Таълим вазирлиги самарқанд иқтисодиёт ва сервис институти

7.3.Мажлисни олиб бориш. Баённомалар юритиш

Иш юзасидан йиғилишлар бошқарувчилик фаолиятининг муҳим шаклларидан бири. Учрашув (йиғилишлар) чоғида раҳбар ва унинг қўл остидагилар ўртасида ахборот алмашинади, бошқарув қарорлари қабул қилинади. Жаҳон амалиёти ва тажрибаси кўрсатишича, иш юзасидан ўтказиладиган йиғилишлар кўпчилик раҳбарлар уни ташкил этиш ва ўрганиш техникасини яхши билмаганликлари, тушунмаганликлари учун кўзланган самарани бермайди.

Айрим ҳолларда иш юзасидан йиғилишлар жуда тез чақириладн ва ёмон тайёрланади; уни ўтказишга кўп шахслар кўпинча "биринчи" раҳбарлар жалб қилинади, йиғилишларни асоссиз чўзилиши уларнинг самарадорлигини, маҳсулдорлигини камайтиради; нихоят, иш юзасидан йиғилишларда чиқариладиган қарорлар кўпинча қониқарсиз ҳужжатлаштирилади, бажарилиши ёмон назорат қилинади ва бу эса қарорлар самарадорлигини сезиларлича пасайтиради, бир хил масала юзаси­дан такрорий йиғилишлар ўтказишга олиб келади.
Иш юзасидан ўтказиладиган йиғилиш корхонада - юзага келадиган долзарб ва жуда мураккаб масалалар бўйича оптимал қарорларни ишлаб чиқаришида жамоанинг фикр-мулохазаларини жалб қилиш усулидир. Бу муносабатда бошқариш жараёни учта асосий босқичда умумлаштирилади.
- ахборотни йиғиш ва қабул қилиш;
- фирма (корхона)нинг барча хизмат фаолиятларини ва барча ходимларни тартибга солиш, йўналтириш;
- қарор қабул қилиш. Ҳар бир рационал ташкил эгилган йиғилиш ўзининг туғридан-туғри вазифасидан ташкари ўқув-тарбиявий вазифани ҳам бажаради. Йиғилишларда ходимлар жамоада ишлаш, муомала маданиятини ўрганадилар ва ҳоказо. Бундан ташқари, иш юзасидан йиғилишларда раҳбар ўзининг менежерлик фаолиятини кўрсатиш имконияти туғилади. Шундай қилиб, менежернинг бошқарувчилик ҳаракатлари кундалик ишбилармонлик масалалари ва муаммолар ечилувчи жамоа йнғилишлари билан тўлдирилади. Шу муносабат билан иш юзасидан ўтказиладиган йиғилишлар ёрдамида ечилувчи қуйидаги асосий вазифаларии таъкидлаш мумкин:
- корхонани ривожлантириш ва мустаҳкамлаш, уни ҳаётга жорий қилиш;
- корхона (фирма)нинг умумий мақсадларини ҳисобга олган ҳолда, барча бўлимлар ва хизматлар тадбирларининг интеграциялашуви;
- жамоа натижаларини аниқлаш ва ҳисоб-китоб қилиш;
- муаммоларни жамоа бўлиб ечиш.
Иш юзасидан йиғилишлар жуда қисқа муддатларда ўтказилувчи ва маълум бир мақсадга йўналтирилган, меҳнатни ташкил этишнинг ўзига хос турини ифода этади. Ҳар бир раҳбар ўз кўзлаган мақсадларига эришиш учун йиғилишни етарли даражада тайёрлаши ва ўтказиши керак. Йиғилишларда мақсадга эришиш учун жуда муҳим бўлган бир қанча мажбурий омиллар мавжуд, йиғилишни тайёрлаш унинг мақсадга мувофиқлигини аниқлашдан бошланади. Йиғилиш зарурлиги масаласини ҳал қилаётган менежер унда ечиладиган вазифаларни ўйлаши керак (йиғилишнинг қайси шакли бошқаларига қараганда анча маҳсулдор бўлади). Йиғилишни ахборот алмашиш, фикрлар ва муқобил ечимларии аниқлаш, мураккаб ҳолатлар бўйича қарорлар қабул қилишда, уларни таҳлил қилиш зарурияти туғилганда ўтказиш зарур.
Бундан ташқари, ушбу босқичда менежер бу йиғилиш таҳлили, барча муқобил шаклларни таҳлил қилиши керак: юқори турувчи раҳбарият қарори; масалани те­лефон орқали ечиш имконияти; режа асосидаги бошқа йиғилишларга бирлаштириб юбориш имконияти. Агар шундан кейин менежер йиғилишнинг кераклигига ишонч ҳосил қилсагина, уни амалга ошириш мумкин. Акс ҳолда уни ўтказмаган маъқул.
