Тема Теоретические и методологические основы организационного пректирования систем управления1

Параметры
Характеристика
Сильные стороны	Совокупность компетенций сотрудников, организационных ресурсов, конкурентных возможностей (активы организации)
Слабости	Отсутствие значимых элементов функционирования организации (пассивы организации)
Возможности	Условия деятельности, предоставляемые внешней средой
Угрозы	Стоимость технологий конкурентов, изменения в нормативном регулировании, демографической ситуации, курсах валют и др.

Таблица 3.2. Характеристика SWOT-анализа.
Метод анализа и синтеза систем управления:

• 
  определение объекта анализа;
  
• 
  структурирование системы;
  
• 
  определение функциональных особенностей системы управления;
  
• 
  исследование информационных характеристик системы;
  
• 
  определение количественных и качественных показателей системы управления;
  
• 
  оценка эффективности системы управления;
  
• 
  обобщение и оформление результатов анализа.
  

5. В зависимости от цели исследования применяются следующие виды наблюдений:

• 
  Фотография рабочего времени;
  
• 
  Фотография времени использования оборудования;
  
• 
  Хронометраж;
  
• 
  Фотохронометраж.
  

Виды наблюдения:

• 
  Личное
  
• 
  Моментное
  
• 
  Долговременное
  
• 
  Непрерывное
  
• 
  Непосредственное
  

Этапы наблюдения включают:

• 
  подготовка к наблюдению (изучение организации труда на рабочих местах, технологии производства, параметров работы оборудования; определение исполнителя);
  
• 
  проведение наблюдения;
  
• 
  обработка данных наблюдения;
  
• 
  анализ результатов;
  
• 
  выработка предложений.
  

6. К методам исследования систем управления относится опрос (интервьюирование). Он позволяет проверить, уточнить и дополнить данные, полученные другими методами, и проводится вместе с ними. Задачами интервьюирования являются выявление перечня операций, выполняемых работником и выяснение мнения сотрудников об условиях их труда, степени автоматизации, оснащенности средствами оргтехники, психологическом климате в коллективе, отношении к работе.
Этапы:

• 
  подготовка списка лиц для опроса;
  
• 
  разработка перечня вопросов;
  
• 
  непосредственный опрос;
  
• 
  фиксирование результатов.
  

Анкетирование – опрос сотрудников путем заполнения анкет (открытые, закрытые, анонимные и др.)
Этапы:

• 
  определение цели анкетирования;
  
• 
  предварительное разъяснение его целей и задач сотрудникам и руководству;
  
• 
  разработка анкеты;
  
• 
  проведение опроса;
  
• 
  анализ анкет.
  

В исследовании систем управления, в т.ч. его документационного обеспечения, используются графические методы для фиксации наблюдаемых операций и явлений с помощью чертежа, а также статистические методы. Последние позволяют обобщить количественную информацию об объеме документооборота и др. операциях (подсчет объема документооборота; наблюдение; анкетирование).


7. Моделирование является инструментом исследования систем и позволяет на основе изменения исходных предположений прогнозировать поведение системы. Кроме того, модель представляет собой средство упрощения объекта и его изучения, поскольку позволяет исследовать систему с точки зрения ее существенных характеристик, абстрагируясь от побочных влияний среды. Для этого используются методы упрощения:

• 
  исключение из рассмотрения переменных;
  
• 
  изменение природы переменных;
  
• 
  изменение характера связи между элементами;
  
• 
  изменение ограничений.
  

Непосредственно модели используются следующих видов: графическая, функциональная, символическая, статистическая, описательная (дискриптивная), математическая, имитационная динамическая, ситуативная, информационная и др. Модели состава и структуры, как отдельный вид моделирования, отражают взаимосвязи и взаимозависимость элементов системы. При этом под «связью» (рекурсивная, синергическая, циклическая) понимается совокупность зависимостей свойств одного элемента от свойств других элементов системы.
В исследовании систем управления отдельное место занимает модель «черного ящика», как изучение взаимодействия системы («черного ящика») со внешней средой. Она бывает двух видов: конечный (бесконечный) автомат и эксперимент. Отдельно используется модель «белого ящика», под которой понимается изучение внешнего и внутреннего взаимодействия элементов системы.


Вопросы и задания для самоконтроля

1. 
   Какие основания используются для выделения систем?
   
2. 
   Охарактеризуйте подсистемы управления организацией.
   
3. 
   Дайте характеристику системе управления персоналом.
   
4. 
   Составьте профессиограмму секретаря (делопроизводителя и др.).
   
5. 
   В чем суть модульного подхода к разработке профессиограмм?
   
6. 
   Назовите типы профессиограмм и их особенности.
   
7. 
   Какие требования предъявляются к разработке профессиограмм?
   
8. 
   Какие методы используются для анализа систем управления?
   
9. 
   Охарактеризуйте общие подходы к структуризации целей.
   
