Hyperfocus

Use the five-sentence rule.
In order to save your time and respect your email 
recipient’s time, keep each message you write to five sentences or less, and 
add a note to your email signature explaining that you’re doing so. If you feel 
the urge to write anything longer, use that as an opportunity to pick up the 
phone. This may save you from engaging in an unnecessarily protracted 
email exchange. 

Wait before sending important messages.
Not every email is worth sending 
immediately
—this is particularly true when you find yourself in an emotionally 
charged state when drafting a reply. Some responses, you might ultimately 
decide, aren’t worth sending at all. For important messages, heated 
exchanges, or emails that require more thought, give yourself time to 
respond
—and let your mind wander to let new, better, and more creative 
ideas rise to the surface. 

---

- 91 - 
However we deal with it, email remains one of the most stressful elements of our 
work. One study that had participants go without email observed that after a period of 
just 
one week
, their heart-rate variability changed as they became significantly less 
stressed. The subjects interacted more often with people, spent longer working on 
tasks, multitasked less, and became much more focused. The absence of email allowed 
people to work slowly and more deliberately. When the experiment ended, participants 
described the experience as liberating, peaceful, and refreshing. While it would be 
impossible to get rid of email completely, try the tactics above and experiment with what 
works best for you. 
Meetings 
After email, meetings are one of the biggest distractions we face throughout the day. 
They also consume an inordinate amount of time. A recent study found that, on 
average, knowledge workers spend 37 percent of their time in meetings
—which means 
that if you work an eight-hour day, you typically spend three hours daily in meetings. 
Meetings are remarkably costly
—gather even a small group of people in a 
conference room for an hour, and you can easily lose an entire 
day’s worth of work. 
That’s not counting the time it takes everyone to switch his or her attention to and from 
what’s being discussed. There’s nothing inherently wrong with such gatherings, but 
pointless meetings are one of the largest productivity drains in the modern office. 
Here are four of my favorite ways to reel in the number of meetings you attend and 
make the ones you do take part in more productive: 
