10-mavzu. Hujjatlar ustida ishlash tartiboti Reja

10-mavzu. Hujjatlar ustida ishlash tartiboti
Reja

1. 
   Hujjatlarni ro’yxatga olish.
   
2. 
   Hujjatlarni ijrosini nazorat qilish
   
3. 
   Hujjatlarni tizimlashtirish.
   

Tayanch iboralar: Hujjat, tashkilot, yig’majild, devonxona, jo’natma hujjatlar ichki hujjatlar, arxiv, tizimlashtirish.
Tashkilotga kelgan hujjat harakatda bo’ladi - ko’chgan ma’noda aytsak "yuradi"'.Bu harakat hujjat kelgan yoki tuzilgan paytdan boshlab , to ijrosi bajarilib , yig’majildga yuborilishi yoki topshirilishigacha bo’lgan jarayonni qamrab oladi .
Hujjatlar oqimini uch turga ajratish mumkin :

1. 
   Olinma hujjatlar - boshqa tashkilotlardan keladigan hujjatlar.
   
2. 
   Jo’natma hujjatlar - boshqa tashkilotlarga yuboriladigan hujjatlar.
   
3. 
   Ichki hujjatlar - tashkilotning ichida tuzilib boshqaruv jarayonida xodimlar tomonidan foydalanigan hujjatlar.
   

Olinma hujjatlar quyidagi jarayonlardan o’tadi:

• 
  qabul qilish
  
• 
  dastlabki ko’rib chiqish
  
• 
  qayd yetish
  
• 
  raxbar tomonidan ko’rib chiqish
  

Hujjatlarni qabul qilish va dastlabki ishlash markazlashtirilgan xolda ishlar boshqarmasi , umumiy bo’linma , devonxona yoki kotib tomonidan amalga oshiriladi.
Hujjatlar solingan jild yoki paket olinar yekan , ular xuquqiy jixatdan qanchalik to’g’ri rasmiylashtirilganligi,ularga ilovalar bor - yo’qligi tekshirib ko’riladi,so’ng ochiladi. Hujjatlar yetishmasligi yoki yaroqsizligi aniqlanganda , ikki nusxada dalolatnoma tuziladi. Ulardan biri devonxonada qoladi ikkinchisi hujjat kelgan tashkilotga jo’natiladi.
Jo’natilayotganda qaytarilish sababi ko’rsatilib, ilova xat yoziladi. Adashib kelgan hujjatlar, hujjatga birga kelgan konvertni ilova qilgan xolda, belgilangan joyiga yangi konvertda junatiladi. Kelib tushgan hujjatlar konvertlari junatuvchining manzilini,hujjatning jo’natilgan va olingan vaqti faqat konvert bo’yicha aniqlash mumkin bo’lgan xollarda yo’q qilinmaydi.
Hujjatlar devonxonada dastlabqi ko’ruvdan utqazilayotganda bevosita tashkilot raxbari ko’radigan hujjatlar aloxida ajratiladi. Bunday hujjatlarga tashkilot faoliyatining asosiy masalalari bo’yicha⁴ axborotlar mavjud bo’lgan va raxbariyat qarorini talab yetuvchi hujjatlar, xususan O’zbekiston Ruspublikasi Prizidenti devoni, O’zbekiston Ruspublikasi Vazirlar Maxkamasi va Yuqori tashkilotlardan olingan hujjatlar kiradi. Qolgan hujjatlar raxbar o’rinbosarlariga ular o’rtasida vazifalarning taqsimlanishiga muvofiq yo’llanadi.
Junatma hujjatlarii ishlash va junatish amaldagi pochta qoidalariga muvofiq , markazlashtirilgan xolda devonxona tomonidan bajariladi. Konvertga joylashtirishdan avval hujjatlarning to’g’ri rasmiylashtirilganligi, ilovaning borligi va bus - butunligi tekshiriladi.
Junatish uchun tayerlangan hujjatlar o’sha kunning o’zida yoki kelgusi ish kunidan kechiktirmasdan ishlatilishi va junatilishi kerak. Ichki hujjatlar tarkibiy bo’linmalardagi tegishli mas’ul shaxslarga qaydnoma daftariga imzo chektirilgani xolda yoki ro’yxatga olingan shaklda beriladi.
Tashkilot hujjatlari xam to’liq , xam tanlab hisobga olib boriladi. Hujjatlar aylanishining hisob - kitob natijasi tashkilot raxbariga vaqti - vaqtida yetkazib turiladi. Bu hujjatlar ustidagi ishlarni takomillashtirishda choralar ishlab chiqishga yordam beradi.