Ўзбекистон республикаси қишлоқ ХЎжалиги вазирлиги тошкент давлат аграр университети термиз филиали

3.2. Фермер хўжалигида иш юритиш хизматини ташкил этишни яхшилаш йўллари

Фермер хўжалигида иш юритишни ташкил этиш жараёнини котиб-референт тамонидан олиб борилади. Унинг функциявий вазифаси корхона раҳбарига максимал даражада хужжатлаштириш ишларига ёрдам бериш ва унинг вақтини тежашдан иборатдир. Иш юритувчининг фаолияти ҳамда раҳбар- мутахассисларга умумий хизмат кўрсатиш маданияти ва котиб-референт меҳнатининг сифати билан белгиланади. Бу эса ўз навбатида мазкур меҳнатни ташкил қилиш даражасига боғлиқ бўлади. Амалда, котиб-референт бошқарув аппаратининг ёки йирик таркибий бўлинманинг ишини юритишни тўлиқ (ёки каттагина қисмини) уз зиммасига олади. Бундан ташкари раҳбар котибининг функцияларини ҳам бажаради ёки фақат раҳбар котибининг функцияларини бажаради.
Котиб-референтнинг меҳнати бажарадиган функциялари ва операцияларнинг кенглиги ва хилма-хиллиги билан тавсифланади: Биринчидан, котиблик фаолияти бир ишдан бошқасига тезкорлик билан ўтиш (ҳужжатларни рўйхатга олиш, телефонда гаплашиш, кампютерда ёзиш, факс билан ишлаш, ташрифчиларни қабул қилиш ва ҳ.к.) маҳоратини талаб қилади. Иккинчидан, котиб-референт иш куни давомида кенг доирадаги одамлар билан мулоқатда бўлади. Учунчидан, кўп ҳолларда котиб-референт ўзинингфаолият тури бўйича бевосита раҳбари берадиган топшириқлардан ташқари бошқа шахсларнинг топшириқларини ҳам бажаради. Бундай ҳолат котиб-референтнинг ишида қўшимча қийинчиликларни келтириб чиқаради. Шу боисдан унинг ҳуқуқ ва мажбуриятлари катъий белгиланиши ва лавозим йўриқномасида мустаҳкамлаб қўйилиши лозим.
Лавозим йўриқномасининг мавжудлиги - котиблик фаолиятини оқилона ташкил этишнинг муҳим шарт-шароитларидан бири бўлиб ҳисобланади. «Умумий қоидалар» бўлимида бўйсунадиган шахслар доираси қатий чекланган бўлиши лозим. Котиб-референтнинг битта шахсга бўйсуниши- энг мақбул ечимдир. Котиб-референт ўз фаолиятида қўллайдиган йўриқнома – услубий ҳужжатлар, маълумотнома ва бошқа қўлланмаларнинг тўлиқ рўйхати келтирилиши керак. Котиб-референтнинг нафақат касбий саводхонлиги, балки унинг касбий маҳорати масалан, ҳужжатларни чоп этиш, расмийлаштириш, кўпайтирувчи техникадан фойдаланиш, компютерда ишлаш буйича қўйиладиган талабларни белгилаб қўйиш лозим.
«Котиб-референтнинг функциялари ва вазифалари» бўлимида, котиб-референт фаолиятининг бош йўналишларини мумий ҳолда баён этиш керак. Масалан, ҳужжатларни қабул қилиш ва рўйхатдан ўтказиш; ҳужжатларни дастлабки кўриб чиқиш; барча турдаги хизмат коореспанденцияларни жўнатиш; телетайп дастурларни қабул қилиш ва узатиш; телефонограммаларни қабул қилиш ва узатиш, корхонага келганини ҳисобга олиб бориш, кампютерда ёзиладиган жилдларни бажариш; ташрифчиларни қабул қилишни ташкил этиш; раҳбар ҳузуридаги йиғилган жилдларнинг баёнлари (стенгарммаларни) олиб бориш; вақтинча меҳнатга қобилятсизлик варақларини расмийлаштириш; хизмат сафари гувохномаларини расмийлаштириш ва рўйхатдан ўтказиш; бўлинмаларда жилдларни шакиллантиришини назорат қилиш; раҳбар иш жойининг ҳолатини назорат қилиш; раҳбарнинг топшириқларини бажариш ва ҳакоза.
Котибнинг бажарадиган функцияларининг ҳар бири (иш юритиш, кампютерда ёзиш ташрифчиларни қабул қилиш, раҳбарга хизмат кўрсатиш ва хокозо) бўйича мажбуриятлари аниқ ва тўлиқ белгилаб қўйилиши лозим. Белгиланган мажбуриятларини бажариш шартларини ва натижаларини кўрсатиб куйиш мақсадга мувофиқдир.
