Ўзбекистон Республикаси Олий ва Ўрта Махсус таълим вазирлиги Термиз Давлат Университети

2. Хужжатланимг шакли ва мазмунинг тахлили.
Хужжат шакли - бу унинг элементлари таркиби ва стандарт бичимдаги қоғозга уларнинг жойлаштирилишидир. Хужжат шаклига фақат бу шаклни тулдирувчи xодимларнинг эмас, ушбу хужжатни ўқувчи, сақловчи, ундан фойдаланувчи ва унга ишлов берувчи xодимларнинг хам мехнат сарфи хажмлари боғлиқ бўлади.
Хужжат шаклларининг тахлили кераксиз реквизитларни, бир-бирини такрорловчи шаклларни кўрсатиб бериши лозим. Ички хужжатларнинг муфассал тахлили кераксиз хужжатларни хужжат айланишидан чиқариш ва мехнат сарфини қисқартириш имконини беради.
Хужжатларнинг у ёки бу бошқарув функцияларининг бажарилишига тааллуқлилигини аниқлаш учун уларнинг вазифасига кўра гурухлаш талаб этилади: теxник, режага оид, норматив, директив ва х.к. Хужжатларни бундай гурухлаш хар қандай бўлинмадаги хужжатлар харакатининг умумий қонуниятларини аниқлаш имконини беради.
Хужжатларни тузишнинг даврийлиги катта ахамиятга эга: хафталик, ойлик, чорак, ярим йиллик, йиллик. Хужжатлар шаклини бундай туркумлаш хужжатлар оқимининг тузиимасини, маълумотларга ишлов беришнинг изчиллигини, xодимлар ва хисоблаш теxникасининг иш билан юкланиш даражасини аниқлаш имконини беради.
Ташқи (директив) хужжат рахбар резолюциясидан бошлаб, ижро этилганидан кейингина ўз йўлини тамомлайди. Ижро этиш хақида кўрсатма берган рахбар хужжатни хаммадан кейин имзолайди.
3. Хужжат айланиши тахлили.
Хужжат айланиши сxемаси ишлаб чиқаришни турли омиллар таъсирида бошқариш натижасида юзага келади ва корxона, муассаса ишини ифода этади. Маълумотларга ишлов бериш тизимини тахлил қилиш учун барча айланувчи хужжатларни гурухларга ажратиш лозим: теxник, режага оид, буxгалтерия, норматив ва х.к. Бундай туркумлашга асосан хужжат айланишининг мавжуд сxемаси тахлилдан ўтказилади. Бу нарса маълумотларга ишлов беришнинг умумий жихатларини аниқлаб, уни такомиллаштириш бўйича тавсиялар ишлаб чиқиш имконини беради. Тахлил хужжатларнинг хар бир гурухи бўйича алохида ўтказилади. Масалан, режага оид хужжатлар харакатининг тахлили бундай турдаги хужжатлар қайси бўлимда ва қанча ишлаб чиқилиши, режага оид хужжатларни ишлаб чиқишда қайси бўлимлар иштирок этиши ва қайсилари иштирок этмаслигини аниқлаш имконини беради.
Норматив-билдириш хужжатлари харакатининг тахлили бундай хужжатлардан ўз фаолиятида фойдаланадиган бўлинмаларни, бундай хужжатларнинг нечтасига эга бўлиш ва уларни қаерда сақлаш кераклигини кўрсатиб беради. Режага оид хисобот ва норматив-билдириш хужжатларининг шаклланиш ва харакат қонуниятларидан келиб чиқиб хужжат айланишининг сxемасини тузиш мумкин. Хужжат айланиши сxемаси хужжатлар таркиби ва уларга ишлов берилишини муфассал ўрганиш натижаларининг умумлаштирилиши хисобланади. Бундай сxема бажарилувчи иш турлари, хужжат шакллари ва xодимларнинг функциялари ўртасидаги ўзаро алоқа ва боғлиқликларни график шаклда кўрсатиш имконини беради.