Йиғилиш ўтказиш зарурлиги тўғрисида қарор қабул қилингандан кейин, кун тартиби ва қатнашчилар таркиби аниқланади. Кун тартибини тузишда қуйидагиларни аниқлаш зарур:
- муҳокама қилинувчи муаммолар мазмуни ва йиғилишнинг бош мавзуси;
- йиғилишиинг охирги натижаси жавоб бериши керак бўлган шартлар, улар йиғилиш мақсадларини аниқпайди. Шуни айтиш керакки, масалан, ҳар бир мажлис ҳам тайёр қарорлар бера олмайди, яъни муаммолар ечилмаслиги мумкин;
- ким ва қандай тайёргарлик ишлари олиб борилиши керак. Баъзан кун тартибини тайёрловчи, дастлабки қисқа йиғилишлар ўтказувчи, бўлимларда муҳокама қилинувчи ишчи гуруҳини ту­зиш мақсадга мувофиқ.
Кун тартибини шакллантиришда йўл қуйиладиган асосий хатолар қуйидагилардир:
- йиғилишнинг асосий мавзу­си йўқ. Агар улар бир қанча бўлса, у ҳолда уларни аниқ чегарасини таминлаш ва мос аналитик муҳокамасини қилиш мумкин эмас.
- қатнашчиларга олдиндан муҳокама қилинадиган мавзу тушунтирилган эмас;
- кун тартибига ҳар хил ҳажмдаги ва мазмундаги масалалар киритилади, натижада йиғилиш муҳокамага айланади ва кўпинча айрим қатнашчилар ўртасида баҳс бошланиб кетади, пассив эшитувчилар қаторига қўшилиб кетадиган қатнашчилар сони ошади;
- кун тартиби ушлаб турилмайди, ундан четланилади ва йиғилишга алоқаси йўқ мавзулар кўрилади.
Қатнашчилар таркиби тўғрисидаги масалани ечишда рўйхатни ҳам миқдоран, ҳам сифат нуқтаи - назаридан шакллантиришга эътиборни қаратиш керак.
Шуни айтиш керакки, маса­лан, ҳар бир йиғилишга бўлинмалар раҳбарларини таклиф этиш шарт эмас. Йиғилишларга шундай мансабдор шахсларни таклиф этиш керакки, муҳокама этилаётган муаммо улар ваколатлари доирасига кирсин. Амалиёт кўрсатишича эса, булар бўлим, бўлинма, хизматлар раҳбарлари ҳисобланади.
Йиғилиш қатнашчилари сонига келсак, у ҳолда йиғилиш залида қанча стул бўлса, шунча кишини таклиф этиш мақсадга мувофиқ эмас. Оптимал варианти - йиғилиш қатнашчилари сонининг масалани муҳокама қилишда фаол иштирок этадиган қатнашчилар сони билан мос тушишидир. Қатнашчиларни танлашнинг асосий мезони - кун тартибидаги масалаларни улар ваколати доирасига тегишлигидир.
Қатнашчилар таркиби аниқлангач, йиғилиш ўтказиш куни ва вақти белгиланади. Қоидага кўра йиғилиш учун, ҳафтада малум бир кун белгиланади. Бу эса, унинг қатнашчиларига ўз иш вақтини тўғри режалаштириш ва йиғилишга зарур тарзда тайёрланишга имкон беради. Йиғилиш учун энг яхши кун - чоршанба ёки пайшанба ҳисобланади, чунки ишга қобилиятлиликнинг ҳафталик эгри чизиғи душанба ва жумада сезиларлича пасаяди.
Йиғилишлар куннинг 2-ярмида ўтказилгани маъқул. Биоритмлар назариясига кўра, кишининг иш куни давомида меҳнатга қобилиятлилиги 2 марта энг юқори чўққисига етади; биринчиси 11.00. дан 12.00. гача ва кечкиси 16.00. билан 18.00. ўртасида. Энг яхшиси йиғилишларни 2-чўққига мўлжаллаган маъқул. Бу эса, иштирокчилар учун қўшимча рағбат бўлади, уларни тез ва самарали ишлашга, "ўтириб" қолмасликка ундайди. Ҳар қандай йиғилиш одамдаги кундалик иш тартибининг ўзгартириши сабабли уни иш кунининг биринчи ярмида ўтказмаган маъқул. БУнда йиғилиш ўтказиладиган хона махсус жиҳозланган ва иштирокчиларнинг ўрни олдиндан белгилаб қўйилган бўлиши керак (7.2-расм).

