Таълим вазирлиги самарқанд иқтисодиёт ва сервис институти

13.5. Маъмурий менежментда фойдаланиладиган техник ва ахборот алмашув воситалари
Маъмурият ходимлари меҳнатининг самарадорлигини оширишда техник воситаларнинг аҳамияти жуда каттадир. Техник воситалар туркумига қуйидагилар киради:
а) ҳужжат таерлаш воситалари. Ҳужжатлар тузишда котиблар ва иш юритувчилар электр ёзув машиналаридан кенг фойдаланадилар. Улар механиқ машиналарга нисбатан анча унумли ва шовқини кам бўлади.
Иш вақтини тежаш мақсадида хатлар, маълумотномалар, маърузалар, қарорлар тайёрлашда диктофон ишлатилиши тавсия қилинади. Диктофон техникасининг кўпрок марказлашмаган ва марказлашган турлари ишлатилади. Биринчи тур диктофони раҳбарнинг иш вақтида- 45 минутдан кўп ёзганда уларнинг хоналарига ўрнатилган шахсий ёзув аппаратидан фойдаланади. Марказлашган диктофон тури ишлатилганда ёзув ишларини бажаришда машина ёзув бюросини ташкил қилиш талаб қилинади. Бу усул ҳужжат тайёрлашда иш вақтини бироз тежайди.
б) ҳужжатларга ишлов берувчи, сақловчи ва қидирувчи воситалар.
Келаётган хатларнинг конвертини очиш учун махсус электр конверт эгувчи машиналардан фойдаланиш мумкин. Бир неча варақдан ташкил топган (қалинлиги 2,5 мм дан ортиқ бўлмаган) ҳужжатларни темир скобалар билан бириктириш учун қўл ва электр қоғоз бириктирувчи машиналардан фойдаланилади. Коғозларни ёпиштириш учун, шаффоф ёпишқоқ ленталар жуда қулай.
Автомат номерлаш машиналари ҳужжатларга номер қуйиш, келган (ёки кетган) вақтни белгилаш ва индекслар кўйиш учун ишлатилса, ишлар тезда бажарилади.
Ҳужжатларни турлари бўйича сақлаш учун ҳар хил картотекалардан фойдаланиш тавсия этилади. Раҳбар ишида ҳужжатларни тезда бириктириб сақловчи механизмли папкалардан фойдаланиш вақтни тежайди ва иш унумдорлигини оширади.
в) -ҳисоблаш жараёнларини бажарувчи воситалар. Маъмурий ходим раҳбар ишида тайёр маълумотга эга ҳисоблаш чизғичларидан кенг фойдаланиш маълумот жадвалларини ва ўлчов асбобларини ишлатилишини камайтиради ва ҳисоблаш даврини қисқартиради.
Микрокалкуляторлар асосан индивидуал ҳисоблаш воситаси ҳисобланади ва улар режа-иқтисодий, молия ва бошқа ҳисобларни амалга оширишга ишлатилади. Улар қулай ва ишончлидир.
г) Тезкор алоқа бажарувчи техник воситалар. Оғзаки маълумотларни тезда қабул қилиб олиш ва ўзатиш учун телефон алоқасидан ташқари тезкор алоқа воситалари ҳам кенг ишлатилади. Бу воситалар мижозлар билан боғланиш вақтини тежайди.
Техник воситалар орасида телефон ва бошқа турдаги алоқа воситалари катта аҳамиятга эга. Шунинг учун бундай восита билан ишлаш усулини аниқ тахлил қилиш зарур.
Компьютерлар. Ҳар қандай маъмурий ходимнинг энг асосий ёрдамчиси. Жуда кўп операцияларни бажарувчи қурилма.
Факс қурилмалари. Ҳужжатларни жунатиш ва қабул қилиш вазифасини бажаради.
Факс-модемлар. Компютёрларга ўрнатилиб, ички ва ташқи турларга ажратилади. Булар орқали маълумаотлар факс қурилмалари ва компютёрларга ўзатилади.
Сканерлар. Нусха олиш ишларида қўл келади. Улар орқали катта текстларни компютёрга киритиб, тахрир қилиш мумкин.
Нусха кучириш қурилмалари. Ксерокслар иш ҳуажжатлари билан ишланадиган ҳар қандай маъмуриятда асосий техник воситалардан бири бўлиб ҳисобланади.