Ўзбекистон респубикаси

4.2.3 Ҳужжатларни бошқариш Сифат менежменти тизими томонидан талаб қилинаётган ҳужжатлар бошқарилиши лозим. Ёзувлар ҳужжатларнинг махсус тури бўлиб, 4.2.4 бандда келтирилган талабларга мувофиқ бошқарилиши керак. Зарур бошқарув воситаларини аниқлаш учун: a) ҳужжатларни чиқаришдан олдин уларни бир хиллиги бўйича тасдиқлашни; b) ҳужжатларни таҳлил қилиш ва заруратга қараб актуаллаштириш ҳамда уларни қайта тасдиқлашни; c) ҳужжатлар ўзгартишларининг ҳамда уларни қайта кўриб чиқиш амалдаги статусининг идентификатлаштирилишини таъминлашни; d) фойдаланилаётган ҳужжатларнинг тегишли талқинлари қўлланиладиган жойларида бўлишини (фойдаланиш мумкинлигини) таъминлашни; e) аниқ ва осон идентификатланадиган ҳужжатларнинг сақланишини таъминлашни; f) ташкилотдан ташқарида ишлаб чиқилган ҳамда ташкилот томонидан сифат менежменти тизимини режалаштирилиши ва ишлаши учун зарур деб белгиланган ҳужжатларни идентификатлаштирилишини ҳамда уларни тарқатилишини бошқаришни таъминлашни; ҳамда g) эскирган ҳужжатлардан бехосдан фойдаланишни олдини олиш ва қандайдир мақсадлар учун сақлаб қўйилган ҳужжатларни тегишли равишда идентификатлаштиришни назарда тутадиган ҳужжатлаштирилган процедура ишлаб чиқилиши лозим.

Ташкилотни СМТ ҳужжатларини бошқариш бўйича фаолияти ҳужжатлаштирилган процедурада баён қилиниши керак. Ҳужжатларни бошқариш ҳужжатларни ишлаб чиқиш билан бирга, СМТ фаолияти даврида ҳужжатларни ўзини бошқаришни кўзда тутиши керак.

Ҳужжатларни бошқаришда қуйидаги асосий функциялар бажарилиши керак:

• 
  ҳужжатларга эҳтиёжни белгилаш;
  
• 
  ҳужжатларни ишлаб чиқилиши ёки харид қилинишини режалаштириш;
  
• 
  ишлаб чиқиш, келишиш, тасдиқлаш, амалга жорий қилиш;
  
• 
  ҳужжатларни кўриб чиқиш, қайта тасдиқлаш;
  
• 
  ҳисобга олиш, белгилаш (идентификатлаштириш), тарқатиш, сақлаш;
  
• 
  бўлинмаларни долзарбланган ҳужжатлар билан таъминлаш;
  
• 
  ўзгартиришлар киритиш;
  
• 
  ҳужжатлар мақомини кўриб чиқиш;
  
• 
  ҳужжатларни бекор қилиш ва йиғиб олиш, эскирган ҳужжатларни қўлланилишини олдини олиш.
  

СМТ қуйидаги ҳужжатлари бошқарилиши керак:

• 
  СМТ ҳужжатлари (сифат соҳасидаги сиёсат, сифат бўйича қўлланма, сифат соҳасидаги мақсадлар, ҳужжатлаштирилган процедуралар ва ҳ.к.);
  
• 
  ташқи ҳужжатлар (қонун ва меъёрий ҳужжатлар ва ҳ.к.);
  
• 
  техникавий ҳужжатлар (конструкторлик, технологик ҳужжатлар, регламентлар ва ҳ.к.);
  
• 
  бўлинмалар тўғрисидаги низомлар ва лавозим йўриқномалари.