Таълим вазирлиги самарқанд иқтисодиёт ва сервис институти

7.2. Мажлис чақириш тартиби
Мажлисларнинг ўтказилиши мураккаб жараён бўлиб, маъмуриятдан пухта тайёргарлик, тажриба ва интизомни талаб этади. Мажлисларни ўтказиш тартиби умумий ҳолда маълум кетма-кетлик асосида амалга оширилади (7.1-расм).
7.1-расм. Мажлисни ўтказиш босқичлари

Маъмуриятда йиғилишлар белгиланган режалар асосида ёки вазяитдан келиб чиқиб чақирилиши мумкин. Ҳар қандай мажлисни ўтказишда тайёргарлик босқичи муҳим урин тутади. Бунда мажлисларни чақириш тартиби алоҳида аҳамиятга эга. Мажлис чақириш тартиби шу корхонада иш юритиш бўйича йўриқнома ва бошқа далолатномалар билан тартибга солинади.

Ҳар қандай мажлисни бошлашга қадар унинг вазифасини (меҳнат интизомини мустаҳкамлаш, унумдорликни ошириш, рағбатлантириш ва ҳоказо), мажлисни олиб бориш усулини (нимадан бошлаш, нималарни гапириш ва ҳоказо) ва уни ўтказиш вақтини аниқлаш мақсадга мувофиқ бўлади.
Мажлис чақириш учун раҳбар ўринбосари ёки тегишли ходимга мажлис чақириш ҳақида хабарнома тайёрлаш ҳақида топшириқ беради. Хабарнома телефон орқали ёки бошқа алоқа воситалари орқали етказилиши мумкин. Хабарномада таклиф этилган ходимнинг исми ва шарифи, мажлис қачон ва қаерда ўтказилиши, қандай масалалар курилиши, тайёргарлик қурилиш лозим бўлган масалалар ва бошқалар кўрсатилади. Қўшимча маълумотлар олиш учун мурожаат қилинадиган кишининг телефон ракамлари кўрсатилиши мақсадга мувофиқ.
Мажлисни самарали ўтказиш учун раҳбар унга пухта тайёргарлик кўриши зарур. Тайёргарлик даврида мажлиснинг камида уч томонини ўйлаб куриш керак: иқтисодий-молиявий (қанча ҳаражат талаб қилади?) ҳуқуқий (қандай саволлар курилади?) ва ташкилий (кимни, қачонга, қандай, масала билан чақириш зарур?).
Мажлисга тайёргарлик кўриш жараёни қуйидаги босқичларни ўз ичига олади:

1. 
   Мунтазам чақириладиган мажлислар графигини тузиш, одатда ҳар қандай қушимча масала ушбу режали мажлис даврида куриб чиқилиши мумкин.
   
2. 
   Кун тартибига киритиладиган масалалар сони ва таркибини белгилаш.
   
3. 
   Мажлис иштирокчилар сони ва шахсий таркибини белгилаш.
   
4. 
   Мажлис ўтказиш санаси ва соатини аниқлаб олиш.
   
5. 
   Кун тартибининг ҳар бир банди бўйича маърузачи ва сўзга чиқувчиларни аниқлаш.
   
6. 
   Мажлис ўтказиш жойини белгилаш.
   
7. 
   Мажлис олиб борувчи шахсни аниқлаш.
   
8. 
   Мажлисга тайёргарлик куриш учун масъул шахсни тайинлаш.
   
9. 
   Мажлис иштирокчиларига мажлис ўтказиш вақти, жойи, кун тартиби ва тайёрлаш зарур бўлган маълумотлар тўғрисида хабарнома тарқатиш.
   
10. 
    Олдинги мажлисларда қабул қилинган қарор ва тавсияномаларнинг бажарилишини текшириш.
    
11. 
    Иштирокчиларга тегишли ҳужжатларни тарқатиш учун кўпайтириш;
    
12. 
    Зарур бўлган вақтда айрим масалалар бўйича турли нуқтаи назарлардан ўрганиш.
    
13. 
    Қарор ёки тавсияномалар лойиҳасини тайёрлаш.
    
14. 
    Кун тартиби масаласи бўйича маъруза матни билан олдиндан раҳбарни таништириш.
    
15. 
    Мажлис ўтказиладиган хонани тайёрлаш.
    
16. 
    Баённома олиб бориш учун масъул шахсни тайинлаш.
    

Мажлис чақирилганлар белгиланган вақтда, белгиланган жойда кечикмасдан, одатда, 3-5 минут олдин ҳозир бўлишлари керак.
Тайёргарлик босқичида мажлиснинг кун тартиби ишлаб чиқилади. Мажлис баёни (қарори) лойиҳаси тайёрланади.