Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Оповещайте сотрудников об изменениях и повторяйте
свои извещения
Привычки сильны, поэтому первого извещения об изменении
может быть недостаточно для достижения взаимодействия между
всеми сотрудниками. Опыт одной организации хорошо иллюстрирует
этот факт:
Стив управлял крупным садоводческим кооперативом в
Калифорнии. Он хорошо понял независимый нрав фермеров и
владельцев ранчо. Ему нравилось, что они заявляют о себе как об
«отъявленных упрямцах», но он добивался получения их
добровольного согласия в отношении большинства запросов.
Работа над тем, чтобы они представляли отчеты о соблюдении
постановлений правительства, стала устоявшейся практикой и
выполнялась в основном по телефону через требуемые промежутки
времени. Дело шло так хорошо, что он решил делегировать это
задание своей помощнице Элле. Стив вручил ей листки учета и
попросил начать обзванивать членов кооператива. Думая, что это

---

достаточное простое изменение, он не позаботился о том, чтобы
формально известить фермеров.
Поскольку фермеры связывались со Стивом по многим
вопросам, некоторые из них в целях удобства докладывали ему о
соблюдении постановлений, одним звонком охватывая несколько
тем. Из соображений скорости Стив принимал эти данные,
записывал их и позднее вручал Элле. Первые пару раз она ничего не
сказала, но однажды утром задержала Стива, когда он вышел из
своего кабинета, чтобы взять лист учета с ее стола. Каждый из них
дергал за свой край бумаги, и Элла сказала:
– Минуточку! Стив, знаете, что мы забыли сделать? Мы забыли
сказать всем, что теперь это моя ответственность. Давайте это
исправим.
Широко улыбнувшись, Стив согласился и сразу же уладил дела с
тем фермером, который ожидал продолжения телефонного
разговора. Затем он попросил Эллу написать извещение для всех
членов кооператива, снабдив его своей подписью. Это придало
официальный характер вручению этого документа. Элла включила в
извещение новость о том, что она создала шаблон отчета и
поместила его на общедоступный сайт для экономии времени тех,
кто умеет пользоваться компьютером. Тем, кто предпочитал
прежний порядок действий, она предложила продолжать
пользоваться телефоном.
Но интереснее всего то, что в течение одной-двух недель
большинство членов кооператива стали передавать свои данные
Элле, и некоторые из них были очень довольны такой системой. К
концу месяца Стив разослал членам кооператива неформальное
письмо, в котором перечислил поименно и поблагодарил оказавших
содействие.
На следующей неделе он перечислил и поблагодарил еще больше
членов кооператива. И наконец, пару недель спустя выслал мягкую,
шутливую заметку с «угрозой», что на следующей неделе
перечислит имена тех, кто до сих пор не понял смысла изменений. В
свою очередь Стив получил (и опубликовал) несколько беззлобных
острот в свой адрес, но вскоре после этого уже мог объявить о
полном соблюдении требований. Они потеряли время, не известив
об изменениях и передаче полномочий его помощнице. Стиву и Элле

---

пришлось проявить еще немного терпения, чтобы придать вес
своему посланию и упростить соблюдение требований.