Тема Теоретические и методологические основы организационного пректирования систем управления1

Тема 5. Проектирование системы документационного обеспечения управления¹

План

1. 
   Факторы документооборазования. Причины неоправданного увеличения документов.
   
2. 
   Этапы проектирования.
   
3. 
   Мероприятия по совершенствованию документооборота.
   
4. 
   Этапы внедрения оргпроекта.
   

1. При проектировании системы ДОУ необходимо учитывать факторы документообразования и причины неоправданного увеличения документов, что облегчит разработку направлений совершенствования делопроизводства в конкретной организации. К факторам документообразования относят:

• 
  изменение объемов производства;
  
• 
  повышение производительности труда;
  
• 
  расширение (сокращение) перечней выпускаемой продукции;
  
• 
  развитие информационных технологий;
  
• 
  разделение и кооперация, специализация и концентрация работ;
  
• 
  изменение структуры (типа, характера) производства;
  
• 
  изменение в организации управления;
  
• 
  изменение в количестве и интенсивности внешних и внутренних связей в производстве и управлении;
  
• 
  демографическая ситуация.
  

Причины неоправданного увеличения документов включают:

• 
  неупорядоченность систем документирования;
  
• 
  несовершенство правовой регламентации процессов документообразования и документооборота;
  
• 
  низкое качество принимаемых управленческих решений, соответственно нормативных актов и документов;
  
• 
  низкий уровень исполнительской дисциплины;
  
• 
  неупорядоченность сбора информации (перестраховка);
  
• 
  низкая квалификация работников;
  
• 
  нерациональное применение оргтехники;
  
• 
  отсутствие учета документов.
  

2. Этапы проектирования ДОУ в организации:

• 
  разработка концепции системы ДОУ организацией;
  
• 
  разработка организационно-правового положения службы ДОУ;
  
• 
  разработка рекомендаций по совершенствованию докуметообразования, документооборота, номенклатуры дел;
  
• 
  сопровождение внедрения системы ДОУ.
  

Концепция системы ДОУ организации включает следующие аспекты:

• 
  организация полного и точного документирования деятельности предприятий, создание соответствующих форм документов; 
  
• 
  использование механизма контроля за объемом и качеством создаваемых документов; 
  
• 
  упрощение деятельности по созданию, накоплению и использованию документов; 
  
• 
  надежное обеспечение сохранности документации и своевременное уничтожение неподлежащих дальнейшему хранению документов; 
  
• 
  правовое обоснование всех аспектов управления документацией.
  

Правовая регламентация деятельности службы ДОУ и его совершенствования осуществляется на трех уровнях. На первом – общегосударственном – уровне устанавливается минимально необходимый комплекс документов, четко определяется видовой состав документов по функциональному назначению, исключается создание не обусловленных деловой необходимостью документов путем разработки нормативных правовых актов и внедрения инструкций и стандартов, методических документов. На отраслевом (втором) уровне активно используются типовые или примерные инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, классификаторы документов и информации, а на локальном (третьем) уровне – устав, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции, табели унифицированных форм документов.
Необходимый комплекс документов в организации определяют следующие факторы:

• 
  обеспечение реализации функций управления;
  
• 
  объем и характер компетенции организации, ее взаимосвязей с другими;
  
• 
  организационная форма управления;
  
• 
  необходимость правового закрепления отношений в процессе деятельности, защиты интересов организации, законных интересов и прав граждан;
  
• 
  необходимость обеспечения сохранности ретроспективной информации.
  

3. Мероприятия по совершенствованию документооборота делятся на организационные и технические. К первым относятся анализ задач, функций и направлений деятельности организации и оптимизация их документационного обеспечения (разработка ЛНПА); оптимизация правовой регламентации ДОУ; четкое распределение ответственности руководителей и работников при работе с документами; совершенствование кадровой работы. Технические мероприятия включают оснащение современной оргтехникой и внедрение информационных технологий.
Системный подход позволяет сформулировать некоторые принципы анализа и проектирования структур ДОУ:

• 
  функция первична, а структура вторична;
  
• 
  построение структуры управления как структуры связей по выполнению основных функций структурного подразделения;
  
• 
  полнота соответствия задач каждому звену в структуре управления и службы ДОУ;
  
• 
  сокращение цепи последовательных связей;
  
• 
  управляемость и делегирование полномочий;
  
• 
  авторегулирование и самоорганизация в элементах системы;
  
• 
  предел автономизации.
  

При этом используются такие способы сокращения документооборота как оптимизация состава документов; повышение качества документов; уменьшение физического объема и листажа документов; применение практики бездокументного обмена информацией; уменьшение количества дублетных экземпляров. К методам сокращения документооборота для однотипных и оригинальных задач относятся:

• 
  типизация форм документов (трафарет, таблица, анкета)
  
• 
  унификация документов (шортификация, универсализация)
  
• 
  автоматизация документационных процессов
  

Следует помнить о возможности применения Табеля унифицированных форм документов для совершенствования системы ДОУ. Он представляет собой перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.
Этапы разработки Табеля унифицированных форм документов:

1. 
   Предпроектное обследование.
   