«Котиб-референтнинг жавобгарлиги» бўлимида, ўз мажбуриятларини тўлиқ бўлмаган ҳолда ёки нотоғри бажарганлик, ўз ҳуқуқларидан фойдаланмаслик ёки нотўғри фойлангани учун жавобгарлик курсатилиши лозим. Ҳужжатлар билан ишлашдан ташқари котиб кўп холларда ташрифчиларнинг қабулини ташкиллаштириш, йиғилиш ва мажлисларга тайёргарлик кўриш ва қатнашиш функцияларини бажаради. Телефон орқали музокоралар олиб боради. Хужжатларини кампютерда ёзиш ва ксерокопия қилиш билан шуғулланади.
Ташрифчиларни қабул қилишни ташкил этиш котибнинг энг муҳим функцияларидан биридир. Бу ишни бажаришда котиб хушмуомала бўлиши, ташрифчилар билан алоқага чиқиш маҳоратига эга бўлиши, айрим масалаларни мустақил ҳал қилиши шарт. Раҳбар билан доимий равишда ёки бир марталик алоқада бўлувчи шахсларнинг учта гуруҳини бир-биридан фарк килишини билиш лозим. Булар, 1).муассасанинг ходимлари, 2). Бошка ташкилотларнинг вакиллари, 3). раҳбар ўзи бошчилик қилаётган корхонанинг ваколатларига тегишли масалаларни ҳал этиш буйича қабул қиладиган фуқаролар.
Ходимларни қабул қилишни ташкиллаштиришда қуйидаги тавсияларга риоя қилиши мақсадга мувофиқдир:
Рахбар, котиб – референти олдиндан келишилмаган холда исталган вақтда, қабул қилиш мумкин бўлган шахслар хақида маълумот берилиши керак, қолган ходимларни қабул қилишни рахбар қоида бўйича белгиланган кабул кунлари ва соатларда кабулни амалга оширади. Котиб – референт улар хақида тегишли ходимлар контингентига хабар бериши шарт. Рахбарнинг хохишига кўра, котиб – референт, ишловчиларни олдиндан рўйхатга ёзиб қўйиши мумкин. Бу қабулни вақтини кутиш вақтини қисқартириш имконини беради; шу мақсадда котиб – референт ишловчиларни телефон орқали таклиф қилиши мумкин.
Агар ишловчи қабул учун ажратилганидан ташқари вақтда раҳбар билан учрашиши лозимлигини таъкидласа, котиб-референт бу ҳақда раҳбарга маълум қилиши ва ишловчининг Исм, фамилияси ва эгаллаб турган лавозими хамда уни қизиқтираётган масаланинг моҳиятини тушунтириши шарт. Кейин эса раҳбарнинг кўрсатмаларига мувофиқ иш кўриб, ходимга улар ҳақида ахборот беради. Котиб-референт бошқа тошкилотларда ишловчиларнинг қабулини ташкиллаштирар экан, ушбу шахснинг раҳбар билан учрашувининг олдиндан келишилганми, йуқми (ёзма ёки телефон орқали) эканлигини аниқлаши шарт. Учрашув келишилган бўлса, котиб раҳбарга ушбу шахснинг келганлиги тўғрисида хабар беради. Зарурат туғилса, бу ҳақда унга эслатади ва кейинги ўринда уларнинг кўрсатмаларига мувофиқ иш тутади. Олдиндан келишилганлик бўлмаса, котиб ушбу шахснинг қайси ташкилотдан келганлигини, унинг фамилияси, исми шарифи корхонанинг номи ва лавозими хамда масаланинг моҳиятини аниқлайди. Олинган маълумотни урганиб рахбар ёки тегишли таркибий бўлинмага йўналтиради. Масалани фақат раҳбар ҳал қилиши мумкин бўлса, котиб-референт буни раҳбарга маълум қилади ва уларнинг кўрсатмаларига мувофиқ ҳаракат қилади.
Котиб-референт, ҳеч қачон олдиндан хабар бермасдан келган шахсларни раҳбар олдига қўймаслиги керак. Ташрифчини таништириш чоғида котиб-референт унинг фамилиясини, лавозимини, ташкилотини аниқ айтиш керак. Қабул вақтида раҳбарнинг телефони котиб-референтга уланиши лозим. Агар рахбар тамонидан қабул учун олдиндан келишилган булиб, маълум сабабларга кура рахбар келаолмаслидан котиб-референтнинг хабари булса, котиб-референт раҳбарнинг номидан узр сўраши, сабабини тушунтириши ва кейинги учрашувнинг вақтини келишиши лозим.
