Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Помните: никаких сроков до оценки
Соглашайтесь на разумные сроки только после внимательной
оценки, и в следующий раз не смотрите на часы или календарь, а
лучше подумайте над отдельными задачами, составляющими ту или
иную работу, и решите, на какой отрезок временной шкалы они
придутся.

---

Допустим, вам дали задание сделать отчет о том, как клиенты
принимают недавнее усовершенствование продукта. Вы оцениваете на
глазок и, основываясь на предыдущем опыте исследования рынка,
определяете, что понадобится 10–12 часов работы, распределенных в
течение неустановленного периода времени для обеспечения участия
других сотрудников. А теперь определите важность.
Схема оценки работ
Начертите горизонтальную шкалу этого задания. Решите, какие
виды деятельности составят первую часть работ и какая работа должна
прийтись на каждый из четырех сегментов шкалы.
Первая четверть (оценка продолжительности: четыре часа)
• Проверить списки клиентов. Сделать случайную выборку Х
пользователей для включения в рассылку (по электронной почте или в
виде писем).
• Доработать существующую версию письма для клиентов.
Вторая четверть до середины (оценка продолжительности: два
часа)
• По истечении времени ожидания собрать ответы клиентов (3
процента от всех адресатов рассылки).
• Задать компьютерную программу для подсчета ответов;
распространить данные.
Третья четверть (оценка продолжительности: два часа)
• Получить одобрение руководства в отношении интерпретации
результатов.
• Сделать черновик отчета.
• При необходимости провести дополнительный опрос/испытания.
• Завершить отчет.
Четвертая четверть (оценка продолжительности: два часа)

---

• Отправить отчет заинтересованным в нем отделам.
• Попросить производственный отдел, отдел обслуживания
клиентов и другие оперативно прислать свои отзывы в электронном
виде.
• Завершить оформление выводов и рекомендаций.
В процессе проверяйте свои оценки. Если при выполнении первой
четверти работ вы обнаружите, что они были слишком жесткими (или
чаще – слишком расслабленными), внесите корректировки и заранее
предупредите другие вовлеченные стороны, чтобы они могли это
учесть. Не присоединяйтесь к числу оптимистов, которые продолжают
надеяться на лучшее, чем всех задерживают или под конец безнадежно
сокращают время на выполнение работы. Сотрудники, принимающие
решения, настоятельно просят предупреждать их заранее.