2. 
   Выбор формы Табеля (сбор и анализ материала).
   
3. 
   Формирование структуры Табеля.
   
4. 
   Отбор форм документов для включения в Табель.
   
5. 
   Составление Табеля.
   
6. 
   Согласование Табеля.
   
7. 
   Утверждение Табеля.
   

Его схема построения зависит от размера организации и масштаба ее деятельности и может быть структурной или функциональной. Примерная структура Табеля включает следующие графы:

• 
  вид документа;
  
• 
  составление документа (основание, исполнитель, количество экземпляров);
  
• 
  оформление документов (согласование, подписание, ознакомление);
  
• 
  место хранения документа;
  
• 
  примечание. 
  

Автоматизация делопроизводства позволяет сократить затраты времени на передачу документов между структурными подразделениями; вести автоматический учет документов на разных стадиях жизненного цикла; осуществлять автоматический контроль подготовки и исполнения документов; фиксировать историю движения документов.
Рабочая документация включает:

• 
  исходные положения по проектированию (технический проект и др.);
  
• 
  рабочий проект;
  
• 
  расчет экономического эффекта от внедрения оргпроекта;
  
• 
  материалы по организации внедрения оргпроекта (положение по внедрению; план-график реализации оргпроекта с указанием сроков, исполнителей; методические рекомендации по системе стимулирования внедрения проекта и др.);
  
• 
  сопутствующая документация (методики нормирования труда, информационного обеспечения управления, организации труда и др.).
  

4. Жизненный цикл проекта зависит от финансирования, которое служит основанием для разделения работ на прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную фазы (стадии), которые соответственно документируются. Прединвестиционная (первая) стадия включает проектное задание; соглашение о цели, задачах и ожидаемых результатах; план, график проекта, описание продукта и др. Вторая (инвестиционная) стадия объемнее и состоит из организационно-правовой документации (контракт, договор и др.); научно-технической документации (техническое задание, техническая и рабочая программы, проект и др.); финансовой документации (смета расходов и др.); оргпроектной документации (промежуточные информационные отчеты о ходе выполнения проекта, календарный план). Постинвестиционная (эксплуатационная) стадия, как завершающий этап оргпроекта включает отчеты об опытной эксплуатации и акты устранения недостатков, приемки работ и др.
Стадия внедрения организационного проекта включает два этапа: подготовка к внедрению и внедрение оргпроекта. На первом этапе осуществляется:

• 
  формирование группы по внедрению;
  
• 
  изучение рабочей документации;
  
• 
  материально-техническая подготовка;
  
• 
  профессиональная и социально-психологическая подготовка кадров;
  
• 
  опытно-экспериментальная проверка;
  
• 
  корректировка рабочей документации.
  

Этап внедрения включает реализацию оргпроекта; расчет фактического экономического эффекта; проведение приемо-сдаточных работ.
В реализации проекта совершенствования или преобразования организации производства на предприятии в отличие от внедрения проекта построения новой организационной системы можно выделить три части:

• 
  частичное внедрение, когда элементы проектируемой организации производства постепенно вытесняют элементы функционирующей системы и поэтому существуют рядом с ними;
  
• 
  полное внедрение, знаменующееся заменой старой системы на проектируемую;
  
• 
  адаптация новой системы, доказывающая ее жизнеспособность и эффективность.
  

Вопросы и задания для самоконтроля

1. 
   Назовите факторы документообразования.
   
2. 
   В чем заключаются причины неоправданного увеличения документов в организации?
   
3. 
   Охарактеризуйте этапы проектирования ДОУ в организации.
   
4. 
   Какие аспекты включает концепция ДОУ организации?
   
5. 
   Соотнесите уровни регламентации деятельности службы ДОУ и основные виды документов.
   
6. 
   Какие факторы определяют необходимый комплекс документов в организации?
   
7. 
   Охарактеризуйте мероприятия по совершенствованию документооборота.
   
8. 
   В чем суть системного подхода при анализе и проектировании ДОУ?
   
9. 
   Какие способы сокращения документооборота наиболее распространены?
   
10. 
    Обоснуйте место Табеля унифицированных форм документов в совершенствовании ДОУ организации.
    
11. 
    Заполните Табель унифицированных форм документов.
    
12. 
    Какие документы составляются на прединвестиционной, инвестиционной и эксплуатационной стадиях реализации оргпроекта ДОУ?
    
13. 
    Назовите этапы стадии внедрения оргпроекта.
    
14. 
    Какие особенности выделяются в организационном проекте действующей организации?