Фуқароларни қабул қилишни ташкиллаштириш бўйича котиб мажбуриятлари юқорида баён этилганлардан анча фарқ қилади. Кўп ҳолларда у қуйидаги функцияларни бажаради:

• 
  -раҳбар қабулида бўлишни истаган фуқароларни рўйхатга олади,бунда рўйхатга олиш шаклида ташрифчи ҳақида маълумотлар ва уларнинг тақдим этган ҳужжатлари кўрсатилади. Тажрибали котиб-референт ишни кўриб чиқиши учун, зарур ҳужжатлардан қайсилари йўқ эканлигини кўрсатиб бериши мумкин.
  
• 
  -қабул чоғида қабулхонада тартибни таъминлайди (навбатни тартибга солади, раҳбарнинг талабига кўра зарур ҳужжатларни танлайди, аппарат ходимларини таклиф қилади ва ҳ.к).
  
• 
  -зарурат бўлса раҳбарнинг қабулига келган ташрифчи билан суҳбатини ёзиб олади, ишни кўриб чиқиш жараёни ҳақида белгиларни карточка ёки журналда қайд этади.
  

Котиб-референт иш кунининг асосий қисмини телефон орқали сўзлашувлар банд қилади. Бунда раҳбарнинг иш вақтини тежаш учун котиб-референт иложи борича телефон орқали чақириқларни бошқарув аппаратининг бошқа ходимларига йўллайди. Раҳбарларга иккинчи даражали масалалар бўйича мурожаат қилиш ҳоллари жуда кўп учрайди. Котиб-референт телефон орқали раҳбарга мурожаатларни аниқ ва муҳими фойдали тарзда тартибга солиши учун унга тажриба, хушмуомалалик ва авторитет талаб қилинади.
Раҳбар жойида бўлмаган ҳолларда котиб-референт абонентнинг лавозими, фамилияси, телефони ва иложи бўлса, уни қизиқтирувчи саволларни ёзиб олади ва раҳбарга маълум қилади.
Котиб-референт телефон орқали қабул соатлари, раҳбарнинг иш жойида мавжудлиги ёки мавжудмаслиги, айрим ҳолларда эса ,унинг қаерда эканлиги ва ишга қайтиш вақти ҳақида тўлиқ маълумот бериши шарт.
Ҳар бир муассасада телефон орқали хабар бериш мумкин бўлмаган маълумотлар доираси мавжуд бўлади. Бу ҳолда котиб референт абонентга раҳбарга ёзма ёки шахсан мурожаат қилиниши тавсия этади.
Телефон орқали мулоқат услуби қисқа ва хушмуомала, мазмуни эса тўлиқ ҳамда икки хил ёки нотўғри талқин қилишга йўл қўйилмайдиган тарзда олиб борилиши керак
Йиғилишни тайёрлаш ва ўтказишга котиб-референтнинг функциялари қўйидагича бўлиши мумкин:
-таклиф қилинаётганларга йиғилиш ўтказиладиган жойи, вақти, кун тартиби, маърузачилилар ҳақида хабар бериш (шу мақсадда телефон, радио, шахсий алоқалар,балану овозда алоқа, эълонлар, таклифномалар, хабарнома варақалари ва шу кабилардан фойдаланилади); қатнашчилар рўйхатини таёрлаш ва таклиф этилганларни зарур материаллар ҳамда ёзув анжомлари билан таъминлаш; раҳбарнинг маърузасини безатиш, иллюстратив материал тайёрлаш; қатнашчиларни рўйхатдан ўтказиш ва рахбарга қатнашчиларнинг сони, кеч қолганлар ва келмаганларнинг сони, келмаганликнинг сабабларини маъруза қилиш; йиғилишнинг баённомаси ёки стенограммасини ёзишолиб бориш; раҳбар учун маълумотларни танлаш; йиғилиш жараёнида раҳбар томонидан берилган оператив топшириқларни бажариш; баённома (стенограммани) расмийлаштириш, уни кўпайтириш ва йиғилиш иштирокчиларига жўнатиш, қабул қилинган қарорларнинг ижросини назорат қилиш.
Котиб тамонидан кўрсатадиган хизматнинг сифати котиб-референтнинг тайёргарлик даражасига тўғридан-тўғри боғлиқ бўлади. Республикада ушбу тоифадаги ишловчиларнинг таёргарлигини амалга оширадиган, бошланғич касбий таълимга ихтисослаштирилган ўқув муассасалари тармоғи яратилган ва ривожлантирилмоқда.
Фермер хўжалигида рахбар ходимлар тайёрлаш ва улар фаолиятини такомиллаштиришга қаратилган тадбирларни амалга оширишга алоҳида эътибор қаратилиб келинмоқда.
