Самоучитель Microsoft Access 2013

Глава 7 
Рис. 7.30. 
Диалоговое окно задания условия отбора для фильтра 
О
БРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Итоговые данные по договору подсчитываются только для выбранных в результате 
фильтрации данных. 
Для отбора договоров, в которых заказан заданный товар, используйте текстовый 
фильтр по полю с наименованием товара. Для отбора заданного товара, заказанного 
в заданном месяце, не снимая фильтра с наименования товара, выполните фильтра-
цию по полю 
СРОК_ПОСТ
(срок поставки). Числовой фильтр позволит отобрать дан-
ные в любом заданном интервале. 
Таким образом, использование фильтра позволит без изменения отчета получать 
данные в различном представлении. Самые сложные данные можно представить
в удобном для понимания виде, создавая в интерактивном режиме отчеты для оп-
ределенных целей 
Задание 7.1. Создайте отчет для вывода договоров покупателей 
Создайте отчет для вывода договоров, сгруппированных по заказчикам — поку- 
пателям. В предметной области указано, что один покупатель может заключать 
с фирмой несколько договоров. 
Составные отчеты 
Пусть необходимо получить отчет об отгрузках товаров за весь учетный период. 
Отчет должен содержать все данные о товаре и список всех отгрузок товара, сгруп-
пированных по месяцам (рис. 7.31).
Для создания отчета, соответствующего заданию, потребуется использовать данные 
из следующих взаимосвязанных таблиц: 
ТОВАР, поля: 
•
код товара — 
КОД_ТОВ
; 
•
наименование товара — 
НАИМ_ТОВ
; 
•
цена — 
ЦЕНА
; 
•
единица измерения — 
ЕИ
; 
•
ставка НДС — 
СТАВКА_НДС
; 
•
фотография товара — 
ФОТО
; 

---

Отчеты 
319 
Код
склада
Код
товара
Количество
Дата
ИТОГО ОТГРУЖЕНО
ОТГРУЗКА ТОВАРА
Код товара
Наименование товара
Цена
Единица измерения
Ставка НДС
Фото товара
Месяц
Число отгрузок:
Количество отгруженного:
Рис. 7.31. 
Проект макета для создания отчета об отгрузке товаров 
ОТГРУЗКА, поля: 
•
код склада — 
КОД_СК
; 
•
код товара — 
КОД_ТОВ
; 
•
количество отгруженного товара — 
КОЛ_ОТГР
; 
НАКЛАДНАЯ, поле: 
•
дата отгрузки — 
ДАТА_ОТГР
. 
Рис. 7.32. 
Подсхема данных отчета об отгрузке товаров 

---

320 
Глава 7 
Связи перечисленных таблиц определены в подсхеме данных, представленной на 
рис. 7.32. 
Очевидно, что главную часть отчета должны составить данные из таблицы ТОВАР, 
табличную часть отчета — данные из подчиненной таблицы ОТГРУЗКА. Причем 
записи таблицы ОТГРУЗКА должны быть дополнены датой, которая хранится 
в главной по отношению к ней таблице НАКЛАДНАЯ. 
В соответствии с этим создадим составной отчет, содержащий главный отчет и 
включенный в него подчиненный отчет. 
Создание главного отчета 
Главная часть составного отчета должна содержать все сведения о товаре, которые 
хранятся в таблице базы данных ТОВАР, и может быть создана как обычный
однотабличный отчет о товарах фирмы. Для автоматического создания отчета, 
включающего все поля одной таблицы, достаточно выбрать в области навига- 
ции таблицу ТОВАР и выполнить команду 
Отчет
(Report) на вкладке ленты 
Соз-
дание 
(Create). Таблица ТОВАР будет указана в качестве источника данных этого 
отчета. 
Созданный однотабличный отчет откроется в режиме макета. В качестве заголовка 
отчета использовано имя таблицы. Он включает все поля таблицы. Присоединен-
ные элементы управления для каждого поля отчета связаны с подписями и образу-
ют один табличный макет, размещенный в области данных. 
В режиме макета пунктирными линиями показаны границы текста на странице, что 
позволяет правильно выбрать местоположение и размер элементов управления. 
Можно создать отчет и с помощью команды 
Пустой отчет 
(Blank Report), которая 
открывает пустой макет, и команды 
Список полей
(Field List). Перетащив нужные 
поля таблицы в макет отчета, можно получить такой же отчет, как и по команде 
Отчет 
(Report).
Область 
Список полей
может быть открыта командой 
Добавить 
поля
(Add Existing Fields) на вкладке ленты 
Конструктор 
(Design) в группе 
Сер-
вис
(Tools). 
Поскольку в главной части отчета должны отображаться данные только одной
записи, преобразуем его макет в столбик. Для этого выделим табличный макет, 
щелкнув в его левом верхнем углу, и выполним команду 
В столбик
(Stacked) на 
вкладке ленты 
Упорядочить 
(Arrange) в группе 
Таблица
(Table). 
Для того чтобы сделать отчет более компактным, переместим поле с фотографией 
товара в верхнюю правую часть отчета, освободив место для подчиненного отчета. 
Перемещать отдельный элемент управления за пределы макета, а также удалять из 
отчета можно только после его удаления из макета. Для удаления
из макета поля
с фотографией и его надписи выделим их и выполним соответствующую команду 
контекстного меню. После исключения элементов управления из макета, не снимая 
выделения, переместим их в новое место. 
Удалим надпись поля с фотографией, выделив ее и нажав клавишу .