Йиғилишларни ўтказган вақтда йўл қуйиладиган асосий камчиликлар:

- унинг давомийлиги белгиланмайди;
- белгиланган давомийлик кузатилмайди;
- йиғилиш жуда узоқ давом этади;
- танаффус қилинмайди;
- маъруза ва чиқишларг учун вақт белгиланмайди;
- қатнашчилар ўз фикрларини қисқа ва аниқ баён эта олмайдилар.
Қоидага кўра, кўпчилик иш юзасидан йиғилишларни ўтка­зиш жойи (70 фоиздан ортиғи) ташкилот раҳбарининг хонаси ҳисобланади. Бироқ йиғилишни шу мақсадда махсус жиҳозланган хоналарда чақириш мақсадга мувофиқ.
Йиғилишга таклиф қилинганлар столда кўпинча тўғри тўртбурчак шаклида ўтиришади. Бу раҳбар учун ҳам, йиғипиш қатнашчилари учун ҳам жуда ноқулайдир. Столда ўтиришнинг нисбатан қулай шакли "трапесиясимон стол" кенг тарқалган. Бундай столда ҳеч ким бир бировига ҳалақит бермайди, ҳар бир қатнашчи барча қолган қатнашчиларни яхши қуради, раис ва котибага йиғилишнинг ҳар бир иштирокчиси яхши кўринади. Йиғилиш ўтказиладиган бино нормал температурага ва нормал нисбий ҳаво намлигига, ишлаш учун қулай мебелга, шамоллатиш, совутиш, иситиш тизимларига ва бошқаларга эга бўлиши керак. Йиғилиш ўтказиш жойини аниқлашда йўл қуйиладиган асо­сий камчиликлар:
- катта йиғилишлар бошлиқ (раҳбар) кабинетида ўтказилади;
- йиғилиш пайтида теле­фонда гаплашилади ёки йиғилишга алоқаси йўқ шахслар қабул қилинади;
- йиғилиш учун бино жиҳозланмаган ва етарлича ёритилмаган.
Қатнашчиларни йиғилишга тайёрлаш иш юзасидан йиғилишлар ўтказишдаги амалга ошириладиган охирги босқичдир. Бунда барча қатнашчилар кун тартиби ва зарур материаллар билан таништирилади. Ҳар бир киши йиғилишдан олдин йиғилиш мавзуси ва вазифаларини билиши лозим.
Йиғипишларни ўтказишда вақтга алоҳида эътибор қаратиш керак. Кўпчилик кишиларнинг ақлий фаолиятининг оптимал давомийлиги одатда 40-45 дақиқани ташкил этади, яъни ундан кейин тез чарчаб қолишади. 50-60 дақиқадан кейин йиғилиш қатнашчиларининг диққати бўшашади: шовқин, ортиқча ҳаракатлар, ўзаро "гурунг"лар бошланади. 30-40 дақиқа танаффусдан сўнг, қатнашчиларнинг ўзини ҳис қилишлари яхшиланади, нормал ҳолат тикланади ва муаммони муҳокама қилишни давом эттириш мумкин. 90 дақиқадан кейин муҳокама қилинаётган муаммога нисбатан диққат ва қизиқиш деярли йўқолади. Йиғилишнинг бу босқичини мутахассислар салбий фаоллик даври деб аташади.
Бу пайтда киши бошқариб бўлмайдиган, ҳар бир нарсага ишончсиз ва асабийлашган ҳолда ёндашадиган бўлиб қолади. Бундай пайтда қабул қили-надиган қарор одатда экстремистик руҳи билан фарқланади.
Агар йиғилиш танаффуссиз икки соат давом этса, у ҳолда унинг қатнашчиларининг 90 фоизи бир қарорга рози бўлишади, улар учун тезроқ йиғилиш тугаса бўлди. Шундай қилиб, йиғилишнинг оптимал давомийлиги 1 соатдан ошмаслиги керак. Агар шароит йиғилишнинг бироз чўзишини тақозо этса, у ҳолда 40 дақиқадан кейин 10-15 дақиқалик танаффус эълон қилиш керак.
Ҳамма регламент нималигини билади, лекин ҳеч ким унга амал қилмайди. Агар йиғилиш бошлангунга қадар регламент ўрнатилмаган бўлса, бу билан йиғилишнинг ўзида иш яхши олиб борилмаслигига шароит туғилади. Регламентга бўйсунишда асосан йиғилиш раисининг роли катта. Бироқ, нафақат раис, бошқа ҳар бир қатнашчи эгаллаган лавозимидан қатъий назар ўрнатилган регламентга бўйсуниши керак.
Йиғилиш баёни раҳбариятга ўз ходимларидан топширилган вазифаларни талаб қилиш ҳуқуқини берувчи дастлабки расмий ҳужжатдир. Йиғилиш котиби баённомада йиғилиш топшириғига кўра, энг зарур ҳолатларни қайд қилади:
- йиғилишда мақсадга эришиш;
- қарорлар;
- вазифани бажарувчилар ва муддатлари.
Баённомани юритишнинг умумий моделини кўриб чиқиш мақсадга мувофиқ (7.3-расм).

Мажлис ўтказиш санаси ва жойи Муҳокама қилинаётган масаланинг қисқача мавзуси
Иштирок этдилар: Иштирок этмадилар: Нусхаси (кимга):
Кун тартиби:	1. 2. 3.
Мавзу (кун тартиби пункти)	Муҳокама қилинди. Тегишли қарор қабул қилинди (қабул қилинган қарор матни келтирилади)	Қарор ижроси ... га юклатилди. Ижро муддати ...