Tijorat yozishmalari

Elektron biznes yozishmalari qoidalari
Grigoriy Sizonenko, Bosh direktor"Axborot innovatsion kompaniyasi" YoAJ, Moskva
1. "Hammasiga javob berish" tugmasidan foydalaning. Agar suhbatda bir nechta odam ishtirok etsa, siz faqat oxirgi xabarni jo'natuvchiga emas, balki hammaga javob berishingiz kerak.
2. Har doim mavzu qatorini kiriting. Ko'pgina hollarda, qabul qiluvchi faqat yangi elektron pochta sarlavhasini ko'radi. Keyinchalik, Mavzu maydonidagi ma'lumotlar xabarlarni topish va saralashda yordam beradi. Sarlavhada yorliqli so'zlardan foydalanishingiz mumkin - masalan, "MUHIM!" "Mavzu"). So'zning izchil uslubini ishlab chiqing va har doim unga rioya qiling. Shuni yodda tutingki, bugungi kunda ko'p odamlar yozishmalarini saralash uchun avtomatik filtrlardan foydalanadilar. Shuning uchun sarlavha mashina tomonidan "o'qilishi" uchun tanlanishi kerak.
3. Xat qisqa va tuzilgan bo'lishi kerak. Ma'noning maksimal shaffofligi va taqdimotning ravshanligiga intiling, muhim va kichik tafsilotlarni ajratib oling. Ish xatini bir marta o‘qib chiqqandan so‘ng muammoning mohiyatini ham, masalaning tarixini ham, takliflar mazmunini ham, adresatdan kutilayotgan harakatlarning mohiyatini ham bemalol tushunib olishingiz manfaatdor. Qo'shimcha materiallar (hujjatlar, jadvallar, fotosuratlar) xabar matnini bo'rttirmaslik uchun ilova sifatida yuborilgani ma'qul; bu holda, xat siz yuborayotgan fayllarni ko'rsatishi kerak.
4. Odobli bo'ling. Har qanday xatda salomlashish, manzil va imzo uchun joy bo'lishi kerak (siz uni har qanday xabaringizga avtomatik ravishda qo'shishni yoqishingiz mumkin). Shuningdek, siz semantik va hissiy urg'u qo'yishingiz kerak - telegraf uslubidan qoching. Agar yozishmalar nozik masala yoki mojaro haqida bo'lsa ham, hurmatli ohangni saqlang. Darhaqiqat, biznesda xafa qilmaslik, balki yechim topish muhim. Bunda vazminlik va xushmuomalalik yaxshi yordamchidir.
5. Xatlarga javob berilishi shart! Va tezda. Ushbu oddiy haqiqatni tushunmaslik ko'plab tushunmovchiliklarni keltirib chiqaradi. Yuboruvchi xat o'qilganligini bilishi kerak va bir muncha vaqt o'tgach, siz mazmunli javob kutishingiz mumkin. Avtomatik javob beruvchilar va avtomatik bildirishnomalarga to'liq ishonmang - o'zingizning qisqa iborangizni yozing. Boshqa tomondan, ba'zi harflarga javob berish kerak emas. Birinchidan, sizning manzilingiz "Cc" maydonida bo'lganlar: jo'natuvchi sizni boshqa shaxs bilan yozishmalaridan xabardor bo'lishingizni xohlaydi. Ikkinchidan, sizning manzilingiz umuman mavjud bo'lmaganlarga: bu xat muallifi sizning koordinatalaringizni maydonga qo'shganligini anglatadi. Yashirin nusxa"- ya'ni, men sizni xatning to'g'ridan-to'g'ri qabul qiluvchisidan yashirincha yozishmalar bilan tanishtirmoqchiman.
6. Javob berayotgan xatingiz matnini o‘chirmang. Ehtimol, sizning javobingiz bir muncha vaqt o'tgach - hatto bir necha yildan keyin qayta o'qilishi mumkin. Ko'pgina korxonalarda allaqachon elektron pochta arxivlash tizimlari mavjud. Aytgancha, qaerda bo'lgan mamlakatlarda elektron pochta dan rasmiy kompaniya yuridik ahamiyatga ega hujjat sifatida tan olingan; uzoq muddatli saqlash yozishmalar qonun talabidir. Bizda bu hali yo'q, lekin amaliyot yozma qoidalardan oldinda.Yozgan har bir harfingizga qabul qiluvchining ko'zi bilan qarang. Bu biznes yozishmalarining asosiy qoidasi. Agar siz unga amal qilsangiz, qabul qiluvchilar sizning xabarlaringizni oqimdan ajratishni boshlaydilar.
7. To'g'ri yozing. Xatda yo'l qo'yilgan yagona xatolar adresatni haqorat qiladi, chunki ular shoshqaloqlik yoki beparvolikning namoyon bo'lishi sifatida qabul qilinadi. Va bir nechta xatolar jo'natuvchining past madaniyat darajasini ko'rsatadi, shuningdek, ishbilarmonlik yozishmalariga kelsak, jo'natuvchi ishlaydigan kompaniyani noqulay ko'rinishda ifodalaydi.
Ushbu maqola mening kuzatuvim bo'lib, qaysi jihatlari yaxshi biznes maktubi taassurot qoldiradi.
Shunday bo'ladi, siz xatingizga javob olasiz va darhol ichki qaror qabul qilasiz: men bu bolalar bilan muloqot qilishni xohlayman va muloqot qilishni davom ettiraman, lekin bu bolalar bilan men darhol xayrlashmoqchiman. Sizda hech qachon shunday bo'lganmi? Menda - ha. Oxirgi bunday amaliyot men bilan yaqinda sodir bo'ldi: men turli kompaniyalar bilan til kurslarini tanlash bo'yicha yozishmalar qildim.
Quyida mening xulosalarim keltirilgan, agar sizning fikringiz qabul qiluvchida yaxshi taassurot qoldirishi va u siz bilan biznes aloqalarini davom ettirish istagini uyg'otishi siz uchun muhim bo'lsa, nimani yodda tutish kerak.
1. Xatga javob berish vaqti.

1. 
   Xatning ijobiy oxiri
   

- xatingizni o'qiyotganda qabul qiluvchining diqqat markazida qoladigan oxirgi narsa. Oxirgi iboralarda ishbilarmonlik muloqotining hissiy ijobiy muhitini mustahkamlang. Qabul qiluvchida yaxshi kayfiyatni yarating, shunda u siz bilan yana gaplashishni xohlaydi!
Taqqoslash:

Javob varianti 1	Javob varianti 2
Salom Masha! Avvalo institutimizni tanlaganingiz uchun rahmat! Hamkorligimizdan mamnun bo'lishingizga ishonamiz. Sizga hisob-fakturani yuborish uchun biz sizdan ish beruvchi kompaniyangiz haqidagi ma'lumotlarni olishimiz kerak. Iltimos, ularni ushbu xatga javob sifatida yuboring. ......	Salom Masha! Avvalo institutimizni tanlaganingiz uchun rahmat! Hamkorligimizdan mamnun bo'lishingizga ishonamiz. Sizga hisob-fakturani yuborish uchun biz sizdan ish beruvchi kompaniyangiz haqidagi ma'lumotlarni olishimiz kerak. Iltimos, ularni ushbu xatga javob sifatida yuboring. Savollaringiz bo'lsa, biz bilan bog'laning!