Ta’lim vazirligi samarqand davlat universiteti

Manbalar va adabiyotlar
Alimov I va b. Arxivshunoslik. Toshkent, 1997.
Teoriya i praktika arxvnogo dela v SSSR. Moskva, 1980.
12 - Mavzu: Arxiv ro’yxatlari
Reja:
1. Arxiv ro’yxatlarining vazifalari
2. Ro’yxat tuzish usullari
3. Ro’yxatni tuzishda differensial yondashuv
Ro’yxatlar bir vaqtning o’zida ham hisob hujjati
hamda hujjatlarning mazmuni haqidagi
ma’lumotnomadir. Arxiv ro’yxati – bu ma’lum bir
fondda saqlanayotgan yig’majildlarning sarlavhasi va boshqa ma’lumotlarni o’zida
Ro’yxatlarning
vazifasi
Муаммоли савол: Йиғмажлидларни тавсифлашдан
асосий мақсад нима?
54
aks ettirgan ma’lumotnoma hisoblanadi.
Ro’yxatlar bir vaqtning o’zida 3 xil vazifani bajaradi: yig’majildlar hisobini
ta’minlash, ularning fondlar ichidagi tizimini ta’minlash, ularnin tarkibi va
mazmunini aks ettirish. Ro’yxatlar birlamchi ma’lumotnoma bo’lib, boshqa
axborot-qidiruv ma’lumotnomalari bo’lmish kataloglar, yo’lko’rsatkichlar va arxiv
sharhlarini tuzish uchun asos bo’lib xizmat qiladi.
Yig’majildlar ro’yxati 2 qismdan, ya’ni ro’yxatning
o’zidan va unga doir ko’makchi ma’lumotnoma
apparatidan iboratdir. Ro’yxatning tavsifiy qismi har bir
yig’majild haqida ma’lumot beradi. Ro’yxat yakuniy yozuv bilan nihoyasiga
yetadi, unda mazkur ro’yxatdagi yig’majildlar soni ko’rsatiladi.
Ro’yxatning ko’makchi ma’lumotnoma apparati titul varaqasi, so’zboshi,
qisqartirilgan so’zlar ro’yxati va mundarijadan iborat bo’ladi.
Ro’yxat quyidagi materiallar majmuiga tuziladi:
1. Fondning 1 yillik materiallarning ma’lum bir qismiga
(strukturaviy yoki funksional tamoyildan kelib chiqqan holda);
2. Fondning 1 yillik materiallarining barchasiga;
3. Birlashgan arxiv fondi yoki arxiv kolleksiyalari materiallariga
(agar bu materiallarning miqdori ko’p bo’lmasa).
Alohida ro’yxatlar quyidagi materiallar uchun tuziladi:
1. muassasaning shaxsiy tarkibiga oid materiallarga;
2. uzoq muddat (10 yildan ko’p) saqlanishi kerak bo’lgan materiallarga;
3. mazkur fondning hujjatlariga ilmiy-ma’lumotnoma apparati bo’lib xizmat
qiluvchi materiallarga
Davlat arxivlarida ro’yxatlar ikki nusxada tuziladi. Ulardan biri daxlsiz
bo’lib, ikkinchisi foydalanish uchun mo’ljallangan. Arxivlarda ro’yxatlar hisob
bo’limida saqlanadi va fondlar tartibi bo’yicha joylashtiriladi. Fond doirasida esa
ro’yxatlar raqam tartibiga qarab joylashtiriladi. Ro’yxatlar va fondlar to’g’risidagi
umumiy ma’lumotlarni topish uchun qulaylik tug’dirish maqsadida ro’yxatlar
reyestri tuziladi.
Ro’yxatlar tuzishning turli usullari mavjuddir. O’zbekiston arxivlarida
ro’yxatlarni alohida varaqlarga yozish (listovaya forma) ko’proq qo’llaniladi.
Ro’yxatlarning tavsifiy qismida yig’majildning raqami, indeksi, sarlavhasi,
hujjatlarning tashqi belgilari, asl nusxa ekanligi, yaratilish usuli, annotasiya,
sanalari hamda varaqlarning umumiy miqdori ko’rsatiladi.
Yig’majildning muqovasida keltirilgan barcha ma’lumotlarning to’g’riligi
tekshirib ko’rilgach, yig’majild ro’yxatiga kiritiladi. Bir necha jild (tom) dan iborat