Рахбар ходимларнинг бошқарув меҳнати, товар ишлаб чиқарувчиларнинг меҳнатини ажралмас қисми, бошқарувнинг функциялари оператив бажарилишини туғри ташкил қилинишига боғлиқ бўлади ва ишлаб чиқариш натижасига таъсир кўрсатади. Бошқарув меҳнати ақлий, ижодий тавсифларни ўзида мужассам этади. Бошқарув меҳнатининг предмети ишлаб чиқаришнинг моддий элементи эмас, балки ахборот, ҳар-хил хужжатлар, бошқарув ечимлари ҳисобланади. Бошқарув меҳнатида ва техник бажарувчиларнинг улуши - бу меҳнат харажатларини олиш учун ахборотни қайта ишлаш, таъминлаш ва сақлаш асосий ўринни эгаллайди.
Бошқариш самарадорлиги асосан раҳбар ўз вазифасини қанчалик муваффақиятли бажариши билан боғлиқ. Хозирги давр бошқаруви меҳнат ва бошқарувни ташкил этишнинг янги илмий ва техникавий ечимлари, усулларини қўллаши, ишлаб чиқариш имкониятларини иқтисодий равишда кенгайтириши лозим. Бошқарувчи ҳам ташкилотчи, тарбиячи, изланувчи сифатларига эга бўлиши керак.
Бошқарувчилар томонидан қабул қилинадиган қарорлар мураккаблиги ва жавобгарлик ортиши бажариладиган ишлар турли - туманлиги улардан вақтни унумли тақсимланиши талаб қилади. Ўз фаолиятини режалаштиришни билмайдиган, фақат жорий масалалар билан шуғулланувчи бошқарувчилар фақат бошқарув жараёнида вужудга келувчи у ёки бу вазият натижаларини тахли л қилиш билан чегараланиб, келажакда қилиниши лозим бўлган ишларни ҳал этиш учун вақт тополмай қоладилар.
Бошқарув фаолияти мақсадини белгилашда аввало ундан юқорироқ бошқарув тизими олдида турган вазифалардан келиб чиқиши лозим, акс ҳолда бутун тизим фаолиятига тўғри келмайдиган иш кўриши мумкин.
Фермер хўжалигида ходимларни режалаштириш хўжалик манфаатлари нуктаи назаридан ҳам, унинг ходимлари манфаатларини кўзлаб зарур миқдорда ҳамда тегишли малакага эга бўлган шундай ходимларга эга
бўлиш муҳимки, улар ишлаб чиқариш вазифаларини хал қилиш, унинг ўз мақсадларига эришиши учун зарур бўлади. Ходимларни режалаштириш юқори меҳнат унумдорлигини кўлга киритиш ва ишдан қониқиш ҳосил қилиш учун шарт-шароитлар яратиб бериши лозим. Одамларни биринчи навбатда, ўз қобилиятларини ривожлантириш учун шарт-шароитлар яратиб берилган, юқори ҳамда доимий иш хақи олиб туриш кафолатланган иш ўринлари жалб килади. Хўжаликдаги барча ходимларнинг манфаатларини ҳисобга олиш ходимларни режалаштириш вазифаларидан бири ҳисобланади. Ходимларни режалаштириш ташкилотдаги умумий режалаштириш жараёни билан узвий алокадорликда олиб борилгандагина самарали бўлади.
Раҳбар-ходимларни режалаштириш ходимлар билан ишлашнинг тезкор режасида бирлаштирилган ва ўзаро бир-бири билан боғланган бутун бир тадбирлар мажмуини амалга ошириш орқали рўёбга чиқарилади.
Мутахасис кадрлар ишининг тактикаси деб кадрлар билан бўладиган ишга айтилади. Бу ерда хозирги аниқ шароитда кадрлар сиёсатини маълум тартибда амалга ошириш қоидалари кўзда тутилади. Бу кадрларни тўғри танлаш, жой-жойига қўйиш ўқитиш, таълим бериш, бошқарув кадрларни ишлатиш ва қайта тайёрлашни ташкил этиш зарур.
Кадрлар билан бўладиган ишни самарадорлиги мақсадида тизимли ёвдашувга асосланмоғи керак Кадрлар иши тизимини бошқарув ходимлари билан ташкил қилади. Кадрлар билан боглиқ ишлар, жумладан, кадрларни танлаш, жой-жойига қўйиш, бир жойдан иккинчисига ўтказиш ва уларни юқрри лавозимларга кўтариш, ишларини режалаштиришни ташкил қилиш ва рахбарлик қилиш ва бошқаларни ўз ичига олади.
Шундай қилиб,фермер хўжалигида рахбар ходимлар фаолиятини такомиллаштиришда иш юритишни оқилона ташкил этиш, котиб-референтларнинг фаолиятини тўғри йўлга қўйиш, иш самарадорлигини ва ҳуқукий кафолатларини беришдан иборат бщлади.