Ta’lim vazirligi samarqand davlat universiteti

Ilmiy-ma’lumotnoma
apparati haqidagi tushuncha
Муаммоли савол: Илмий-маълумотнома аппарати
нима мақсадда тузилади ва қандай вазифаларни
бажаради?
47
IMA tizimi o’zaro bog’langan hisob hujjatlari, ya’ni arxiv ma’lumotnomalari,
avtomatlashtirilgan axborot-qidiruv tizimidan iboratdir. Bular bir xil usul va
qoidalar asosida tayyorlanib, yig’majildlar va arxiv fondlari tarkibida, davlat
arxivlari va butun DAF doirasida hujjatlarni ehtiyot qilib saqlash va samarali
qidirish uchun tuziladi.
IMA tarkibiga quyidagilar kiradi:
1. yo’lko’rsatkich (putevoditelp) yoki ma’lumotnoma kitobi
(spravochnik);
2. qabul qilingan hujjatlar kitobi;
3. fondlar ro’yxati;
4. fondlar varaqasi;
5. ro’yxatlar;
6. kataloglar;
7. ko’rsatkichlar.
Shuni ta’kidlab o’tish kerakki, arxivlarda yuritiladigan hisob hujjatlari va
IMA tizimi o’rtasida bevosita aloqadorlik mavjud. Hisob hujjatlari ham fondlar
tarkibidagi hujjatlar haqida zarur axborotlar beradi. Masalan, fond varaqasi
fondning tartib raqami, nomi, bu yerdagi yig’majildlar soni, xronologik chegarasi,
tarkibi haqida qisqa ma’lumotlar beradi.
Hujjatlarni hisobga oluvchi asosiy ma’lumotnoma – bu yig’majildlar
ro’yxatidir. Boshqa arxiv ma’lumotnomalaridan farqli o’laroq, ro’yxat fond
doirasida yig’majildlarni hisobga olish, hir bir yig’majildning varaqlar sonini
belgilash, yig’majildning tarkibi va mazmuni hususida ma’lumot berish
imkoniyatiga egadir.
DAF hujjatlariga tuzilgan IMA tizimi o’zaro bog’liqligi, birligi bilan ajralib
turadi. Respublikadagi barcha hujjatlar to’g’risidagi eng umumiy ma’lumotnoma
arxivlardagi fondlar katalogidir. Viloyat arxiv bo’limlarida ham viloyat hududidagi
arxivlarning fondlar katalogi tuziladi. Bu ma’lumotnomalar yordamida
tadqiqotchilar qaysi arxivda u yoki bu mavzuga doir oid hujjatlar borligini aniqlab
oladilar. Shundan keyin kerakli davlat arxivlariga borib, o’sha arxivning
yo’lko’rsatkichi yoki fondlar ro’yxati va varaqasi o’rganiladi. Bu
ma’lumotnomalardan tadqiqotchi kerakli hujjatlar arxivning qaysi fondlarida
mavjudligini bilib oladi.
Arxiv fondlarining yig’majildlari mavjud ro’yxati bilan tanishib chiqish
kerakli hujjatlar qaysi yig’majildlarda ekanligini aniqlash imkoniyatini beradi.
Kerakli yig’majildlar buyurtma asosida arxiv omborxonasidan olinib, ulardan
tadqiqot uchun zarur bo’lgan hujjatlar topiladi va kerakli ma’lumotlar ko’chirib
olinadi. Sistematik va mavzuiy kataloglardan foydalanish kerakli hujjatlarni
tezkorlik bilan topish va ularni tadqiq etishga yordam beradi.
Shunday qilib, IMA tarkibiga kiruvchi ma’lumotnomalarning har birining
o’z vazifasi, maqsadi bor va bir birini to’ldirib, O’zR DAF hujjatlari to’g’risida
zarur ma’lumotlar beradi.