10. 
    В чем особенности применения SWOT-анализа при проведении оргпроектных работ?
    
11. 
    Охарактеризуйте метод анализа и синтеза систем управления.
    
12. 
    Назовите виды наблюдений и возможности их использования в исследовании различных аспектов деятельности организации.
    
13. 
    Какие этапы выделяются в проведении наблюдения?
    
14. 
    Проведите сравнительный анализ интервьюирования и анкетирования для исследования разных аспектов деятельности организации.
    
15. 
    Охарактеризуйте метод моделирования.
    
16. 
    Заполните таблицу «Методы исследования и анализа систем управления»
    

№	Метод	Целесообразность применения	Достоинства	Недостатки

Тема 4. Методика исследования системы документационного обеспечения управления¹

План

1. 
   Основные методы исследования делопроизводства.
   
2. 
   Документирование исследования системы ДОУ.
   
3. 
   Исследование документопотоков в организации.
   
4. 
   Детальное обследование документирования деятельности организации и службы ДОУ.
   

1. В исследовании делопроизводства используются методы наблюдения, хронометража, анкетирования, интервьюирования, моделирования. При этом для достижения наглядности представления информации используются графические методы. Так, при фотографировании рабочего дня составляются наблюдательный лист и баланс рабочего времени. В наблюдательном листе на протяжении рабочего дня (или его части) непрерывно фиксируются все без исключения затраты рабочего времени. На основании проведенных фотографий составляется сводная таблица одноименных затрат рабочего времени, определяются средние величины по одноименным затратам и потерям рабочего времени, проводится анализ необходимости и целесообразности этих затрат и перерывов в работе. После составления сводки одноименных затрат, необходимо составить фактический баланс рабочего времени, который сопоставляется с нормативным. В результате можно определить ряд показателей, характеризующих использование рабочего времени.
Хронометраж позволяет установить длительность затрат времени на выполнение элемента трудового процесса путем непрерывных (сплошной хронометраж) и выборочных замеров времени.
Этапы определения нормативов времени:

• 
  составление схемы разработки нормативов и выбора факторов, влияющих на трудоемкость работы;
  
• 
  проведение хронометражных исследований;
  
• 
  обработка данных хронометражных исследований;
  
• 
  составление таблиц нормативов;
  
• 
  проверка (апробация) и корректировка нормативов;
  
• 
  утверждение нормативов руководителем организации.
  

В результате устанавливаются нормы выработки для тех видов работ, которые имеют специфику в данной организации и не регламентируются нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Метод нормирования труда – это совокупность приемов установления норм труда. Последние по видовому признаку подразделяются на нормы времени, выработки, численности, обслуживания, нормированных заданий, а по сфере применения – межотраслевые, отраслевые, местные. При этом используются опытно-статистический (суммарный) и аналитический (аналитически-расчетный и аналитически-исследовательский) методы.
Этапы нормирования труда:

• 
  анализ трудового процесса;
  
• 
  выявление и учет нормообразующих факторов;
  
• 
  проектирование рациональной организации труда;
  
• 
  расчет норм затрат труда.
  

Методы интервьюирования и анкетирования являются определяющими при выяснении распределения обязанностей между сотрудниками делопроизводственной службы, выяснении вида работ, выполняемых сотрудниками. В этих целях составляется опросник (анкета). При этом необходимо точно определить цель анкетирования, какие данные требуется получить от сотрудников, а также четко сформулировать вопросы и провести предварительное разъяснение необходимости участия сотрудников в опросе. Наиболее типовыми в анкетах являются вопросы о степени загруженности основных специалистов документным и внедокументным обслуживанием; использовании в работе основных специалистов типовых текстов (шаблонов); применении оргтехники; затратах времени основных специалистов на совершаемые маршруты, поиск необходимой документации, подшивку документов, печать документов.
Графические методы представляют собой фиксацию наблюдаемых операций и явлений с помощью чертежа. Они применяются для изучения документов (схема организационной структуры учреждения (документооборота), графики и др.); наблюдение (оперограммы и др.); оформления результатов анализа (хронокарты, секторные диаграммы и др.).
Оперограмма – таблично-графическое отображение последовательности делопроизводственных операций, при котором в графах указаны исполнители, а в строках – последовательность операций (см. Таблицу 4.1). Оперограммы позволяют:

• 
  фиксировать операции для определенного комплекса документов;
  
• 
  отразить стадии и элементы процесса работы, связь операции с определенным рабочим местом;
  
• 
  характеризовать функции исполнителей;
  
• 
  систематизировать содержание документов;
  
• 
  рационализировать маршруты движения.
  

№	Наименование операции	Исполнитель 1	Исполнитель 2	Исполнитель 3
1	Операция 1
2	Операция 2
…

Таблица 4.1. Оперограмма (образец).

