Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Запрашивайте данные тактично и дипломатично
Чтобы запрашивать данные у людей, не состоящих в вашей
команде, необходимо правильное планирование, своевременность и
приятные манеры.
• Начните с правильного выбора средства: звонок, неформальная
записка, формальное письмо или запрос о разрешении на выставление
коммерческого предложения. Как им будет проще сказать «да»?
• Обрисуйте цели проекта, приняв во внимание ваши отношения с
другой стороной (если они вообще есть).
• Перечислите, что вам нужно и когда.
• Укажите, почему вам нужны их данные (если только нет весомого
контраргумента – такого, как защита тайны третьих лиц).
Будьте честны и открыты в общении, чтобы не терять время тех,
кто помогает вам.
Как посылать напоминания

---

Если информация не приходит к вам вовремя, откровенно
поговорите с тем, кто за это отвечает. Объясните, как задержка
навредит проекту. Никогда не спрашивайте: «Почему это произошло?»
Вопросы, начинающиеся с «почему», обычно провоцируют защитное
поведение. Лучше задать вопрос: «Что сейчас потребуется, чтобы
ускорить выполнение запроса?» Так вы узнаете о конкурирующих
приоритетах другого лица, проникнетесь чувствами друг друга, и не
будет возмущения или оправданий.
Предложите варианты ответов для улучшения
сотрудничества
Как только вы увидите, что приоритеты другой стороны могут
похоронить ваш проект, предложите несколько вариантов.
• Если сотрудничество происходит внутри компании, то как могли
бы вы или ваша команда помочь другой стороне с выполнением задачи
в рамках ваших возможностей? Это касается административной, а не
технической стороны дела.
• Мог бы кто-либо из вас договориться с руководством об отсрочке,
уменьшении объема или одобрении приблизительных оценок, а не
подробных цифр?
• Могла бы другая сторона порекомендовать вам иной источник
информации – внутри или за пределами организации?
• Если все остальное не получится, то могли бы вы сообща
передать дело в вышестоящую инстанцию, сообщив руководителям
обеих сторон о совместно предпринятых шагах и сроках сдачи,
соблюденных на вашем уровне полномочий?
Приоритеты побочных команд время от времени могут бить по
вашим приоритетам. В таких случаях вам необходим достойный и
разумный подход, который был только что изложен.