Таълим вазирлиги самарқанд иқтисодиёт ва сервис институти

6.1-расм. Ташкилотларда ҳужжатлар айланишининг асосий босқичлари
Ҳужжатлар айланишини ташкил қилишда муҳим жараёнлардан бири -назоратдир. Назорат ишлаб чиқаришнинг ҳақиқий манзарасини кўришга имкон яратади. Назорат натижалари қабул қилинган қарорларнинг таъсирчанлиги ва ўз вақтида бажарилишига боғлиқ. Буларнинг барчаси маъмуриятдан тезкор ва мустақил назорат тизимини ўрнатишни тақозо қилади. Ижро этиш муддатлари, ижро сифати қонунчилик ва ташкилот ички тартиб-қоидалари асосида белгиланади.
Ҳужжатларнинг айланишини самарали ташкил қилишда бир қанча тавсиялар ишлаб чиқилган бўлиб, улардан айримларини келтириб ўтиш мақсадга мувофиқ. Аввало ушбу тавсиялар ҳужжатнинг белгиланган манзилга тўғридан-тўғри етказилиши билан боғлиқ. Девонхона (канцелярия) томонидан ҳужжатнинг бевосита ижрочига юборилишини таъминлаш раҳбарга келиб тушадиган қоғозларни 30%гача камайишига олиб келади, нотўғри ҳужжат ёки тижорат сирини ташкил қилувчи ахборотнинг чиқиб кетиш эҳтимоли эса атиги 5%га ошади. Бу тадбирлар ташкилотга келиб тушадиган хатларнинг 30%ини қуйи ходимлар томонидан қайта ишланишига имкон беради.
Бундан ташқари ҳужжатларни саралашда котиб-референтнинг ваколатларини ошириш ҳам яхши натижа беради. Кўп ҳолларда телефон орқали сўзлашув ёзма ҳужжатдан кўра самаралироқ булиши мумкин, шу сабабли ёзма ҳужжатдан масалага нуқта қуйиш учунгина фойдаланиш тавсия этилади. Ҳужжатлар айланиш самарасини оширишнинг яна бир йўналиши ижрочини тўғри танлаш танлаш ва унга аниқ кўрсатма беришдир. Ҳужжатнинг юқори чап бурчагида қуйиладиган ёзув (резолюция, виза) ушбу ҳужжат бўйича аниқ масъул шахсни тайинлайди ва ундан нима кутилаётганини, ижро муддатларини ёритиб беради. Шу сабабли резолюция аниқ тадбирларни белгилаши лозим. "Кўриб чиқилсин", "Маълумот учун", "Таклиф киритиш учун" каби резолюциялар ходимларни ҳаракатга ундамайди ва қўшимча тушунтиришларни талаб қилади. Шу сабабли резолюция мазмуни маълум маънода раҳбарнинг ахборот билан ишлаш маданияти ва ахборотни қайта ишлаш тезлигига эътиборини кўрсатиб беради.
Ҳужжат билан ишлаш унинг маъносини англаш ва уни қайта ишлаш технологияси билан боғлиқ ҳолда қўйидаги босқичларга бўлинади:

• 
  ҳужжатда ифодаланган ахборотни қабул қилиш;
  
• 
  ахборотни қайта ишлаш;
  
• 
  ечимни ёки ҳаракатлар моделини шакллантириш;
  
• 
  ҳужжатга резолюция қўйиш.