Тема Теоретические и методологические основы организационного пректирования систем управления1

разделение и кооперация труда;

иерархия в организации;

распределение прав, обязанностей и ответственности между руководством и структурными подразделениями, сотрудниками;

централизация и децентрализация управления;

охват контролем (масштаб управления).

Организационный проект – это совокупность документов, регламентирующих этапы и процессы построения организации, а также организационно-технические, финансовые, экономические и другие механизмы её развития. Выделяются следующие виды оргпроектирования:

• 
  Локальное организационное проектирование – разработка системы мероприятий по одному из выбранных направлений (участков) организации, при котором объектом проектирования выступает структурное подразделение (элемент организации).
  
• 
  Комплексное организационное проектирование – разработка системы мероприятий по созданию новой или совершенствованию организации по основным направлениям ее деятельности. В этом случае объектом проектирования является производственная организационная система.
  

Независимо от вида оргпроекта перед его разработчиками ставятся следующие задачи:
1. Выявление и описание элементов внешней среды (вход, выход, технологии и др.);
2. Выявление основных взаимосвязей между элементами внешней среды, в т.ч. элементами прямого воздействия;
3. Определение степени разнообразия элементов внешней среды (изменения, определённость, обратная связь);
4. Проектирование каждого элемента организационной структуры с учетом внешней среды, в которой данный элемент будет функционировать;
5. Формирование механизма управления с учетом специфики элементов организационной структуры организации и её внешней среды.
В организационном проекте можно выделить три уровня:

• 
  архитектура системы – это функциональное проявление системы с точки зрения заказчика;
  
• 
  исполнение – это логическое описание внутренней структуры, способной реализовать функции системы;
  
• 
  реализация – это реальное исполнение запланированного объема и характера работ.
  

2. Состав и содержание оргпроектных работ базируется на принципах корректного формулирования целей и задач; обоснованного распределения функций, прав и ответственности по вертикали управления; исследования связей и отношений по горизонтали; соотношения централизации и децентрализации управления.
Стадии оргпроектирования:

• 
  Предпроектное обследование;
  
• 
  Проектирование (разработка технического задания; детальное обследование; выявление недостатков; определение направлений совершенствования; расчет экономической эффективности);
  
• 
  Внедрение рационализации объекта.
  

2.1. Предпроектная подготовка включает три этапа (организационная подготовка; проведение предпроектного обследования системы; разработка технического задания). На этапе организационной подготовки (первый этап) осуществляется: определение объекта и цели проектирования, источников финансирования оргпроектных работ; формирование проектной группы, назначение ответственных руководителей; разработка системы планирования, учета и стимулирования деятельности проектного подразделения или группы; разработка и утверждение методического и нормативного обеспечения предпроектного обследования (плана работ). На этапе предпроектной диагностики (второй этап) проводится ориентировочное и рабочее (детальное) обследование, результаты которых анализируются и синтезируются. Основные направлениями на данном этапе выступают: ознакомление со структурой и штатами аппарата управления; ознакомление со спецификой деятельности структурных подразделений; изучение организационно-технического обеспечения аппарата управления; первичное ознакомление с условиями деятельности персонала управления. Разработка технического задания (третий этап) предполагает изучение документов, являющихся основанием для проектирования организации производства, труда и управления; изучение литературы о прогрессивных научных разработках и опыте; ознакомление с материалами и рекомендациями предпроектного обследования; составление технического задания; утверждение технического задания.
Техническое задание на оргпроект организации (структурного подразделения) включает следующие разделы:

1. 
   основание для разработки оргпроекта;
   
2. 
   цели разработки оргпроекта;
   
3. 
   краткая характеристика организации;
   
4. 
   результаты предпроектного обследования и анализа;
   
5. 
   основные требования к проектируемой системе организации производства, труда и управления;
   
6. 
   рекомендации по совершенствованию, преобразованию или построению новой системы организации производства, труда и управления;
   
7. 
   технико-экономические результаты разработки и внедрения оргпроекта;
   
8. 
   состав разделов оргпроекта;
   
9. 
   содержание этапов проведения работы по оргпроектированию;
   
10. 
    источники финансирования работ;
    
11. 
    порядок приемки проекта;
    
12. 
    источники информации для разработки проекта.
    