---

Отчеты 
321 
Размещение элементов в макете значительно упрощает их упорядочение в отчете, 
но требует выполнения операций по объединению элементов управления в макет и 
удаления из него. 
Переключимся в режим конструктора, чтобы хорошо видеть структуру разделов 
отчета. Для переключения щелкнем на соответствующем значке в строке состоя-
ния. Отчет с данными о товарах в режиме конструктора представлен на рис. 7.33. 
Рис. 7.33. 
Отчет о товарах фирмы в режиме конструктора 
Создание подчиненного отчета 
Табличная часть отчета должна содержать все сведения об отгрузках, которые хра-
нятся в таблицах ОТГРУЗКА и НАКЛАДНАЯ. Создадим на основе этих таблиц 
отчет, который будет включен в главную часть отчета в качестве подчиненного. 
Создадим по таблице ОТГРУЗКА однотабличный отчет с помощью команды 
От-
чет 
(Report), который откроется в режиме макета. Из области 
Список полей 
(Field 
List) добавим в отчет нужные поля из таблицы НАКЛАДНАЯ. Источник записей 
отчета автоматически дополнится таблицей НАКЛАДНАЯ и ее полями. 

---

322 
Глава 7 
Табличный макет этого отчета вполне подходит для реализации нужного представ-
ления. Подберем ширину элементов управления таким образом, чтобы все столбцы 
отчета поместились на странице, по умолчанию рассчитанной на размер бумаги А4 
и книжную ориентацию. Для того чтобы получить возможность уменьшить ширину 
столбцов, сохранив полное отображение содержимого, разместим подписи в заго-
ловках столбцов в двух строках, увеличив их высоту. 
Для задания интервала между элементами управления и линиями сетки макета вы-
делите макет отчета, щелкнув в его левом верхнем углу, и выберите нужный интер-
вал из списка команды 
Внутренние поля
(Control Padding), размещенной на вклад-
ке ленты 
Упорядочить 
(Arrange). 
Сортировка и группировка записей отчета 
Для группировки данных отчета по дате отгрузки выполним команду 
Группировка
(Group & Sort) на вкладке ленты 
Конструктор 
(Design). В открывшейся области 
Группировка, сортировка и итоги 
(Group, Sort, and Total) щелкнем на кнопке 
До-
бавить группировку 
(Add a group). Выберем для предлагаемого уровня группи-
ровки поле 
ДАТА_ОТГР
. Откроем список, щелкнув на параметре 
по кварталам 
(by 
quarter), и выберем 
по месяцам
(by month) (рис. 7.34). Для закрытия списка щелк-
ните на любом месте за его пределами.
Рис. 7.34. 
Выбор для поля с датой группировки по месяцам 
Для добавления в отчет итоговых сумм по каждому месяцу и общей суммы щелк-
ните на кнопке 
Больше
(More), в области параметров откройте список значений 
параметра 
с итогами:
СУММА_ОТГР 
(with СУММА_ОТГР totaled). В поле спи-
ска 
Итог по полю
(Total On) выберите поле 
СУММА_ОТГР
, по которому нужно рассчи-
тать итоговые значения. Отметьте флажок 
Показать общий итог
(Show Grand 
Total) и определите место отображения итоговых значений
по каждому месяцу
вы-
бором флажка 
Показать в примечании группы
(Show in group footer) (рис. 7.35). 
Поскольку нам нужно подсчитать итоги и по количеству отгруженного, в рас- 
крывающемся списке 
Итог на 
(Total On) выберем поле 
КОЛ_ОТГР
и отметим те же 
флажки. 
З
АМЕЧАНИЕ
В данном отчете расчет итоговых значений для поля с количеством отгруженного не 
имеет смысла, т. к. происходит сложение количеств разных товаров. Однако после того 

---

Отчеты 
323 
как отчет будет вставлен в главный отчет, из общего набора строк будут отбираться 
только строки, связанные с конкретным товаром, и, следовательно, будет суммиро-
ваться количество для одного товара. 
Рис. 7.35. 
Группировка 
с итогами: 
по
двум полям
КОЛ_ОТГР
и 
СУММА_ОТГР
В качестве значения параметра 
Порядок сортировки
по умолчанию выбирается 
устраивающее нас значение 
от старых к новым
(from oldest to newest). 
Отчет в режиме макета после внесения перечисленных изменений представлен на 
рис. 7.36. 
Закроем отчет, сохранив его под данным по умолчанию именем ОТГРУЗКА. 
Рис. 7.36. 
Подчиненный отчет ОТГРУЗКА в режиме макета

---

324