Ta’lim vazirligi samarqand davlat universiteti

Manbalar va adabiyotlar
Alimov I va b. Arxivshunoslik. Toshkent, 1997.
Teoriya i praktika arxvnogo dela v SSSR. Moskva, 1980.
11- Mavzu: Yig’majildlar tavsifi
Reja:
1. Yig’majildlarni tavsiflash haqidagi tushuncha
2. Yig’majildlarni tavsiflashdagi axborot unsurlari
Arxivlar ilmiy faoliyatining yo’nalishlaridan biri
hujjatlar va yig’majildlarni tavsiflashdir.
Yig’majildlarning tavsifi arxivlarda tuziladigan
Yig’majildlarni tavsiflash
haqida tushuncha
50
barcha ma’lumotnomalarning asosi hisoblanadi. Yig’majildlar tavsifi
muassasalarda ish yuritish jarayonida yoziladi, ularni muassasa arxivlariga
topshirish paytida yakunlanadi. Arxivlarga umuman tavsiflanmagan yoki talab
darajasida tavsiflanmagan yig’majildlar topshirilgan taqdirda ularni tavsiflash ishi
muassasa yoki davlat arxiv-larida amalga oshiriladi.
Yig’majildlarni tavsiflashdan asosiy maqsad har bir yig’majildning tarkibi
vamazmunini aniq aks ettirish va shu asosda hujjatlarni tezda topish hamda ulardan
foydalanishni ta’minlashdan iboratdir.
Hujjatlarni ilmiy asosda tavsiflash ularning tarkibi va mazmunini obyektiv
tarzda yoritishni taqozo etadi. Yig’majildlarni tavsiflashda differensial yondashuv
talab qilinadi. Fondlarning qaysi kategoriyaga mansubligini e’tiborga olgan holda
ma’lumot unsurlari turli yo’llar bilan bayon etilishi zarur.
Yig’majildlarni tavsiflashda ularga xos
bo’lgan quyidagi asosiy belgilar aniqlanadi
va muqovasiga
yozib qo’yiladi:
Tashkilot va uning tarkibiy qismi nomi;
Yig’majildning nomenklatura bo’yicha indeks raqami;
Sarlavha;
Boshlanish va tugash sanasi;
Varaqlar miqdori;
Saqlash muddati;
Arxiv shifri.
Alohida muhim ahamiyatga ega bo’lgan hujjatlarni tavsiflash paytida qisqa
annotasiya yozish, shuningdek bu hujjatlarning asl nusxa yoki ko’chirma nusxa
ekanligi, ularni to’laligi darajasi va yaratish usuli qayd etiladi.
Tashkilot (muassasa) va uning tarkibiy qismi nomi. Muassasaning nomi
yig’majildni qaysi fondga mansubligini bildiradi. Muassasaning nomi to’liq
shaklda hamda qavsning ichida rasmiy tarzda qisqartirilgan holda yozilishi kerak.
Masalan, O’zbekiston SSR Markaziy Statistika boshqarmasi (O’zSSR MSB). Agar
tashkilot (muassasa) ning nomi o’zgargan bo’lsa, muqovada uning barcha nomlari
qayd etilishi shart (yig’majildlardagi hujjatlarda o’z aksini topgan davr davomida).
Muassasaning nomidan so’ng uni tarkibiy qismining nomi yoziladi. Bunday
ma’lumotlarning aks ettirilishi arxiv fondi miqyosida yig’majildlarni turkumlash
ishini osonlashtiradi.
Yig’majild indeksi. Yig’majildlarning indeksi ularning nomenklatura
bo’yicha tartib raqamini ko’rsatadi. Yig’majildlar indeksi ish yuritishda hujjatlarni
tashkil etish tizimini aks ettiradi.