Hyperfocus

Never attend a meeting without an agenda.
Ever
. A meeting without an agenda is a 
meeting without a p
urpose. Whenever I’m invited to a meeting without an 
agenda, regardless of whom it’s with, I’ll ask for the objective. Very 
frequently, whoever scheduled it will find that the purpose can be 
accomplished with a couple of emails or a phone call. Push back on any 
meeting without an agenda
—your time is too valuable. 

Question every recurring meeting on your calendar.
We often fail to question the 
value of routine meetings. Sift through the next month or two on your 
calendar, and consider which recurring meetings are truly worth your time 
and attention. Some may be more valuable than they seem on the surface, 
especially when they enable you to connect and learn more about what your 
team is doing, but just as many aren’t. Some may be difficult to get out of, but 
taking a few minutes to gracefully ease your way out will save 
hours
later on. 

Challenge the attendance list. 
Does everybody invited need to be there? The 
answer is usually no. If you’re a manager or team leader, or just want to save 
someone time, let ce
rtain participants whose presence isn’t critical know that 
while they’re definitely welcome, their attendance is optional if they have 
something else important to work on. 

Hyperfocus on meetings.
Engaging can be tough when meetings consume more 
of your time than they do your attention and energy. But if you do decide a 
meeting is worth attending, or you can’t get out of it, enjoy it! Leave your 
phone or your computer behind and focus on what everyone is saying, 

---

- 92 - 
contribute what you can, and whenever you can, help move things along so 
that everyone can leave early. You may end up getting a lot of value out of 
the meeting after all. 
Some of the best productivity strategies you’ll adopt will seem obvious in hindsight, 
and I’d include the above suggestions in that category—each of them is a matter of 
common sense. However, the great benefit of any productivity book (though, granted, 
I’m a bit biased) is that it allows you to step back from your work to notice what you 
could be doing differently. As the saying goes
, common sense isn’t always common 
action.