Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Почему вас должен интересовать отбор звонков?
Возможно, вы думаете: «Я не занимаю высокий руководящий пост
и не могу ожидать, что мне окажут услугу отсеивания звонков». Это
справедливо в отношении специалистов и менеджеров среднего звена.
Маловероятно, что у них есть постоянный доступ к услугам
обученного помощника. Но подумайте о следующем: вам может

---

понадобиться подобная помощь коллеги, чтобы подстраховать вас в
некоторых случаях. Он станет использовать ту же дипломатию, что и
профессиональные референты.
Качественно оказанные услуги экономят время
Секретари-референты обладают многолетним опытом точной
оценки приоритетности звонков. Обратите внимание, как Вики
Фарнсворт и ее коллеги работают на команду директоров и врачей.
Технология здесь слуга, а не хозяин.
Живые голоса
Вики Фарнсворт, секретарь-референт в компании HealthAlliance
Hospitals, рассказывает:
Что касается звонков, я использую как голосовую почту, так и
определитель номера вызывающего абонента, поэтому мне
прекрасно видно, кто звонит, и я знаю, может ли этот человек
подождать. Чтобы помочь, я, конечно, перезваниваю в назначенное
время, но необязательно сразу же. Для назначения собраний мы,
секретари-референты, используем конференц-связь, поскольку
расписание работы врачей очень плотное. Мы с коллегами-
помощниками, находящимися в университетском городке или за его
пределами, одновременно просматриваем календари cвоих
руководителей и ищем доступные промежутки времени. Это спасает
нас от траты времени на потоки электронных писем. Так мы быстро
приходим к согласию.
Изо дня в день улучшать оказание «живых» услуг
В наши дни секретари-референты так же редки, как снежные
барсы, и работают они в основном на директоров высокого ранга. Но
вы можете договориться с коллегой и страховать друг друга, если
самый плотный трафик у вас приходится на разное время. Допустим,
вы лихорадочно трудитесь в начале месяца, а его основная нагрузка
приходится на конец месяца. Вам может понадобиться «живая
подстраховка», если случится что-то непредвиденное (отмена проекта
или введение новой услуги).
ОСТОРОЖНО: если в периоды интенсивного трафика вы
полагаетесь на устройства, устанавливающие обратное соединение,

---

или на голосовую почту, то ваши неудовлетворенные клиенты будут
склонны удваивать свои усилия, многократно используя телефон и
электронную почту, до тех пор пока вы не сдадитесь или ваша система
не сломается. Найдите более удачные подходы. Множество небольших
улучшений, сведенных воедино, помогут мастерски отвечать на
звонки.