Моделирование документооборота, как метод его исследования, включает следующие аспекты:

• 
  моделирование организационной деятельности, с дифференциацией уровней принятия решений, органов и звеньев управления в одной системе;
  
• 
  моделирование функциональной деятельности организации для выявления типовых вопросов деятельности, отсекания не входящих в компетенцию вопросов;
  
• 
  создание информационной модели документооборота для определения потоков документов, которые используются при принятии и контроле исполнения типовых решений, определения рациональных маршрутов движения документов.
  

2. Основными элементами системы ДОУ, исходя из свойств системы являются организаторы ДОУ (руководство и структурные подразделения), объекты ДОУ (документация и сотрудники) и каналы управления (организация обратной связи). Особенностью документационного обеспечения является зависимость от действующей системы управления. Внешней средой в данном случае будут являться система управления организацией, сама организация, законодательство, социально-экономические условия и др. Систему ДОУ следует отнести к сложным, открытым, динамичным, целенаправленным, адаптивным, устойчивым системам, так как она способствует функционированию и развитию системы управления, имеющей сложную иерархическую структуру (документация отделов, подразделений), поддерживает и обеспечивает документально ее динамичное целенаправленное развитие (планы, программы, проекты и др.), адаптирует управленческие структуры к реальным условиям (положения, инструкции, распоряжения и др.), обеспечивает устойчивость развития (приказы, письма, методические рекомендации и др.).
Организационная подготовка исследования:

• 
  определение объекта и цели проектирования;
  
• 
  формирование рабочей группы преимущественно из представителей службы ДОУ;
  
• 
  определение цели и методов исследования, выработка плана и графика работ;
  
• 
  утверждение плана работ и полномочий членов рабочей группы.
  

Целью оргпроектирования ДОУ является повышение эффективности деятельности организации путем повышения эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов в организации и уменьшения трудоемкости обработки документов. Соответственно, выделяются следующие основные задачи и пути их достижения:
сокращение объема документооборота (уменьшение количества создаваемых документов; совершенствование формы и содержания документов);
совершенствование технологии документооборота (оптимизация маршрутов движения документов; ускорение движения документов путем исключения лишних инстанций; использование возможностей ознакомления с документами без их пересылки).


3. К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного или смешанного в качественном и количественном выражении. К качественным относят характеристики пространственно-организованного процесса (объем документопотока; маршруты движения документов; этапы и инстанции прохождения документов; стадии документооборота), а также наполнения системы информацией (состав, содержание документопотоков (структура); направленность движения документов; режим (цикличность)). Количественные характеристики включают объем (количество; удельный вес групп (категорий) документов в потоке; плотность) и время (скорость прохождения одного документа; маршрут документа; цикл документа).
При анализе документооборота используются следующие принципы:

• 
  подсчет проводится в месте регистрации документа;
  
• 
  единица подсчета – документ;
  
• 
  периодичность подсчета определяется службой ДОУ;
  
• 
  документопотоки анализируются отдельно друг от друга.
  

Динамика документооборота характеризуется общим объемом документопотоков за определенный период времени, их соотношением, а также общим объемом документооборота и его потоков за год. При этом входящая документация анализируется по видовому признаку, корреспондентам (вышестоящие организации, подчиненные, сторонние), характеру содержания (инициативные (надо или нет ответ), ответные). Исходящая документация характеризуется по таким признакам как вид документа и корреспондент (вышестоящие организации, государственные органы, ответы по обращениям граждан и юридических лиц, ограниченного доступа).
Для качественного и объективного анализа, например, Т.В. Кузнецовой, предлагаются к применению схемы документооборота (схема организационной структуры учреждения, секторные диаграммы, схемы документационных потоков, документооборота, графики входящей и исходящей корреспонденции и др.), а также методы подсчета его объема. Схема представляет собой направления движения документов с целью отражения документационных потоков на отдельных участках работы. В каждой организации можно выделить следующие потоки документов: входящие, исходящие, внутренние. При этом можно форма сводки учета документооборота может иметь следующие графы: структурные подразделения, входящие, исходящие, внутренние документы по группам: корреспонденты – по группам документов; адресаты – по группам документов.
Иным способом исследования является составление маршрутной карты технологического процесса документооборота. Целями ее разработки являются формализация предполагаемых путей прохождения и этапов обработки документов и оптимизация существующих путей прохождения и этапов обработки документов (см. Таблицу 4.3).

№	Операция	Структурное подразделение	Продолжи-тельность процесса	Трудовые затраты	Оборудование и материалы

Таблица 4.3. Маршрутная карта технологического процесса документооборота (образец).


4. Детальное обследование ДОУ включает исследование следующих направлений:

• 
  организация производственных процессов (структурные связи службы ДОУ; особенности основных, вспомогательных и обслуживающих производственных процессов);
  
• 
  организация труда (распределение обязанностей; рабочие места; нормирование труда; повышение квалификации);
  
• 
  организация управления (изучение организационной структуры; анализ системы информации и технологии управления).
  

В соответствии с объектом исследования можно выделить ряд направлений диагностики (см. Таблица 4.2).

№