10-mavzu. Hujjatlar ustida ishlash tartiboti Reja

3. Hujjatlarni tizimlashtirish
Tashkilotlarda yig’ma jildlarni to’g’ri rasmiylashtirish uchun va ularning hisobini olishda yig’ma jildlar nomenqlaturasi tuziladi.
Hujjatlar yig’majildlari nomenqlaturasi-tashkilotda yurilitadigan, belgilangan tartibda rasmiylashtirilgan va ularni saqlash muddatlari ko’rsatilgan xolda taritbga solingan hujjatlar yig’ma jildlarining sarlavxalari ro’yxatidir.Tashkilotlarda tarkibiy bo’linmalar jamoat tashkilotlarinig hujjatlar yitg’ma jildlari nomenqlaturalari asosida umum tashkilot hujjatlar jildlari nomenqlaturasi tuziladi.
Yig’ma jildlar nomenqlaturasiga tashkilot faoliyatida tarkib topadigan texnik hujjatlar va bosma nashrlardan tashqari barcha xujjarlar kiritiladi.Tarkibi tuzilmalar va jamoat tashkilotlari hujjatlar yig’ma jildlari nomenqlaturasi yetakchi mutaxassislar jalb etilgan xolda hujjatlar uchun javobgar shaxs tomonidan imzolanadi.
Hujjatlar yig’ma jildlari yig’ma nomenqlaturasi ishlar boshqarmasi, devonxona, kotib tomonidan tuziladi.
Hujjatlar yig’ma jildlari nomenqlaturasini tuzishda namunaviy hujjatlar yig’ma jildli nomenqlaturasiga, namunaviy va idoraviy ro’yxatlarni saqlash muddatiga, idoraviy arxivlar ishlarining asosiy qoidalariga amal qilish lozim.
Hujjatlar yig’ma jildlari nomenqlaturasiga tashkilot ishlarining barcha hujjatlashtirilgan uchastkalarini aks ettiruvchi hujjatlar yig’ma jildli sarlavxalari, shaxsiy jujjatlar yig’ma jildlari, hujjatlar yig’ma jildlari nomenqlaturasi kiritiladi.
Hujjatlar yig’ma jildini shakllantirish
Hujjatlar yig’ma jildini shakllantirish- hujjatlar yig’ma jildlari nomenqlaturasiga muvofiq hujjatlar yig’ma jildlaridagi ijro etilgan hujjatlarni guruxlarga bo’lishdir.
Hujjatlar yig’ma jildlarini shakllantirishda quyidagi qoidalarga rioya qilish zarur:

• 
  Hujjatlar yig’ma jildlari nomenqlaturasi bo’yicha hujjatlar yig’ma jildli sarlovxalariga muvoffiq faqat ijro etilgan. to’g’ri rasmiylashtirilgan hujjatlarni joylashtirish;
  
• 
  Bitta masalaning xal qilinishiga taalluqli barcha hujjatlarni birgalikda joylashtirish, ilovalarni asosiy hujjatlar bilan birgalikda joylashtirish;
  

-Xujjaglar yig’ma jildida bitta qalendarь yilining hujjatlarini guruxlash;
- Hujjatlar yig’ma jildlarida doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlarni aloxida guruxlash;
Hujjatlar yig’ma jildiga ko’paytirish lozim bo’lgan ortiqcha nusxalar joylanmasligi kerak. Hujjatalar yig’ma jildi 250 varoqdan oshmasligi kerak.
Boshqaruv hujjatlari hujjatlar yig’ma jildlari turlari bo’yicha va o’nga taluqli ilovalar bilan xronologik tarzda guruxlanadi. ₄
Boshqaruv hujjatlari bilan tasdiqlangan nizomlar, yo’riqnomalar ularga ilovalar bo’lib hisoblanadi va hujjatlar bilan birgalikda guruxlanadi.
Asosiy faoliyatlar bo’yicha buyruqlar shaxsiy tarkibiy bo’yicha buyruqlardan alohida guruhlanadi.
Tasdiqlangan rejalar, hisobotlar,smetalar, limitlar, titul ro’yxatlari ularning loyihalaridan alohida guruhlanadi.
SHaxsiy hujjatlar yig’ma jildlaridagi hujjatlar ularning kelib tushishiga ko’ra xronologik tartibda joylanadi.