Ta’lim vazirligi samarqand davlat universiteti

Ro’yxatlar tuzish
usullari
Муаммоли савол: Архив рўйхатлари қандай
вазифаларни бажаради?
55
yig’majildning hir bir jildiga alohida tartib raqami beriladi.
Ro’yxatga yig’majildning sarlavhasi uning muqovasida qanday berilgan
bo’lsa, shunday yoziladi. Hyech qanday o’zgarishlar yoki qisqartirishlarga yo’l
qo’yilmaydi. Yig’majildda annotasiya mavjud bo’lgan taqdirda u sarlavhadan
so’ng yangi satrdan yoziladi. Shu yerda yig’majildning tashqi belgilari ham aks
ettiriladi. Sanalar sarlavhadan so’ng yoziladi. «Izoh» nomli grafada
yig’majildlarning jismoniy holati, ayrim yig’majildlar yoki hujjatlarning boshqa
fondga o’tkazilganligi qayd etiladi. Shu joyning o’ziga yig’majildning
mikrofilpmlashtirilganligi, ko’chirma nusxalarinin mavjudligi, xorijiy tillardan
tarjima qilinganligi va qiyin matnlarning rasshifrovkasi (izohi) haqidagi
ma’lumotnoma yoziladi. Ro’yxat yakunlovchi yozuv bilan nihoyasiga yetadi.
Yakuniy yozuvda yig’majildlarning miqdori va raqam tartibi, sana, tuzuvchining
ismi-sharifi, Piter varaqalarning mavjudligi qayd etiladi. Yig’majildlar miqdori
raqam va so’zlar bilan yoziladi.
Ro’yxat fondlarning ahamiyati va axborotga
boyligini hisobga olgan holda tuziladi. Birinchi va
ikkinchi kategoriyali fondlar birinchi navbatda
ro’yxatga olinadi va batafsil tavsiflanadi. Uchinchi kategoriyali yig’majildlarni
tavsiflashda axborot unsurlari ozroq bo’lishi mumkin.