Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Получите подтверждение от ваших сторонних команд
Когда мы имеем дело с подрядчиками, то заранее получаем все в
письменном виде. Как ни странно, но при работе со «своими» слишком
многие элементы иногда остаются неопределенными, что приводит к
разочарованию. Зачастую мы сосредоточиваемся только на когда
(сроках сдачи), но оставляем рискованную неопределенность в
отношении что (стандартов и требований).

---

Запрашивая важную информацию (топливо для вашего проекта),
позаботьтесь заранее как минимум о двух вещах, которые облегчат
работу.
1. В сопроводительном листе представьте перечень того, что вам
требуется. Так партнеры смогут подтвердить, что ваш запрос понятен
и выполним. Помните, что главное – выполнимость, а не сроки сдачи.
Можно приложить такую записку: «Если вы сомневаетесь, что
сможете ли предоставить что-либо из этого списка, пожалуйста,
уведомите нас до начала работ».
2. Убедившись, что адресат понимает ваш запрос, облегчите его
работу по вводу данных. Подготовьте структуру вопросника, чтобы
партнеры могли вписать в него данные в удобных вам порядке и
форме. Зачем им сочинять фразы и целые сообщения (творческая
работа), когда они просто могут ввести данные в графы (работа с
фактами)?
Сделайте так, чтобы было проще сказать «да»
Точно так же, запрашивая у старших менеджеров мнение или
одобрение, не пишите им длинных сообщений или не требуйте того же
от них. Чтобы облегчить получение согласия, надо предпринять
действия, перечисленные ниже.
• Составьте краткий список того, что вы хотите передать на
одобрение. Убедитесь, что вы предоставили электронную ссылку на
источник, содержащий подробности. Те, кто принимает решения,
смогут по своему усмотрению проверить источники.
• Сделайте графы «да/нет», чтобы было проще отвечать по
перечисленным пунктам.
• Приложите одно из следующих примечаний типа «если я не
получу извещение», написанное так: «Здесь содержатся подробности
решения, которое требует одобрения от вас, а также еще пяти
директоров. Крайний срок выполнения ______ [укажите дату]». Или:
«Если я не получу извещение об обратном до ______ [укажите дату],
то буду считать, что вы дали свое одобрение. В соответствии с этим
будет начата работа».
При любом из этих подходов вы должны оставить достаточно
времени на подготовку, чтобы дающий добро смог посоветоваться с
другими перечисленными лицами, принимающими решения. Даже в

---

таком случае при первом использовании этого подхода могут
возникнуть политические неприятности. Но многие иерархические
организации успешно используют эту технику. Начав использовать ее,
советуем вам опросить менеджеров, вовлеченных в этот проект, и
узнать их первую реакцию.