2.2. Проектирование организации производства, труда и управления проводится в два этапа: техническое проектирование и рабочее проектирование. Первый этап включает формулирование исходных положений по проектированию организации производства; разработку технического проекта; расчет ожидаемого экономического эффекта; сопутствующую документацию. Этап технического проектирования завершается экспертизой и утверждением комплекта документации. К сопутствующей документации технического проектирования могут быть добавлены методики проводимых при проектировании расчетов, нормирования труда, системы кодирования и шифрования документации, состав типовых проектов по организации рабочих мест, методические рекомендации по классификации и другие документы по усмотрению руководителя проекта, которые необходимы для разработки оргпроекта, но не входят в его состав.
Технический проект (ТП) системы разрабатывается на основании утвержденного технического задания. На этапе технического проектирования вырабатываются общие решения о построении (совершенствовании или преобразовании) системы организации производства, труда и управления. Техническое проектирование включает:

• 
  изучение технического задания на проектирование;
  
• 
  изучение информационных материалов о передовом опыте, достижениях науки;
  
• 
  изучение инструктивных методических и нормативных документов;
  
• 
  принятие организационных решений по основным направлениям проектирования;
  
• 
  определение ожидаемого экономического эффекта от внедрения оргпроекта;
  
• 
  экспертиза и утверждение комплекта документации по техническому проектированию.
  

Структура технического проекта:
1. Общая характеристика организационной системы.
2. Организация основного производства.
3. Организация ремонта и технического обслуживания.
4. Организация инструментального обслуживания.
5. Организация транспортного обслуживания.
6. Организация материально-технического снабжения и сбыта, складского хозяйства.
7. Организация капитального строительства и хозяйственного обслуживания.
8. Организация маркетинга.
9. Организация технической подготовки производства.
10. Организация технического контроля и управления качеством продукции.
11. Организация труда и подготовки кадров.
12. Организация экономической службы.
13. Организация внешнеэкономической деятельности.
14. Оргпроекты цехов и др.
На этапе рабочего проектирования (второй этап) на основании технического разрабатывается рабочий проект организации производства, труда и управления. При этом целью является создание рабочей документации, необходимой для построения (совершенствования или реорганизации) организационной системы предприятия. Рабочая документация по организации производства в службе ДОУ должна содержать детализированные разработки по организации документационных потоков в организации, управлению качеством и технологической составляющей делопроизводства, организации труда служащих, охране труда и технике безопасности. В оргпроект ДОУ необходимо включать схемы размещения производственных отделений (участков), состав и характеристику оборудования, его планировку, схемы производственных потоков, разработку информационного обеспечения, описание управленческих процедур, штатное расписание и должностные инструкции, организацию АРМ, расчеты численности службы ДОУ, материалы по нормированию труда, системе оплаты и стимулирования, совмещению профессий, формам организации труда, оргпроекты рабочих мест, характеристику условий труда и мероприятия по обеспечению техники безопасности, методики, нормативы, классификаторы, инструкции, формы документов и другую нормативно-техническую документацию.
Схема последовательности процедур по осуществлению рабочего проектирования аналогична техническому проектированию, но включает дополнительно разработку рекомендаций по внедрению оргпроекта:

• 
  изучение технического проекта;
  
• 
  ознакомление с современными научно-техническими разработками;
  
• 
  изучение инструктивных методических и нормативных документов;
  
• 
  детальное обследование;
  
• 
  выявление недостатков;
  
  • 
    определение направлений совершенствования;
    
• 
  дополнительная информация.
  

Основное содержание оргпроектов управляющих подсистем, разработанных в техническом проекте, должно быть дополнено рекомендациями о методах управления; подробной разработкой информационного обеспечения; технологией управления; организацией труда; автоматизацией управленческого труда.
На выбор степени децентрализации управления в конкретной организации влияют:

• 
  размер организации;
  
• 
  количество направлений деятельности;
  
• 
  организационная культура;
  
• 
  философия управления;
  
• 
  степень разделения труда;
  
• 
  развитие техники контроля;
  
• 
  изменения внешней среды;
  
• 
  наличие компетентных руководителей.
  

При проектировании организационной структуры следует обращать внимание на

• 
  деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности организации в стратегическом плане;
  
• 
  распределение видов деятельности по вертикали;
  
• 
  регламентация соотношений полномочий различных должностей с учетом норм управляемости;
  
• 
  определение должностных обязанностей по конкретным лицам как совокупности определенных задач и функций.
  

При этом типичными проблемами при структурировании организации являются:

• 
  структурирование организации противоречит проектированию работы в ней;
  
• 
  не соблюдается и не анализируется норма управляемости;
  
• 
  не выполняются (дублируются) отдельные функции управления;
  
• 
  степень гибкости (жесткости) структуры;
  
• 
  отсутствуют (устарели) положения о подразделениях или должностные инструкции;
  
• 
  диспропорция в численности и загруженности подразделений. 
  

