Fundamentals of Management, 8th ed

Information Systems

Advances in IT have made it increasingly easy for managers to

use many different kinds of information systems. In this section, we discuss the most

common kinds of information systems used by businesses today.

Transaction-processing systems (TPSs)

are applications of information processing

for basic day-to-day business transactions. Customer order taking by online retailers,

approval of claims at insurance companies, receipt and confirmation of reservations by

airlines, payroll processing and bill payment at almost every company—all are routine

business processes. Typically, the TPS for first-level (operational) activities is well

defined, with predetermined data requirements, and follows the same steps to complete

all transactions in the system.

Systems for knowledge workers and office applications support the activities of both

knowledge workers and employees in clerical positions. They provide assistance for data

processing and other office activities, including the creation of communications docu-

ments. Like other departments, the information systems (IS) department includes both

knowledge workers and data workers. Systems for operations and data workers make sure

that the right programs are run in the correct sequence, and they monitor equipment to

ensure that it is operating properly. Many organizations also have employees who enter

data into the system for processing. Knowledge-level and office systems are also increasingly

widespread. The widespread availability of text processing, document imaging, desktop

publishing, computer-aided design, simulation modeling, and similar tools has increased

the productivity of both knowledge and office workers. Desktop publishing combines

graphics and word-processing text to publish professional-quality print and web docu-

ments. Document-imaging systems can scan paper documents and images, convert them

into digital form, store them, retrieve them, manipulate them, and/or transmit them to

workstations throughout the network, all without generating any additional paper.