтобы
понять, как долго его произносить, и, перезвонив, оставили его этому
менеджеру. Его ответ был так же краток. Как он был прав! В конце
концов, совсем скоро должен состояться еще один пилотируемый
полет. Его команда была занята.