2.3. Внедрение оргпроекта проводится на основании материалов по реализации рабочего проекта организации производства, содержащихся в комплекте рабочей документации, в два этапа подготовка к внедрению и внедрение.
Подготовка к внедрению включает:

• 
  формирование программно-целевой группы;
  
• 
  изучение комплекта рабочей документации;
  
• 
  материально-техническая подготовка;
  
• 
  профессиональная подготовка кадров;
  
• 
  социально-психологическая подготовка;
  
• 
  разработка системы стимулирования;
  
• 
  опытно-экспериментальная проверка;
  
• 
  корректировка рабочей документации.
  

Этап внедрения оргпроекта охватывает:

• 
  реализацию оргпроекта;
  
• 
  расчет фактического экономического эффекта;
  
• 
  проведение приемо-сдаточных работ. 
  

Эффективность стратегии оценивается по ряду параметров: последовательность; согласованность/пригодность; осуществимость; приемлемость; преимущество. Потенциально эффективная стратегия должна соответствовать таким требованиям, как ментальная правильность, ситуационность, уникальность, гибкая адекватность.
Эффективность деятельности организации, а также эффективность организационных изменений, происходящих в ней, оцениваются как степень достижения организацией своих целей при рациональном использовании всех имеющихся у неё ресурсов. Б.З. Мильнер считает, что эффективность представляет собой ряд видов деятельности и адаптацию организации к внешней среде, оцениваемых по временным критериям реализации:

• 
  краткосрочные (производство; производительность; удовлетворение);
  
• 
  среднесрочные (адаптивность; развитие).
  

Дж. Кэмпбелл и его коллеги предложили список из 39 индикаторов, определяющих, исчерпывающий набор мыслимых измерителей организационной эффективности. Р.Е. Куин и Дж. Рохрбауч этот список проанализировали с целью возможности выделения определенных образцов или групп индикаторов:

• 
  операционная эффективность заключается в выполнении сходных видов деятельности лучше, чем это делают конкуренты.
  
• 
  стратегическое позиционирование – осуществление отличных от конкурентов видов деятельности или выполнение похожей деятельности, но другими способами.
  

Вопросы и задания для самоконтроля

1. 
   Какие направления организационного проектирования выделяются на этапе создания организации?
   
2. 
   Назовите направления оргпроектирования для действующих организаций?
   
3. 
   Проведите сравнительный анализ направлений организационного проектирования для создаваемых и существующих организаций с выделением причин, которыми они обусловлены (эссе).
   
4. 
   Охарактеризуйте факторы ситуационного характера, которыми обуславливается выбор направлений организационного развития (на примерах организаций).
   
5. 
   Какие элементы проектирования выделяются?
   
6. 
   В чем различия локального и комплексного оргпроекта?
   
7. 
   Охарактеризуйте задачи и уровни организационного проектирования.
   
8. 
   Какие стадии оргпроектирования выделяются?
   
9. 
   Охарактеризуйте состав работ на этапе предпроектной подготовки.
   
10. 
    Составьте техническое задание на оргпроектирование структурного подразделения организации.
    
11. 
    Назовите отличия технического и рабочего проектирования.
    
12. 
    Какие аспекты включает разработка рекомендаций по внедрению оргпроекта?
    
13. 
    Проблемы структурирования организации (эссе).
    
14. 
    Охарактеризуйте на примерах организаций этапы подготовки к внедрению и внедрения оргпроекта.
    

Тема 3. Методы исследования и анализа систем управления организацией¹

План

1. 
   Подсистемы управления: общая характеристика и подходы к исследованию.
   
2. 
   Система управления персоналом.
   
3. 
   Профессиограммы.
   
4. 
   Методы анализа систем управления.
   
5. 
   Методы наблюдения.
   
6. 
   Методы исследования систем управления (интервьюирование, анкетирование, графические методы).
   
7. 
   Основы моделирования объектов проектирования.
   

1. Система – это целое, созданное из частей и элементов целенаправленной деятельности и обладающее новыми свойствами, отсутствующими у элементов и частей, его образующих; объективная часть мироздания, включающая схожие и совместимые элементы, образующие особое целое, которое взаимодействует с внешней средой. Подсистема – набор элементов, представляющих автономную внутри системы область (экономическая, организационная, техническая подсистемы).
В основе классификаций систем лежат определения наиболее существенных признаков или их сочетания, которые описывают общность свойств систем. В оргпроектировании используются следующие основания для выделения систем: время (статические, динамические); неопределенность (вероятностные, детерминированные); непрерывность моделируемых процессов (непрерывные, дискретные); тип связи между моделируемыми элементами объекта (линейные, нелинейные); способ представления (абстрактные, физические); создатель (естественные, искусственные). Чаще всего в процессе исследования систем используются три основных класса: абстрактные, естественные и искусственные. В управлении организацией выделяется четыре основных системы: управляющая, социальная, экономическая и техническая (см. Таблицу 3.1)