Муаммоли савол: Ҳужжатларни экспертиза қилиш жараёнида қандай асосий меъёрлар эътиборга олинади? 36 Hujjatlar qimmatini ekspertiza qilayotgan shaxs DAF hujjatlari tarkibini bilishi, jumladan qaysi hujjat qaysi arxivlarda saqlanishini yaxshi bilishi zarur. Aks holda davlat arxiviga qabul qilinishi zarur bo’lgan hujjatlarni aniqlashda xatolikka yo’l qo’yilishi mumkin. Hujjatlarni ekspertizadan o’tkazish ishi bir necha bosqichda amalga oshiriladi. Birinchi bosqichda hujjatlar vujudga kelishi bilanoq ularning qiymatiga baho berilib, bu hujjatlarni saqlashning taxminiy muddatlari beligilanadi. Ikkinchi bosqichda muassasa arxivlarida vaqtinchalik saqlanayotgan hujjatldar yo’q qilinadi va davlat arxivlariga topshirilishi kerak bo’lgan hujjatlar saralab olinadi. Uchinchi bosqichda doimiy saqlash uchun hujjatlar uzil kesil tanlab olinadi. Bu ish davlat arxivlarini yangi hujjatlar bilan to’ldirib borish jarayonida amalga oshiriladi. Bu bosqichda ekspertizaning vazifalari quyidagilardan iborat: tarmoqlararo dublikasiyalarga yo’l qo’ymaslik, arxiv fondining to’laligini ta’minlash va kerak bo’lganda ayrim yetishmayotgan hujjatlarni topish. Ekspertizada arxiv fondlari xujjatlarini kompleks ravishda baholash muhimdir. Bu holda bir-biriga tashkiliy yo tarixiy jihatdan yangi bo’lgan fondlarning hujjatlari bir vaqtda ekspertizadan o’tkaziladi. Ekspertiza ishlariga hujjatlar ro’yxati (perechenp) asos qilib olinadi. Bu ro’yxatda hujjatlarning nomi, ularni saqlash muddatlari, shuningdek davlat arxiviga o’tkazilishi shart bo’lgan hujjatlar ko’rsatib o’tiladi. Hujjatlarni saqlash muddatlarini belgilash ekspertizaning mas’liyatli ishlaridan biridir. Muassasalarda odatda ikki xil hujjatlar guruhi yig’iladi: 1) muassasaning o’zida yaratilgan hujjatlar; 2) boshqa tashkilotlardan olingan hujjatlar. Eng avvalo birinchi guruhga kirgan hujjatlarni saqlash muddatlarini aniqlash kerak. Chunki, shu guruh hujjatlari mazkur tashkilotning faoliyatini ochib beradi. Ular orasida mazkur muassasa faoliyati davomida yaratilgan qarorlar, bayonnomalar (protokollar), farmonlar, farmoyishlar, istiqbolli va yillik rejalar, hisobotlar, yo’riqnomalar, nizomlar, maromnomalar, ma’ruza, tavsiflar, qurilishlarning texnikaviy loyihalari, ilmiy asarlar, badiiy asarlar, kinos’yomkalar hamda audio- va videokassetalarning originallari va boshqalar ayniqsa muhimdir. Muassasaning asosiy faoliyati yuzasidan yuqori va quyi tashkilotlar rahbarlari bilan olib borilgan yozishmalar ham doimiy saqlanadigan hujjatlar qatoriga kiradi. Birinchi guruhga kiruvchi boshqa hujjatlar uchun esa vaqtinchalik saqlash muddatlari belgilanadi. Ikkinchi guruh hujjatlari esa tamoman boshqacha yondashuvni talab qiladi. Bu guruh hujjatlari yuqori tashkilotlarning ijro etish uchun yuborgan hujjatlardan, quyi tashkilotlarning hisobot hujjatlaridan va mazkur muassasa bilan hamkorlik qilayotgan tashkilotlarning maktublaridan iboratdir. Bu hujjatlarning aksariyat ko’pchiligi uchun vaqtinchalik saqlash muddatlari belgilanadi. Bu muddatning uzoq yoki yaqin bo’lishi hujjatdagi ko’rsatmani bajarilishi yoki bu hujjatdan foydalanish vaqti bilan belgilanadi. 37 Hujjatlar qiymatini ekspertiza qilish ishlari ekspert komissiyalari va ekspert-tekshiruv komissiyalari zimmasiga yuklatiladi. Bu komissiyalar doimiy amal qiluvchi maslahat organlari hisoblanadi. Muassasalar va arxivlarda ekspert komissiyalari, arxivlarni boshqarish organlarida esa ekspert tekshiruv komissiyalari tashkil etiladi. Muassasaning ekspert komissiyasi rahbarning buyrug’iga binoan eng malakali xodimlar hisobidan tashkil etiladi. Rais etib rahbar xodimlarning biri tayinlanadi. Muassaslarning ekspert komissiyalari har yili saqlanishi kerak bo’lgan hujjatlarni va yo’q qilinishi lozim bo’lgan hujjatlarni aniqlaydilar. Doimiy va uzoq saqlanishi kerak bo’lgan hujjatlar talabga muvofiq ravishda rasmiylashtiriladi, yo’q qilinishi zarur bo’lgan hujjatlarga dalolatnoma tuziladi. Mazkur dalolatnomalarda ekspert komissiyasining tarkibi, yig’majildlarning sarlavhasi, ro’yxat tartibi, yo’q qilinishi kerak bo’lgan hujjatlarning miqdori ko’rsatiladi. Arxivlardagi ekspert komissiyalarining vazifalari muassasa komissiyalariga nisbatan kengroqdir. Arxivlarning ekspert komissiyalari arxiv sohasiga muvofiq ravishda saqlanishi kerak bo’lgan hujjatlar kategoriyasini aniqlaydi, fondlar tarkibining to’laligini belgilaydi va yetishmayotgan hujjatlarni topish uchun choratadbirlar ishlab chiqadi. Komissiya arxivga kelayotgan barcha hujjatlarni sinchiklab o’rganadi. Uning xulosasiga tayanib arxivlarga yangi hujjatlar qabul qilib olinadi. Ekspert-tekshiruv komissiyalari arxivlarni boshqarish muassasalari (respublika Bosh arxiv boshqarmasi, viloyat arxiv bo’limlari) qoshida tashkil etiladi. Ular muassasa va davlat arxivlarida ekspertizalar o’tkazish va arxivlar fondlarini yangi hujjatlar bilan to’ldirish masalalari bo’yicha asosiy ilmiy-metodik markazlar vazifasini bajaradi. Ekspert tekshiruv komissiyalari arxivlar va muassasalardagi ekspert komissiyalari faoliyati ustidan nazorat qiladi. O’zbekiston Respublikasi Bosh arxiv boshqarmasi huzurida tashkil etilgan Markaziy ekspert tekshiruv komissiyasi viloyatlar va respublika markaziy arxivlarida faoliyat ko’rsatayotgan ekspert komissiyalari ishini yo’naltiruvchi va nazorat qiluvchi organdir. Markaziy ekspert-tekshiruv komissiyasi ekspertiza ishlarida va davlat arxivlarini to’ldirish jarayonida paydo bo’ladigan bahsli masalalarni hal etadigan oliy organ hisoblanadi.
